simple system ist eine modulare Einkaufsplattform, die mit den Bedürfnissen der Einkaufsorganisation mitwächst – und dabei einfach einfach bleibt! Mit uns klappt die Umstellung. Jedes Mal.
- Kosteneinsparungen durch digitale Transformation
- Schnellere Bestellabwicklung
- Reduktion manueller Aufwände durch sinnvolle (KI)-Integration
- Zufriedene Bedarfsträger – mehr Zeit
- simpleAI für intelligente Automatisierung
- Cloud-native Architektur für unbegrenzte Skalierbarkeit
- SAP-Integrationen mit nur 3 Stunden IT-Aufwand
- 100 % neutrale Plattform ohne Eigenhandelskonflikt
- ESG-konforme Beschaffung für Nachhaltigkeitsziele
- Audit-sichere Dokumentation für Corporate Governance
So funktioniert es
simple system ermöglicht individuelle Lieferantenbeziehungen und Zugang zu einem umfangreichen Marktplatz, vereint mit einer intuitiven Oberfläche für Nutzerverwaltung, Genehmigungsprozesse und vieles mehr. Mit der modularen Bauweise stellen Sie sich Ihren individuellen Einkaufsprozess nach Ihren Bedürfnissen zusammen. Wir unterstützen Sie hier bei jeden Schritt.
Hinter simple system stehen 25 Jahre Einkaufserfahrung und ein Team von 40 Mitarbeitenden, das für den Einkauf brennt, tragfähige Prozesse liebt und auf Augenhöhe mit Kunden und Partnern zusammenarbeitet. Mit über 1.500 Unternehmen in DACH, 25.000 monatlichen Nutzern und 850 weltweit aktiven Lieferanten können wir mit Stolz sagen: Einkauf – das können wir.
Mit dem simple system Basis Paket legen Sie den digitalen Grundstein für eine effiziente und zukunftssichere Beschaffung. Entdecken Sie, wie einfach Sie Ihre Beschaffungsprozesse optimieren, Lieferantenbeziehungenstärken und Ihre Einkaufsorganisation auf die Anforderungen der Zukunft vorbereiten. Erleben Sie, wie schnell Sie Ihre Einkaufsprozesse digitalisieren und Ihre Beschaffungskosten senken können.
- Zentralisierte Plattform – Schneller Zugriff auf ein umfangreiches Netzwerk geprüfter Lieferanten.
- Unbegrenzte Administratoren und Nutzeranlage
- Transparenz und Kontrolle – Vollständige Übersicht über den Beschaffungsprozess
- Compliance und Risikominimierung – Automatisierte Genehmigungsprozesse und Einhaltung von Richtlinien
So funktioniert es
simple system ermöglicht individuelle Lieferantenbeziehungen und Zugang zu einem umfangreichen Marktplatz, vereint mit einer intuitiven Oberfläche für Nutzerverwaltung, Genehmigungsprozesse und vieles mehr. Mit dem Starterpaket Basis digitalisieren Sie Ihren Einkauf in wenigen Minuten.
Nutzerverwaltung
Sämtliche Nutzerprofile lassen sich zentral und effizient verwalten. Neue Nutzer können angelegt, Berechtigungen per Klick kopiert und Nutzerkonten bei Bedarf intuitiv auf inaktiv gesetzt werden. All dies ist übersichtlich und unkompliziert an einem Ort möglich.
Gruppenverwaltung
Sie können Gruppen flexibel erstellen und so das Rechtemanagement auf der gesamten Plattform übersichtlich und effizient gestalten. Sie können gezielt Nutzergruppen definieren und verwalten, individuelle Zugriffsrechte steuern und zentrale Einkaufsprozesse für verschiedene Teams, Abteilungen oder Standorte unkompliziert abbilden.
Lieferadressenmanagement
Lieferadressen lassen sich zentral mit allen relevanten Informationen anlegen. Der Zugriff auf die gespeicherten Adressen kann flexibel gesteuert und granular definiert werden. So kann beispielsweise festgelegt werden, welcher Nutzer eigene Lieferadressen erstellen darf. Dadurch werden maximale Transparenz, Effizienz und Compliance bei der Adressverwaltung im Einkaufsprozess gewährleistet.
Zu den PreisenWarenkorbprozess
Der intelligente Warenkorb bietet die Möglichkeit, Pflichtfelder individuell festzulegen, Sachkonten automatisch zuzuordnen und Positionen bei Bedarf zu duplizieren. Darüber hinaus können Bestellungen nach vordefinierten Vorgaben besonders effizient, übersichtlich und schnell ausgelöst werden.
