Häufige Fragen & Antworten und Hilfe-Dokumente

NextGen HILFE FÜR LIEFERANTEN

Wir haben Ihnen eine Auswahl der häufigsten Fragen & Antworten zu unserer NextGen e-Procurement Plattform zusammengestellt.

Darüberhinaus finden Sie am Ende dieser Seite eine Übersicht mit Hilfe-Dokumenten zum Download.

Ihre Frage ist nicht dabei oder wurde nicht ausreichend beantwortet?
Registrieren Sie sich für unsere Webinare und Office Hours, um sich die neue Plattform live vorführen zu lassen oder mit einem NextGen Experten zu sprechen.

Häufige Fragen & Antworten

Allgemeines

Wie lange dauert die Registrierung und Einrichtung meines Lieferanten-Accounts auf NextGen?

Als bestehender Lieferant bei simple system erhalten Sie automatisch Zugang zu NextGen, sobald wir Ihren Account von der Classic Plattform migriert haben.

Als neuer Lieferant sind Sie für die Einrichtung Ihres Lieferantenkontos in NextGen selbst verantwortlich. Die Registrierung können Sie ganz einfach hier starten. Sobald Sie Ihre Stammdaten, Kataloge, Logos, AGBs und Mediadaten zur Verfügung stellen, können Sie loslegen und über simple system NextGen verkaufen.

Wie werde ich über eine Kundenanfrage auf NextGen informiert?

Möchte ein Kunde über simple system bei Ihnen einkaufen, werden Sie per E-Mail darüber informiert. Unter “Firma & Einstellungen” – “Meine Firma” – “Ansprechpartner” können Sie unter “E-Mail-Adresse für Kundenanfragen” eine Kontaktadresse für Neukunden-Anfragen hinterlegen. Falls dieses Feld nicht befüllt ist, wird der Hauptansprechpartner adressiert.

Ich habe eine Kundenanfrage über NextGen erhalten. Wie kann ich diese bearbeiten?

Anfragen von Kunden finden Sie im Bereich “Kunden” unter dem Reiter “Anfragende Kunden”.

Hier sehen Sie sämtliche Details einer Anfrage und können diese bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit die Anfrage anzunehmen, abzulehnen oder zurückstellen (falls beispielsweise noch Klärungsbedarf besteht).

Der Kunde wird über jeden Statuswechsel informiert und kann den aktuellen Stand seiner Anfrage einsehen.

Wie erhalte ich Hilfe zur Bedienung der Plattform oder bei anderen Fragen?

Wir empfehlen jedem neuen simple system User sowie Benutzern unserer Classic Plattform vor der Nutzung von NextGen die Teilnahme an einem unserer Webinare.

Zur Klärung technischer Fragen oder zur Bedienung des Portals bieten wir in der ersten Zeit nach Einführung von NextGen eine Office Hour an.

Wenn Ihr Anliegen nicht bis zur nächsten Office Hour warten kann, können Sie auch gerne unseren technischen Support kontaktieren.

Muss ich auf die NextGen Plattform wechseln?

Ja. Spätestens, wenn der Synchronisations-Zeitraum endet und die Classic Plattform Ende Q1.2023 abgeschaltet wird.

Ist der Umzug auf NextGen für Lieferanten kostenlos?

Ja. Es entstehen keine Kosten für den Umzug.

Änderungen NextGen vs. Classic

Welche Funktionen sind neu in NextGen?

Mit der Entwicklung von NextGen möchten wir Ihnen eine verbesserte Plattform-Version mit intuitiver, komfortabler und einfacher Bedienung zur Verfügung stellen. Daher haben wir unter anderem folgende Verbesserungen vorgenommen:

Zusammenführung aller Accounts in 1 Zugang
statischer Katalog (BMEcat), dynamischer Katalog (OCI), Click&Order (offener Marktplatz), Fremdsprachen & -währungen

Anmeldung nur noch mit 1 Emailadresse und 1 Passwort (auch bei mehreren Accounts)

Öffentlicher Katalog auf dem offenen Marktplatz
Option zur Bereitstellung im Self-Service für jeden Lieferanten

Neues Katalogmanagement
Einem Kunden mehrere Kataloge zuordnen & eine oder mehrere Preislisten zuweisen
Einen Katalog mehreren Kunden zuordnen & eine oder mehrere Preislisten zuweisen

Bilder und Zusatzdokumente
Bereitstellung nun als Datei und Link möglich

Benutzer, Kontaktdaten, Stammdaten und Bestell-Schnittstelle
Alle Daten können ab sofort selbst im Portal gepflegt und aktuell gehalten werden

Standard-Kundennummer
Möglichkeit der Vergabe einer Nummer für alle Kunden ohne hinterlegte Kundenummer

Sofortige Prozessierung von Uploads via Portal & FTP
Kein Nachtlauf, keine späteste Uhrzeit für den Upload, keine Limitierung der möglichen Uploads

Wo muss ich meinerseits ggf. eine Anpassung vornehmen?

