Hilfe für Lieferanten

Häufige Fragen & Antworten und Hilfe-Dokumente

Häufige Fragen & Antworten

Wir haben Ihnen eine Auswahl der häufigsten Fragen & Antworten zu unserer e-Procurement Plattform zusammengestellt. Darüber hinaus finden Sie am Ende dieser Seite eine Übersicht mit Hilfe-Dokumenten zum Download.

Ihre Frage ist nicht dabei oder wurde nicht ausreichend beantwortet?
Registrieren Sie sich für unsere Webinare, um sich unsere Plattform live vorführen zu lassen oder schreiben Sie uns unter vendormanagement@simplesystem.com.

Allgemeines

Wie lange dauert die Registrierung und Einrichtung meines Lieferanten-Accounts?

Als neuer Lieferant sind Sie für die Einrichtung Ihres Lieferantenkontos selbst verantwortlich. Die Registrierung können Sie ganz einfach hier starten. Sobald Sie Ihre Stammdaten, Logos, AGBs, Kataloge und bei Bedarf Mediadaten zur Verfügung gestellt haben, können Sie loslegen und über simple system verkaufen.

Wie werde ich über eine Kundenanfrage informiert?

Möchte ein Kunde über simple system bei Ihnen einkaufen, werden Sie per E-Mail darüber informiert. Unter „Firma & Einstellungen“ – „Meine Firma“ – „Ansprechpartner“ können Sie unter „E-Mail-Adresse für Kundenanfragen“ eine Kontaktadresse für Neukunden-Anfragen hinterlegen. Falls dieses Feld nicht befüllt ist, wird der Hauptansprechpartner adressiert.

Ich habe eine Kundenanfrage erhalten. Wie kann ich diese bearbeiten?

Anfragen von Kunden finden Sie im Bereich „Kunden“ unter dem Reiter „Anfragende Kunden“.

Hier sehen Sie sämtliche Details einer Anfrage und können diese bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit die Anfrage anzunehmen, abzulehnen oder zurückstellen (falls beispielsweise noch Klärungsbedarf besteht).

Der Kunde wird über jeden Statuswechsel informiert und kann den aktuellen Stand seiner Anfrage einsehen.

Wie erhalte ich Hilfe zur Bedienung der Plattform oder bei anderen Fragen?

Wir empfehlen jedem neuen simple system User vor der Nutzung der simple system Plattform die Teilnahme an einem unserer Webinare.

Falls Sie vorab dringend Hilfe zu einem Anliegen benötigen, können Sie auch gerne unseren technischen Support kontaktieren.

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Kataloge

Welche Katalogformate werden akzeptiert?

Sie können Kataloge ausschließlich als BMEcat in den Versionen 1.2 und 2005 hochladen. Wenn Sie mehr über das BMEcat Format erfahren möchten, besuchen Sie bitte die Seite des BME.

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs (Version 4.0), um Ihren Kunden z. B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen.

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten, Bereitstellung von Katalogen und Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Ist es möglich einen OCI Punch-Out-Katalog einzurichten?

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs, um Ihren Kunden z. B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen. Da OCI die Funktionalitäten der Plattform auf Kundenseite stark einschränkt, sollte dieser Schritt stets mit dem Kunden abgestimmt und von ihm freigegeben werden.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Wird eine Produktdatenklassifizierung benötigt? Wenn ja, welche?

Die Angabe einer ECLASS ist zwingend erforderlich. Über den Katalog müssen Sie die ECLASS-Version 5.1 übergeben. Optional ist zusätzlich die Übergabe der Version 7.1 möglich.

Wenn Sie mehr über ECLASS erfahren möchten, besuchen Sie bitte die Seite des ECLASS e. V.

Kann ich auch einen öffentlichen Katalog einrichten, aus dem alle Kunden einkaufen können?

Ja, Sie können sowohl individuelle Kataloge für die mit Ihnen verbundenen Kunden auf dem Partner-Marktplatz anbieten, als auch öffentliche Kataloge auf dem offenen Marktplatz, aus denen alle simple system Kunden einkaufen können. Bitte beachten Sie, dass für den Verkauf von Produkten auf dem offenen Marktplatz ein abweichender Provisionssatz gilt, den Sie unter „Firma & Einstellungen“ – „Meine Firma“ – „Vertragsdetails“ einsehen können.

Kann mein Produktportfolio jederzeit erweitert werden?

Sie können Ihr Produktportfolio jederzeit mittels Katalogupload (als BMEcat) selbstständig erweitern. Hierfür gibt es keine Limitierungen.

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs, um Ihren Kunden z. B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Gibt es eine Mengenbegrenzung der gelieferten Artikel im Katalog oder eine maximale Dateigröße?

Es gibt keine Mengenbegrenzung für Artikel oder eine maximale Dateigröße für Katalogdateien. Beachten Sie jedoch: Je größer die Katalogdatei, desto länger dauern der Upload und die anschließende Prozessierung.