Teilbestellung
Zunächst lassen sich alle gewünschten Artikel zentral im Warenkorb sammeln. Anschließend können ausgewählte Positionen flexibel und gezielt bestellt werden, um Versandkosten zu senken und dringende Bedarfe zeitnah zu erfüllen.
Warenkorb drucken
Bei Bedarf können sämtliche Artikel, die sich im Warenkorb befinden, mit nur einem Klick ausgedruckt werden. So lassen sich beispielsweise interne Freigaben erleichtern oder Informationen offline verfügbar machen.
Lieferadressenauswahl und Standardadresse
Pro Bestellung kann die gewünschte Lieferadresse flexibel eingestellt werden. Eine Adresse lässt sich als Standard hinterlegen oder, abhängig von den Nutzerrechten, direkt Warenkorbprozess neu anlegen.
Das simple system Marktplatz Paket ermöglicht Unternehmen eine zentrale und transparente Steuerung des Einkaufs. Durch individuelle Freigabegrenzen und automatisierte Compliance-Prozesse werden Risiken minimiert und versteckte Kosten reduziert.
- Kundenmaterialnummern
- Bestellwertgrenzen
- Genehmigungsverfahren
- Sortimentsbeschränkung
- Kernsortimente
- Stückpreisgrenzen
So funktioniert es
Artikelinformationen
Das Kernsortiment kann individuell definiert und markiert werden, sodass Mitarbeitende bevorzugt auf bestimmte, zentral gesteuerte Artikel zugreifen. Das Sortiment kann somit als White Labeling für eine gezielte Steuerung genutzt werden. Zudem lassen sich Kundenartikelnummern per Upload oder manueller Eingabe hinterlegen. Das ermöglicht eine konsistente Zuordnung und schnelle Wiedererkennung der gewünschten Produkte.
Stückpreisgrenzen
Für Nutzer, Gruppen oder global kann festgelegt werden, bis zu welchem Artikelstückpreis Bestellungen erlaubt sind, sodass Einkaufsrichtlinien konsequent umgesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nicht für OCI-Shops gilt.
Bestellwertgrenzen
Maximale Warenkorbwerte lassen sich präzise definieren, sodass genau gesteuert wird, bis zu welchem Bestellwert Aufträge für einzelne Nutzer, Gruppen oder das gesamte Unternehmen freigegeben sind. Für jeden Lieferanten können zudem spezifische Mindestbestellwerte hinterlegt werden, wodurch unnötige Zusatzkosten wie Mindermengenzuschläge und überhöhte Versandkosten zuverlässig vermieden werden.
Zu den PreisenSortimentsbeschränkung
Für Nutzer, Gruppen oder das gesamte Unternehmen lassen sich flexibel Regeln festlegen, welche Lieferanten, Warengruppen, Kataloge und Shops zugänglich sind. Der Einkauf kann dabei auf das definierte Kernsortiment je Lieferant eingeschränkt werden. Automatische Zuweisungen für neue Lieferanten sowie die Möglichkeit zur Massenbearbeitung und Regelkopie sorgen für eine erhebliche Zeitersparnis und höchste Flexibilität bei der Anpassung von Beschaffungsrichtlinien.
Genehmigungsprozesse
Mehrstufige, individuell konfigurierbare Genehmigungsprozesse gewährleisten die Einhaltung aller Compliance-Anforderungen. Dabei können Vertreterrollen und zahlreiche Freigabeparameter flexibel festgelegt werden. Während des Genehmigungsworkflows können Mitarbeitende den Warenkorb anpassen, Mengen korrigieren oder Stammdaten wie Kostenstellen und Sachkonten ändern. Das vermeidet nicht nur Fehler, sondern macht auch Investitionen und Anlagegüter über den standardisierten Beschaffungsablauf komfortabel steuerbar.
Mit simple system Controlling Paket erhalten Unternehmen automatisierte, korrekte Kontierung und Sachkonten, sowie umfassende Analysen. Einkaufsprozesse werden dadurch effizienter, fehlerfrei und optimierungsfähig.
- Kostenstellen
- Sachkonten
- Budget auf Kostenstellen
- Einkaufsanalysen
- Automatischer Upload
- Automatische Zuweisung
- Budget auf Nutzerebene
- Preisanalysen
So funktioniert es
Kostenstellen
Beliebige Kontierungstypen und -werte lassen sich flexibel anlegen und individuell pro Nutzer, Nutzergruppe oder unternehmensweit konfigurieren. Eine automatisierte Synchronisation mit dem ERP-System in frei wählbaren Intervallen stellt sicher, dass Sie ohne manuellen Aufwand auf aktuelle Aufträge, Projekte oder Kostenstellenbuchen können.