Bestell-Schnittstelle

  • Es werden nur noch die Standard-Formate opentrans 1.0 und 2.1 unterstützt. Klartext-Bestellungen bleiben natürlich erhalten.
  • Es können bei Bestellempfang per Email keine individuellen Informationen (Prefix, Subject) mehr konfiguriert werden.
  • Die Funktion zur Konfiguration abweichender Bestell-Empfänger pro Kunde entfällt. Es kann nur noch 1 zentraler Bestellempfänger konfiguriert werden.

Katalog

  • Kein .csv Format mehr zulässig (auch nicht über den technischen Support)
  • Strengere Prüfung auf Einhaltung der erlaubten BMEcat Standards

Preislisten: Preisdatei
Das Format der Preisliste ändert sich

  • Die Kopfzeilen der Spalten werden ins Englische übersetzt
  • Es wird nur noch das .csv-Format akzeptiert (kein .txt oder .dat)
  • Die Kundenartikelnummer/Materialnummer wird zukünftig über eine separate Datei (Artikelnummernliste) gepflegt.

FTP-Upload
Für den Upload via FTP gibt es neue Zugangsdaten. Die FTP-Server von Classic und NextGen sind unterschiedliche.

Was entfällt in NextGen gegenüber Classic?

Vorgenannte Funktionen stehen aktuell auf NextGen nicht mehr zur Verfügung. Wir prüfen für einige dieser Funktionen alternative Lösungen. Die Entwicklung der NextGen Plattform ist noch nicht abgeschlossen. Gerne nehmen wir Ihre Wünsche und Anregungen unter vendormanagement@simplesystem.com entgegen.

  • Anfragen für Sonderartikel (alternativ per Email möglich)
  • Listung von Sonderartikeln (alternativ über den Katalog möglich)
  • Warenkorb-Hinweistext (alternativ per Email / vertragliche Vereinbarung möglich)
  • Globaler Kundenrabatt über alle Artikel (alternativ über einen Katalog oder eine Preisliste mit individuellen Preisen möglich)

Kataloge

Welche Katalogformate werden auf simple system NextGen akzeptiert?

Sie können Kataloge ausschließlich als BMEcat in den Versionen 1.2 und 2005 hochladen. Wenn Sie mehr über das BMEcat Format erfahren möchten, besuchen Sie bitte die Seite des BME.

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs (Version 4.0), um Ihren Kunden z.B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen.

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Katalogen und Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Ist es möglich über NextGen einen OCI Punch-Out-Katalog einzurichten?

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs, um Ihren Kunden z.B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen. Da OCI die Funktionalitäten der Plattform auf Kundenseite stark einschränkt, sollte dieser Schritt stets mit dem Kunden abgestimmt und von ihm freigegeben werden.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Wird auf NextGen eine Produktdatenklassifizierung benötigt? Wenn ja, welche?

Genau wie auf der bisherigen Plattform “Classic” ist auch in “NextGen” die Angabe einer ECLASS erforderlich. Über den Katalog können Sie die ECLASS entweder in Version 5.1 oder 7.1 mitliefern.

Wenn Sie mehr über ECLASS erfahren möchten, besuchen Sie bitte die Seite des ECLASS eV.

Kann ich auf NextGen auch einen öffentlichen Katalog einrichten, aus dem alle Kunden einkaufen können?

Ja, Sie können sowohl individuelle Kataloge für die mit Ihnen verbundenen Kunden auf dem Partner-Marktplatz anbieten, als auch öffentliche Kataloge auf dem offenen Marktplatz, aus denen alle simple system Kunden einkaufen können. Bitte beachten Sie, dass für den Verkauf von Produkten auf dem offenen Marktplatz ein abweichender Provisionssatz gilt, den Sie unter “Firma & Einstellungen” – “Meine Firma” – “Vertragsdetails” einsehen können.