Lediglich für Preislisten und Kundenartikelnummern-Listen gilt eine Beschränkung von 1 GB pro Datei, für Medien eine maximale Dateigröße von 5 GB pro .zip Datei.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Katalogen.

Kann ich Kataloge auch automatisiert per FTP hochladen & aktualisieren?

Ja, eine Automatisierung mittels FTP können Sie ganz einfach im Self-Service einrichten und für regelmäßige Updates nutzen. Dies ist aktuell für Kataloge als auch für Preislisten möglich. Die zur Einrichtung notwendigen Informationen inklusive Ihrer persönlichen Zugangsdaten finden Sie in Ihrem simple system Portal in den Bereichen „Kataloge“ wie auch unter „Preislisten“ nach Klick auf den Button „Automatischer Upload“.

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten, Bereitstellung von Katalogen und automatisierte Lieferung von Katalogen & Preislisten via FTP Server.

Kann simple system einen Katalog für mich erzeugen?

Ja! Gerne erstellen wir gegen Gebühr einen Katalog im BMEcat Format für Sie. Der folgende Link enthält ein Detail-Dokument, eine Excel-Vorlage für die Daten, sowie eine Beispiel-Katalogdatei: BMECat Erstellung gegen Service-Gebühr.

Preise

Wie kann ich kundenindividuelle Preise hinterlegen?

Kundenindividuelle Preise können entweder über einen Katalog hinterlegt werden, der nur einem Kunden zugewiesen wird oder durch Anlage einer oder mehrerer Preislisten (zusätzlich zum Katalog), die einem Kunden zugewiesen werden.

Sie können Sie einem Kunden sowohl einen Standard-Preis als auch kundenindividuelle Preise zuweisen. Wird ein Artikel zusätzlich zum Katalog in mehreren zugeordneten Preislisten gefunden, findet eine Bestpreis-Findung statt und der Kunde bekommt den günstigsten Preis angezeigt.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen.

Wenn ich Preise über eine Preisliste liefere, benötige ich dann noch Preise im Katalog?

Es muss immer ein Preis im Katalog übermittelt werden. Artikel, die im Katalog ohne Preis angeliefert werden, werden als Fehler deklariert und dem Kunden nicht zur Verfügung gestellt.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen.

Welcher Preis wird dem Kunden angezeigt – Katalog oder Preisliste?

Wenn Sie nur einen Katalog zur Bereitstellung von Preisen verwenden, werden Ihrem Kunden die darin enthaltenen Preise angezeigt.

Wenn Sie zusätzlich zum Katalog eine Preisliste verwenden, hat dieser Vorrang gegenüber dem Katalog (auch wenn die Katalogpreise niedriger sein sollten).

Ist für einige Artikel des Katalogs keine Preise in der Preisliste hinterlegt, wird für diese Artikel wiederum der Preis aus dem Katalog herangezogen.

Sind unterschiedliche Preise in mehreren Preislisten für einen Artikel vorhanden, wird eine Best-Preis-Logik angewendet. Der Kunde erhält den niedrigsten Preis aus allen ihm zugewiesenen Preislisten.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen.

Ist es möglich, Preise aus meinem System in Echtzeit abzurufen und dem Kunden anzuzeigen?

Wenn Ihre Systeme die Voraussetzungen für einen solchen Abruf erfüllen, kann in Absprache mit unserem Vendormanagement ein Preis-Web-Service eingerichtet werden. Beachten Sie bitte, dass die Einrichtung und Nutzung kostenpflichtig ist.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen.

Kann ich Preise via Katalog oder Preisliste auch automatisiert per FTP hochladen & aktualisieren?

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Preisen und Automatisierte Lieferung von Katalogen & Preislisten via FTP Server.

Medien & weiterführende Informationen

Wie funktioniert der Upload von Bildern?

Sie können Bilder nicht nur per Datei über das Portal hochladen, sondern alternativ auch im Katalog als Link angeben, von dem das jeweilige Bild dann live abgerufen wird, wenn ein Kunde den Artikel aufruft.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Medien.

Wie kann ich Kundenartikelnummern bereitstellen?

Die Bereitstellung von Kundenartikelnummern (auch Material- oder Sachnummern genannt) kann entweder über den Katalog erfolgen oder über den Upload einer Kundenartikelnummernliste im *.csv-Format.

Einem Kunden kann immer nur eine Kundenartikelnummernliste zugeordnet werden. Im Falle z. B. eines Konzern-Kunden können Sie die Liste mehreren Kunden zuordnen, die alle dieselben Kundenartikelnummern verwenden.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Kundenartikelnummern.

Welche weiterführenden Informationen kann ich hochladen?

Neben Bildern können Sie alle nach dem BMEcat Standard 1.2 oder 2005 definierten Datenformate anliefern. So können Sie Ihren Kunden z. B. Dokumente als PDF-Datei (technische Daten, Sicherheits-Datenblätter, etc.) oder Zusatzinformationen als Deep Link (z. B. Verfügbarkeiten, Bestände, Lieferzeiten) bereitstellen.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Verfügbarkeit & Lieferzeiten.

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