Sachkonten
Eigene Sachkonten werden zentral in simple system verwaltet und können auf Basis von ECLASS-Warengruppen automatisch mit den passenden Artikeln im Warenkorb verknüpft werden. Dadurch werden Fehleingaben vermieden, der Buchhaltungsaufwand reduziert und die Datenqualität für anschließende Analysen optimiert.
Budgets
Budgets lassen sich individuell auf Kostenstellenbasis einrichten. Es besteht die Möglichkeit zur automatischen Verlängerung und zur flexiblen Betragsfestlegung. Sobald ein Budget aufgebraucht ist, wird der weitere Bestellprozess im Warenkorb systemseitig unterbrochen. Dadurch wird eine konsequente Kostenkontrolle umgesetzt und Budgetüberschreitungen werden wirksam verhindert.
Zu den PreisenNutzerbasierte Budgets
Pro Nutzer können spezifische Budgets definiert und optional mit bestimmten Warengruppen verknüpft werden. So ist es beispielsweise möglich, die PSA-Budgets einzelner Mitarbeitender automatisiert zu überwachen, ohne dass manueller Verwaltungsaufwand entsteht oder die Nutzung anderer Warengruppen eingeschränkt wird.
Einkaufsanalyse
Umfassende Berichte und Auswertungen liefern detaillierte Einblicke in das Bestellverhalten, Preisentwicklungen und Performance-Indikatoren. Dazu gehören auch Analysen zu externen Bestellsystemen und anschauliche Dashboards für eine schnelle Prozessoptimierung. Dadurch lassen sich Prozesse nachhaltig verbessern, ineffiziente Freigabeprozesse identifizieren und typische Einkaufsfragen wie Preisentwicklungen bei Lieferanten, Artikelschwankungen und umsatzstarke Produkte präzise beantworten.
Mit dem simple system SAP-Cockpit® überführen Sie alle Bestelldaten aus simple system automatisiert in Ihr SAP. Inklusive Genehmigungen, Kontierung und Reporting. Für Einkauf und IT ein echter Gamechanger.
- Zentrale Lieferantenanbindung mit nur einer Integration
- Folgeprozesse automatisieren
- Anlage von Bestellung oder BANF
- Schlüsselfertige Schnittstelle mit dem SAP-Cockpit®
So funktioniert es
Eine Vielzahl konfigurierbarer Schnittstellen ermöglicht die nahtlose Anbindung Ihres ERP- oder SAP-Systems. Dadurch werden alle Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse automatisiert, Daten standardisiert erfasst und umfangreiche Berichte in einer einheitlichen Systemstruktur bereitgestellt.
Zu den PreisenDer flexible Workflow-Prozess erlaubt eine individuelle Abbildung und Umsetzung Ihrer Genehmigungsprozesse direkt im ERP-System. Über die Rückschnittstelle werden zudem Dispositionsbestellungen für A-, B- und C-Teile zentral vereinheitlicht und sämtliche Lieferantenanbindungen über simple system konsolidiert.
Mit dem Paket Angebotsanfragen / RFQ wickeln Sie Anfragen einfach, effizient und transparent ab. Erstellen Sie Anfragen direkt über simple system, binden Sie Ihre bevorzugten Lieferanten unkompliziert ein und vergleichen Sie eingehende Angebote übersichtlich ohne manuelle Umwege, Excel-Listen oder E-Mail-Pingpong.
- Unbegrenzte Menge an Anfragen
- Nutzung durch dediziert freigeschaltete User (Berechtigungsmanagement)
- Angebotsauslesung durch simpleAI
- 100 % Compliance sicher und leichte Vergleichbarkeit
- Bei „ERP/SAP Anbindung“Übergabe der umgewandelten Angebote in das angebundene ERP-System
- Umwandlung der Angebote in Bestellungen inkl. Nutzung der konfigurierten Prozesse innerhalb simple system
So funktioniert es
Strukturierte Angebotsanfragen ermöglichen es, gezielt Lieferanten über simple system anzusprechen, eingehende Angebote mittels simpleAI automatisch in fertig bestellbare Artikeldatensätze umzuwandeln, verschiedene Angebote effizient zu vergleichen und die optimale Zusammenstellung direkt in den standardisierten Warenkorb zu übernehmen.
Zu den PreisenZugangsrechte für RFQs lassen sich granular steuern und der gesamte Prozess bleibt bis zur vollständigen Integration und Dokumentation aller Schritte im ERP-System jederzeit transparent.
