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Einkaufsprozesse

Von der BANF zur 1-Click-Order

Die Umstellung der papierbeleghaften Bestellanforderung (BANF) auf einen digitalen Prozess wird von den betroffenen Mitarbeitern der Fachabteilungen teils als Belastung wahrgenommen. Gewohnte, liebgewonnene Arbeitsweisen fallen weg, stattdessen müssen neue, unbekannte Abläufe gelernt werden.

Um die Akzeptanz der Mitarbeiter für eine elektronische Beschaffungslösung schnell zu gewinnen, darf der Bestellvorgang für den Bedarfsträger durch die Digitalisierung nicht komplizierter oder aufwändiger werden als die bisherige papierbehaftete BANF. Dann lassen sich Vorteile leichter vermitteln, wie beispielsweise der Wegfall von Zeitverlusten, weil es keine Unterschriftenmappe mehr gibt, die aufgrund von Urlauben, externen Terminen oder Home-Office des Vorgesetzten liegenbleibt.

Bedienoberfläche

Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Nutzen Sie gängige Online-Funktionsweisen und Optiken; weichen Sie nicht ab von „gelernten“ Arbeitsweisen, die sich im privaten Umfeld durchgesetzt haben („Consumeration“).
  • Stellen Sie eine schnelle Auffindbarkeit der Artikel sicher, indem Sie alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen und durchsuchbar machen, insbesondere Standard-Daten wie Herstellerangabe, Hersteller-Artikel-Nummer, EAN und GTIN.
  • Lassen Sie den direkten Zugriff auf bereits getätigte Bestellaufträge bzw. bestellte Artikel zu und ermöglichen Sie eine einfache Neubestellung.
  • Vereinfachen Sie die Prozesse in der Abwicklung bis zur Bestellauslösung. In der Fachabteilung sollten nur die wirklich notwendigen Schritte stattfinden. Nutzen Sie stattdessen Vorbelegung bzw. Vorlagen und Automatisierungen, beispielsweise bei der Zuordnung von Kostenstellen und ähnlichem, damit der Bestellprozess für die Bedarfsträger nicht komplizierter wird, sondern weniger aufwändig.

Automatisierung

Auch bei der Automatisierung lohnt es sich, auf bewährte Verfahren und Standards zurückzugreifen. Im Bereich der Klassifizierung empfiehlt sich beispielsweise ECLASS (https://www.eclass.eu/), ein branchenübergreifendes Klassifizierungssystem für Produkte und Dienstleistungen, das für unterschiedliche Anwendungsfälle genutzt werden kann. Wie dies in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigt das folgende Beispiel.

Der Bedarfsträger benötigt einen speziellen Hammer, der in ECLASS Version 12.0 unter der Bezeichnung 21-04-09-15 Schlosserhammer zu finden ist. Dieser 8-stellige ECLASS-Code setzt sich über die verschiedenen Ebenen der Klassifikation zusammen.

Anhand des ECLASS-Codes kann nun zum einen über ein Mapping der jeweiligen ECLASS-Ebene automatisiert ein Sachkonto im Warenkorb-Prozess zugewiesen werden. Zum anderen ist es auch möglich, bei der Bestellanlage die zugehörige Einkaufswarengruppe zu finden und darzustellen.

Der Bedarfsträger wird also durch eine Prozessautomation von unnötigen Aufgaben entlastet und kann sich auf die relevanten Bestellschritte konzentrieren. Somit trägt die Digitalisierung zu einer effizienteren Abwicklung des Bestellvorgangs bei.

Integration in ERP oder Warenwirtschaft

Mit der Einführung einer eProcurement-Lösung ist der erste Schritt zur Digitalisierung des Beschaffungsprozesses getan. Die damit erreichte Effizienzsteigerung schöpft jedoch noch nicht das volle Optimierungspotenzial aus. Dieses erschließt sich erst, wenn die digitale Beschaffung in das führende ERP-System des Kunden integriert wird. Werden dort alle bestellrelevanten Informationen zusammengeführt, können diese für die automatisierte Buchung von Folgebelegen wie Lieferung und Rechnung sowie für aktuelle Auswertungen und Reportings genutzt werden. So stehen die Daten aus der Beschaffung direkt zur Unternehmenssteuerung zur Verfügung. Darüber hinaus können bereits im ERP-System angelegte Prozesse genutzt werden, beispielsweise für Genehmigungsverfahren, so dass der Aufwand für die Einführung der eProcurement-Lösung sinkt.