Übrigens: Für NextGen wurde das Katalogmanagement komplett neu strukturiert und die Möglichkeit geschaffen, sowohl die kundenindividuellen individuelle Kataloge als auch die öffentlichen Kataloge (ehemals “Click&Order” Kataloge) in einem Lieferantenzugang zu administrieren.

Kann mein Produktportfolio auf NextGen jederzeit erweitert werden?

Sie können Ihr Produktportfolio jederzeit mittels Katalogupload (als BMEcat) selbstständig erweitern. Hierfür gibt es keine Limitierungen.

Nach Rücksprache mit unseren Vendormanagement besteht auch die Möglichkeit der Einrichtung eines OCI Punch Outs, um Ihren Kunden z.B. konfigurierbare Artikel zugänglich zu machen. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Einrichtung eines OCI Punch Outs.

Gibt es eine Mengenbegrenzung der gelieferten Artikel im Katalog oder eine maximale Dateigröße?

Es gibt keine Mengenbegrenzung für Artikel oder eine maximale Dateigröße für Katalogdateien. Beachten Sie jedoch: Je größer die Katalogdatei, desto länger dauern der Upload und die anschließende Prozessierung.

Lediglich für Preislisten und Kundenartikelnummern-Listen gilt eine Beschränkung von 1GB pro Datei, für Medien eine maximale Dateigröße von 5GB pro .zip Datei.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Katalogen

Kann ich Kataloge auch automatisiert per FTP hochladen & aktualisieren?

Ja, eine Automatisierung mittels FTP können Sie ganz einfach im Self-Service einrichten und für regelmäßige Updates nutzen. Dies ist aktuell für Kataloge als auch für Preislisten möglich. Die zur Einrichtung notwendigen Informationen inklusive Ihrer persönlichen Zugangsdaten finden Sie im NextGen Portal in den Bereichen “Kataloge” wie auch unter “Preislisten” nach Klick auf den Button “Automatischer Upload”.

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Katalogen und Automatisierte Lieferung von Katalogen & Preislisten via FTP Server.

Ist die Bereitstellung eines Kataloges auch im .csv Format möglich?

Nein. Das *.csv-Format kann auf NextGen nicht mehr verarbeitet werden.

Sie können mit Hilfe Ihrer Systeme keinen BMEcat Katalog erzeugen? In unserem Hilfe-Dokument Hilfe zur Erstellung eines BMEcat Kataloges via Sepia Converter erklären wir Ihnen, wie Sie dies mit Hilfe eines kostenlosen Excel-Tools realisieren können.

Alternativ vermitteln wir Ihnen gerne Kontakte zu Service-Dienstleistern, die für Sie die Katalog-Erstellung übernehmen. Schreiben Sie dazu einfach eine Email an unser Lieferantenmanagement: vendormanagement@simplesystem.com

Preise

Wie kann ich kundenindividuelle Preise in NextGen hinterlegen?

Kundenindividuelle Preise können entweder über einen Katalog hinterlegt werden, der nur einem Kunden zugewiesen wird oder durch Anlage einer oder mehrerer Preislisten (zusätzlich zum Katalog), die einem Kunden zugewiesen werden.

Sie können Sie einem Kunden sowohl einen Standard-Preis als auch kundenindividuelle Preise zuweisen. Wird ein Artikel zusätzlich zum Katalog in mehreren zugeordneten Preislisten gefunden, findet eine Bestpreis-Findung statt und der Kunde bekommt den günstigsten Preis angezeigt.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Wenn ich Preise über eine Preisliste liefere, benötige ich dann noch Preise im Katalog?

Es muss immer ein Preis im Katalog übermittelt werden. Artikel, die im Katalog ohne Preis angeliefert werden, werden als Fehler deklariert und dem Kunden nicht zur Verfügung gestellt.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Welcher Preis wird dem Kunden angezeigt – Katalog oder Preisliste?

Wenn Sie nur einen Katalog zur Bereitstellung von Preisen verwenden, werden Ihrem Kunden die darin enthaltenen Preise angezeigt.

Wenn Sie zusätzlich zum Katalog eine Preisliste verwenden, hat diese Vorrang gegenüber dem Katalog (auch wenn die Katalogpreise niedriger sein sollten).