Mit dem simple system Long-tail Solutions Paket können Unternehmen eigene digitale Kataloge für Werke und Kleinstlieferanten erstellen, alle Bestellungen zentral erfassen und automatisch ins ERP-System übertragen – für transparente, regelkonforme und effiziente Prozesse. Auch Amazon Business lässt sich anbinden, sodass Restbedarfe zentral, innerhalb bestehender Freigaben und vollständig dokumentiert abgewickelt werden
- Über Amazon Business Millionen zusätzliche Artikel direkt verfügbar
- Standardisierte Freigabe- und Controlling-Abläufe direkt in simple system
- Transparenz und Reporting interner Bestellungen und aller Amazon Business Käufe
- Einbindung von Kleinstlieferanten und internen Bedarfen durch eigene Inhouse-Kataloge mit automatisierter Kreditorenübergabe*
So funktioniert es
Amazon Business wird direkt eingebunden und der Zugriff flexibel gesteuert, sodass auch einmalige Randbedarfe und Einzelbestellungen nachvollziehbar und Compliance-konform abgewickelt werden. Sämtliche Belege werden automatisiert bis ins ERP-System übertragen. Gleiches gilt für Inhouse-Lieferanten und Kleinstanbieter.
Zu den PreisenDeren Kataloge können gezielt genutzt werden, um beispielsweise interne Kostenstellen oder Kantinenbedarfe unternehmensweit zu bündeln. So wird eine lückenlose Prozessabdeckung inklusive vollständiger Systemintegration gewährleistet.
*bei Verwendung SAP Cockpit inkl. Übergabe in BANF und anschließendem Bestellsplit je Kreditor
Mit dem simple system Warenausgabe-Paket integrieren Unternehmen ihre Ausgabesysteme oder automatisierten Logistiklösungen nahtlos in die Bestellabwicklung von simple system.
- Reduzierung der Kapitalbindung auf ein Minimum
- Minimierung von Prozesszeiten und -kosten
- Jederzeit verfügbar, auch im Schichtbetrieb
- Waren korrekt verbuchen und rechtzeitig nachbestellen
- Nahtlose Einbindung ins bestehende ERP-System mit zentraler Bestellhistorie
- Nutzung von Genehmigungsprozessen möglich
So funktioniert es
Warenausgabesysteme, Triggersysteme, Ticketsysteme oder beliebige andere Bestellsystemelassen sich direkt an simple system anbinden. So können Sie alle Bestellvorgänge mit den gewohnten Kostenstellen und Genehmigungsprozessen nutzen und die Daten landen dank ERP-Anbindung automatisch und vollständig in Ihren Stammsystemen.
Zu den PreisenMit maximaler Transparenz, weniger Pflegeaufwand und vollständige Kostenkontrolle im Einkauf. Das alles mit nur einer einzigen Schnittstelle, ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre IT.
Mit dem simple system OCI Punchout Paket integrieren Sie simple system per OCI direkt in Ihr ERP-System.
- Direkte Verbindung zu Lieferantenkatalogen
- Tagesaktuelle Artikeldaten (inkl. Preise und Verfügbarkeiten)
- Keine Datenpflege im eigenen System
- Bestellübermittlung mit nur einer Schnittstelle via simple system an Ihre Lieferanten
- Nahtlose Integration in den bestehenden BANF/Bestellprozess
So funktioniert es
Mit dem OCI-Punchout verbinden Sie Ihr ERP-System direkt mit simple system: Warenkörbe werden ins ERP übernommen, Bestellungen anschließend zurück an simple system übertragen – inklusive schneller Zugriffe auf stets aktuelle Artikeldaten der Lieferanten.
Zu den PreisenBitte beachten Sie, dass OCI-Formate einen begrenzten Funktionsumfang haben und dadurch nicht alle Plattformfunktionen nutzbar sind; die Bestellungen werden jedoch wie gewohnt im ERP abgeschlossen – für maximale Prozesssicherheit und eine nahtlose User Experience.
Mit dem Paket Single-Sign-On (SSO) Authentifizierungsverfahren optimieren Sie Prozesse und reduzieren Kosten.
- Einfache Bedienung für die Nutzer. Ein Passwort genügt.
- Zeitersparnis – Kein wiederholtes Einloggen nötig.
- Erhöhte Sicherheit – Zentralisierte Verwaltung und Implementierung von Sicherheitsstandards.
- Compliance und Risikominimierung
So funktioniert es
Benutzer melden sich einmalig an und erhalten direkten Zugriff auf mehrere Anwendungen und Systeme, ohne sich erneut einloggen zu müssen.
Zu den PreisenWir unterstützen SAML 2.0 SSO mit branchenüblichen Prozessen für eine einfache und bequeme Benutzerverwaltung und erhöhte IT-Sicherheit.
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