Zur Integration der digitalen Beschaffung in das ERP oder die Warenwirtschaft gibt es verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden dargestellt werden.

1. Erstellung Warenkorb in der eProcurement-Lösung mit Bestellanlage und Bestellauslösung im ERP-System

Bei dieser Variante erstellt der Bedarfsträger den Warenkorb im eProcurement-System. Doch der wird dann zunächst inklusive aller Kontierungsinformationen ins ERP-System übermittelt. Dort wird eine BANF angelegt und die Bestellung schließlich auch ausgelöst. Die Bestellnummernvergabe, Genehmigungsworkflows und die Bestellanlage finden allesamt ausschließlich im ERP-System statt.

Wie im vorangegangenen Szenario benötigt der Bedarfsträger lediglich Zugang zur eProcurement-Lösung, nicht zum ERP-System, mit den gleichen positiven Effekten in Bezug auf Schulungsaufwand und Betriebskosten. Im ERP-System können nicht nur die Folgebelege abgewickelt werden, sondern es stehen uneingeschränkt alle hinterlegten Prozesse und Workflows zur Verfügung.

2. Integration der eProcurement-Lösung per PunchOut / OCI (Open Catalog Interface)

Die eProcurement-Lösung wird bei einer PunchOut-/OCI-Integration als reine Artikeldatenbank verwendet. Bestellanlage und Bestellversand verbleiben im ERP-System des Kunden, dadurch werden bestehende Genehmigungsverfahren und die Bestellnummernvergabe weiter genutzt. Auf diese Weise wird ein durchgängig automatisierter Prozess mit führender Rolle der Bestellanforderung (BANF) erreicht.

Das bedeutet umgekehrt, dass jeder Besteller Zugang zum ERP-System benötigt sowie die dafür nötigen Schulungen. In vielen Unternehmen ist ein solcher Rollout auf sämtliche Bedarfsträger aus wirtschaftlichen Gründen nicht möglich.

3. Nachträgliche Integration der Bestellung bzw. des Warenkorbes in das ERP-System

In diesem Fall erstellt der Bedarfsträger seinen Warenkorb innerhalb der eProcurement-Lösung und löst auch hier die Bestellung aus. Diese wird parallel sowohl an den Lieferanten als auch an das eigene ERP-System übermittelt. Der Vorteil ist, dass der Bedarfsträger lediglich Zugang zur eProcurement-Lösung benötigt, nicht zum ERP-System. Trotzdem können sämtliche Folgebelege weiterhin im ERP-System abgewickelt werden. Für das Unternehmen bedeutet dieses Szenario einen geringeren Schulungsaufwand und reduzierte Betriebskosten, zudem ist in der Regel ein schnellerer Rollout möglich.

Fazit

Die Einführung einer digitalen Beschaffungslösung dient in erster Linie dazu, Effizienzpotenziale zu heben. Dies gelingt nur, wenn das System von den Nutzern – den Bedarfsträgern – akzeptiert wird und diese nicht mit zusätzlichen Aufgaben belastet werden. Daneben ist es auch von großer Bedeutung, wie das eProcurement-System ins ERP-System eingebunden wird. Auch diese Entscheidung hat direkte Auswirkungen auf die Anwender, die mit jeweils unterschiedlichen Abläufen konfrontiert werden. Aber ebenso auf die Frage, welche Optimierungspotenziale damit erreicht werden, denn auf der einen Seite schlagen Kosten für Schulungen und Benutzerlizenzen zu Buche, auf der anderen Seite ermöglicht eine tiefe Integration den Zugriff auf bereits bestehende Prozesse, was weniger Integrationsaufwand und kürzere Eingewöhnungszeiten bedeutet.


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