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Die Digitalisierung der Beschaffung mittels eProcurement-Systemen bietet einen wirkungsvollen Hebel, den Einkauf von C-Teilen sowie des indirekten Bedarfs mit minimalem Arbeitsaufwand der Einkaufsabteilung abzuwickeln, und so Freiräume für die strategisch entscheidende Beschaffung der A- und B-Teile zu schaffen.
Die Grundidee ist dabei stets, die operative Beschaffungstätigkeit an diejenigen auszulagern, die den Bedarf haben – sogenannte Bedarfsträger. Entscheidend für den Erfolg dieses Ansatzes ist die richtige Mischung aus individuellem Freiraum und ausreichend Kontrolle einzustellen. Hier bieten eProcurement-Lösungen verschiedene Stellschrauben, die die Einkaufsabteilung passend zur jeweiligen Unternehmenssituation entsprechend konfigurieren kann.
Regelwerk festlegen
Eines sollte man sich bewusst machen: Digitalisierung bedeutet nicht, die herkömmlichen manuellen Prozesse 1:1 in der IT abzubilden. Das gilt auch in der Beschaffung. Während beim traditionellen Verfahren erst kurz vor der Auftragserteilung geprüft wird, was wo gekauft werden soll, werden beim eProcurement bereits mit der Einrichtung des Systems weitgehende Festlegungen getroffen. Diese Vorauswahl ermöglicht eine starke Straffung des Prozesses, da die Prüfung einer Bestellung wesentlich zügiger erfolgen kann. So lassen sich Prozesskosten um bis zu 40 Prozent senken. Welche Kosteneinsparungen tatsächlich realisiert werden können, ist abhängig vom jeweiligen Optimierungspotential in den unternehmensspezifischen Abläufen und Prozesskosten im Einkauf [Gerberich Consulting / HTWK Leipzig]. Zudem zielt die Verbesserung der Prozesseffizienz durch Digitalisierung nicht auf die Einsparung von Personalressourcen, sondern auf die Entlastung der Mitarbeiter von zeitraubenden Routinetätigkeiten, um stattdessen Kapazitäten für stärker wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen.
An erster Stelle bei der Straffung der Prozesse ist die Lieferantenauswahl zu nennen. Mit einigen wenigen strategischen Lieferanten werden Rahmenverträge geschlossen, die zum einen Preiskonditionen, zum anderen Produktbereiche betreffen. Nur die definierten Sortimente dieser Lieferanten stehen bei der Bestellung zur Verfügung.
Zum zweiten sparen sich die Nutzer aufwändige Suchen und Eingaben. Alle bestellrelevanten Informationen sind hinterlegt. Das betrifft sowohl Details zu den Produkten aus den elektronischen Katalogen, als auch Angaben wie Kontierungstypen oder Lieferadresse. Gegebenenfalls können auch unterschiedliche Genehmigungsverfahren zur Auswahl angeboten werden. Über das Benutzerprofil ist jede Bestellung automatisch mit der richtigen Kostenstelle verknüpft. So kann jederzeit ein aktuelles Reporting erstellt werden, was zusätzliche Transparenz schafft.