Ist für einige Artikel des Katalogs keine Preise in der Preisliste hinterlegt, wird für diese Artikel wiederum der Preis aus dem Katalog herangezogen.

Sind unterschiedliche Preise in mehreren Preislisten für einen Artikel vorhanden, wird eine Best-Preis-Logik angewendet. Der Kunde erhält den niedrigsten Preis aus allen ihm zugewiesenen Preislisten.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Ist das Format der Preisliste in NextGen und Classic identisch?

Nein. Das Format der Preisliste in NextGen hat  sich gegenüber Classic geändert. Der Header (die Kopfzeilen) sind nun in Englisch statt Deutsch. Zudem erfolgt die Pflege von Kundenartikelnummern nicht mehr über die Preisliste, sondern über einen eigenen Upload-Prozess.

Mehr Informationen zu diesem Thema sowie ein Template (Vorlage) für die Preisdatei finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Ist es mit NextGen möglich, Preise aus meinem System in Echtzeit abzurufen und dem Kunden anzuzeigen?

Wenn Ihre Systeme die Voraussetzungen für einen solchen Abruf erfüllen, kann in Absprache mit unserem Vendormanagement ein Preis-Web-Service eingerichtet werden. Beachten Sie bitte, dass die Einrichtung und Nutzung kostenpflichtig ist.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Preisen auf NextGen.

Kann ich Preise via Katalog oder Preisliste auch automatisiert per FTP hochladen & aktualisieren?

Ja, eine Automatisierung mittels FTP können Sie ganz einfach im Self-Service einrichten und für regelmäßige Updates nutzen. Dies ist aktuell für Kataloge als auch für Preislisten möglich. Die zur Einrichtung notwendigen Informationen inklusive Ihrer persönlichen Zugangsdaten finden Sie im NextGen Portal in den Bereichen “Kataloge” wie auch unter “Preislisten” nach Klick auf den Button “Automatischer Upload”.

Mehr Informationen zu den vorgenannten Themen finden Sie in unseren Hilfe-Dokumenten Bereitstellung von Preisen auf NextGen und Automatisierte Lieferung von Katalogen & Preislisten via FTP Server.

Medien & weiterführende Informationen

Wie funktioniert der Upload von Bildern auf NextGen?

In NextGen können Sie Bilder nicht nur (wie aus Classic bekannt) per Datei über das Portal hochladen, sondern alternativ auch im Katalog als Link angeben, von dem das jeweilige Bild dann live abgerufen wird, wenn ein Kunde den Artikel aufruft.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Medien.

Wie kann ich Kundenartikelnummern bereitstellen?

Die Bereitstellung von Kundenartikelnummern (auch Material- oder Sachnummern genannt) kann entweder über den Katalog erfolgen oder über den Upload einer Kundenartikelnummernliste im *.csv-Format.

Einem Kunden kann immer nur eine Kundenartikelnummernliste zugeordnet werden. Im Falle z.B. eines Konzern-Kunden können Sie die Liste mehreren Kunden zuordnen, die alle dieselben Kundenartikelnummern verwenden.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Kundenartikelnummern

Welche weiterführenden Informationen kann ich auf NextGen hochladen?

Neben Bildern können Sie alle nach dem BMEcat Standard 1.2 oder 2005 definierten Datenformate anliefern. So können Sie Ihren Kunden z.B. Dokumente als PDF-Datei (technische Daten, Sicherheits-Datenblätter, etc.) oder Zusatzinformationen als Deep Link (z.B. Verfügbarkeiten, Bestände, Lieferzeiten) bereitstellen.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Hilfe-Dokument Bereitstellung von Beständen & Lieferzeiten

Synchronisierung

Wie funktioniert die Synchronisierung von Classic nach NextGen?

Alle Informationen zur Synchronisierung der beiden Plattformen bis Ende Q1/2023 finden Sie auf dieser Seite: Umzug Ihrer Daten auf NextGen.

Bitte beachten Sie: Eine Synchronisierung ist für Lieferanten, die aktuell das Vendor Portal nutzen, leider technisch nicht möglich.

Webinare und Office Hours

Nehmen Sie an einem unserer Webinare für Lieferanten teil und erfahren Sie alles Wichtige rund um NextGen oder stellen Sie in unseren “Office Hours” Ihre individuellen Fragen an einen unserer NextGen Experten.