Procurement Sourcing: Optimierung von Einkauf und Beschaffung

Die wirtschaftliche Lage in Deutschland sowie auf dem Weltmarkt ist aktuell nicht abzusehen. In dieser zunehmend wettbewerbsorientierten Wirtschaft gewinnt die effiziente Gestaltung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen eine entscheidende Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Procurement Sourcing, also die strategische Beschaffung und Auswahl von Lieferanten, spielt hierbei eine zentrale Rolle.

Durch die Optimierung dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern und ihre Lieferketten widerstandsfähiger gestalten.

Was versteht man unter Procurement (Beschaffung)?

Procurement, auf Deutsch oft als "Beschaffung" bezeichnet, ist der Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von externen Quellen, um die Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen. Dieser Prozess umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl bis hin zur Verhandlung von Verträgen und der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen reichen.

Insgesamt zielt Procurement darauf ab, die bestmöglichen Produkte und Dienstleistungen zu den günstigsten Konditionen zu erwerben, die Lieferketten effizient zu gestalten, Nachhaltigkeit zu gewährleisten und langfristige, nachhaltige Beziehungen zu vertrauenswürdigen Lieferanten aufzubauen. Es trägt maßgeblich zur Kosteneffizienz, Qualitätssicherung und Innovationsfähigkeit eines Unternehmens bei. Procurement Sourcing bezeichnet den Prozess, bei dem ein Unternehmen Lieferanten auswählt, verhandelt und Verträge abschließt, um Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen.

Sourcing ist ein zentraler Bestandteil des Procurement-Prozesses und legt den Fokus auf strategisches Einkaufen. Hier geht es vor allem darum, die besten Lieferanten zu finden und sicherzustellen, dass Qualität, Kosten und Verfügbarkeit optimal sind.

Was ist ein Beschaffungsprozess?

Ein Beschaffungsprozess, auch Beschaffungsvorgang genannt, ist der systematische Ablauf, durch den ein Unternehmen Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von externen Lieferanten bezieht. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte, Abteilungen und Aktivitäten, die sicherstellen, dass die benötigten Ressourcen rechtzeitig, in der richtigen Menge, zu angemessenen Kosten und in der gewünschten Qualität bereitgestellt werden. Der Beschaffungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Supply-Chain-Managements und trägt zur Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei.

Schritte eines typischen Beschaffungsprozesses:

1. Bedarfsermittlung: Identifizierung des Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen. Dies kann durch eine interne Anforderung oder eine Bedarfsvorhersage basierend auf Verkaufsdaten und Produktionsplänen erfolgen.
2. Marktanalyse und Lieferantensuche: Untersuchung des Marktes, um potenzielle Lieferanten zu identifizieren, die die benötigten Güter oder Dienstleistungen anbieten können.
3. Anfrage und Angebotsvergleich: Einholung von Angeboten von verschiedenen Lieferanten. Die Angebote werden verglichen, um den besten Wert hinsichtlich Preis, Qualität, Lieferbedingungen und Service zu ermitteln.
4. Lieferantenauswahl: Auswahl des am besten geeigneten Vendoren basierend auf den Ergebnissen des Angebotsvergleichs und weiteren Kriterien wie Zuverlässigkeit, Reputation und finanzielle Stabilität.
5. Verhandlung und Vertragsabschluss: Verhandlung der Bedingungen wie Preis, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und Garantien. Nach erfolgreichen Verhandlungen wird ein Vertrag abgeschlossen.
6. Bestellung: Erstellung und Übermittlung der Bestellung an den ausgewählten Lieferanten. Dies kann manuell oder über ein elektronisches Beschaffungssystem erfolgen.
7. Lieferung und Wareneingang: Überwachung der Lieferung, um sicherzustellen, dass die bestellten Waren oder Dienstleistungen pünktlich und in der vereinbarten Qualität geliefert werden. Die Lieferung wird geprüft und angenommen.
8. Rechnungsprüfung und Bezahlung: Überprüfung der Rechnung auf Übereinstimmung mit der Bestellung und der gelieferten Ware oder Dienstleistung. Nach der Bestätigung wird die Zahlung an den Lieferanten veranlasst.
9. Nachverfolgung und Bewertung: Bewertung der Leistung des Lieferanten und der Qualität der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Dies kann Feedback für zukünftige Beschaffungsentscheidungen liefern.
10. Dokumentation und Archivierung: Alle Dokumente und Daten im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess werden dokumentiert und archiviert, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und zukünftige Audits zu unterstützen.

Was versteht man unter Sourcing?

Sourcing, auf Deutsch oft als „Bezugsquellenfindung“ bezeichnet, ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten oder Dienstleistern, die die benötigten Materialien, Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen können. Dieser Prozess ist ein wesentlicher Bestandteil des strategischen Einkaufs und zielt darauf ab, die besten Beschaffungsquellen zu finden, um die Anforderungen eines Unternehmens optimal zu erfüllen.

Schritte im Sourcing-Prozess

1. Bedarfsermittlung: Bestimmung der benötigten Materialien, Produkte oder Dienstleistungen sowie der spezifischen Anforderungen und Spezifikationen.
2. Marktforschung und Lieferantensuche: Untersuchung des Marktes, um potenzielle Lieferanten zu identifizieren. Dies kann durch Internetrecherchen, Branchenmessen, Empfehlungen und andere Methoden erfolgen.
3. Angebotsanforderung (Request for Proposal, RFP): Erstellung und Versendung von RFPs an ausgewählte Zulieferer, um Angebote und Vorschläge zu erhalten.
4. Bewertung der Angebote: Vergleich und Bewertung der eingegangenen Angebote basierend auf Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zuverlässigkeit.
5. Lieferantenauswahl: Auswahl der besten Lieferanten basierend auf der Bewertung der Angebote und anderen wichtigen Faktoren wie Geschäftsbeziehungen. Lieferketten und strategischer Fit.
6. Verhandlungen und Vertragsabschluss: Verhandlung der endgültigen Konditionen und Vertragsbedingungen mit dem ausgewählten Lieferanten und Abschluss des Vertrags.
7. Implementierung und Überwachung: Durchführung der Bestellungen und kontinuierliche Überwachung der Leistung des Lieferanten, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Bedingungen eingehalten werden.

Procurement Vs. Sourcing – Unterschiede

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Zusammenfassung

In einer wettbewerbsorientierten Wirtschaft ist die effiziente Gestaltung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen entscheidend für den Unternehmenserfolg. Strategische Beschaffung und Lieferantenauswahl, bekannt als Procurement Sourcing, spielen hierbei eine zentrale Rolle. Durch die Optimierung dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern und ihre Lieferketten widerstandsfähiger gestalten.