Überall dort, wo Maschinen am Laufen gehalten werden müssen, sorgen instand haltende Abteilungen für einen reibungsfreien Support. Damit dieser immer handlungsbereit ist, benötigen diese Abteilungen – beispielsweise Schlosserei oder Werkzeugbau – einen Vorrat immer wiederkehrender Instandhaltungs-Artikel.
Vom O-Ring über Kugellager, Dichtungen oder Pneumatikkomponenten reicht das Spektrum der notwenigen Zubehörteile. Fehlt das passende Teil, kann der Service nicht schnell genug erfolgen – was im schlechtesten Fall einen Produktionsstopp zur Folge hat. Obwohl selbst kleine Unternehmen heute mit Kanban-Systemen und einer automatisierten Beschaffung arbeiten, werden diese sogenannten C-Teile noch immer sehr traditionell beschafft. In der Regel ist es der Team- oder Abteilungsleiter, der den Bedarf abgleicht, die fehlenden Artikel und die benötigte Menge per Hand notiert. Die Bestellung geht oft an eine zentrale Beschaffung, die ihrerseits auf Kataloge zurückgreift und dort den geforderten Artikel ordert. Kein Wunder, dass sich kleinere Dramen abspielen, wenn der Bedarf für ein Teil nicht rechtzeitig erkannt wurde und die Instandhaltungsabteilung melden muss, dass die Lieferzeit abgewartet werden muss. In der aktuellen Situation ist das noch brisanter, denn Lieferanten sind derzeit vielfach nicht lieferfähig, Preise nicht transparent und täglich veränderlich.
Zusätzlich bindet die manuelle Bestandsaufnahme Personal: Der Bestellvorgang kostet wertvolle Zeit, die eigentlich für Instandhaltungsarbeiten aufgewendet werden sollte und lähmt damit die Handlungsfähigkeit der jeweiligen Abteilung.
Das Problem
In der Regel greifen Firmen für die Bestandsaufnahme noch immer zu Stift und Papier. Die klassische manuelle Bestellung erfolgt über SAP. Damit haben die Unternehmen lediglich Zugriff auf C-Teile, die auch in SAP verzeichnet sind. Was darüber hinausgeht, muss über Kataloge bestellt werden – die jedoch rasch veralten. Ein Überblick über die lieferbaren und vom Einkauf genehmigten C-Teile fehlt – ebenso wenig ist ein Preisvergleich bei verschiedenen Lieferanten möglich. Der zentralisierte Genehmigungsprozess über den Einkauf kostet zudem auch die Einkaufsabteilung wertvolle Zeit – und lässt ihnen keinen Raum, die Techniker und Fachleute im Unternehmen beratend zu unterstützen und wirklichen Service zu liefern.
Die Lösung
Um die Beschaffung wirklich handlungsfähig zu machen, nutzen Top-Firmen heute E-Procurement-Plattformen, welche die Beschaffung in den Abteilungen wirklich unterstützt und einfach zu implementieren ist. Die Mehrlieferanten-Plattform von simple system unterstützt die Bestellanforderung im Warenwirtschaftssystem über das sogenannte Open Catalogue Interface (OCI). In nur drei Schritten erfolgt der Bestellvorgang: von der Anforderung über die Genehmigung bis zur Übermittlung der Bestellung an den jeweiligen Lieferanten. Dabei ist der Prozess durchgängig automatisiert – die Bestellauslösung ebenso wie die Vergabe der Bestellnummer, die Kontierung und die Übermittlung weiterer Informationen wie beispielsweise Warenkorbdaten erfolgen alle innerhalb des Systems.
Für die Instandhaltungsabteilungen heißt das: Sie können einfach Barcodes zu den jeweiligen C-Teilen direkt aus simple system ausdrucken und auf die entsprechenden Regale oder Boxen kleben. Diese Barcodes erhalten alle notwendigen Informationen, die auch in der E-Procurement-Plattform gespeichert sind, etwa die Lieferanten-Artikel-Nummer, die Verpackungseinheit oder die gewünschte Bestellgröße. Sind die Barcodes erst einmal an den Regalen installiert, lassen sie sich rasch mittels eines Barcodescanners mit Speicherfunktion ablesen und die hinterlegten Bestellmengen speichern. Die im Barcodescanner nun enthaltenen Informationen werden dann – ganz simple – über die Bestellplattform ausgelesen und sofort in den Warenkorb gelegt. Je nach Berechtigung lässt sich eine reine SAP-Bestellanforderung oder eine komplette SAP-Bestellung erzeugen.
Die Vorteile
Die Bestellung über die Bestellplattform hat drei zentrale Vorteile.
- Der Scanner erfasst bereits alle relevanten Daten, die für die Bestellung benötigt werden – eine zusätzliche Erfassung entfällt.
- Die automatische Erfassung der Daten verhindert Erfassungsfehler – die beim Abtippen nur zu gerne mal vorkommen.
- Der automatisierte Prozess ist deutlich schneller als die manuelle Bestandsaufnahme – die Instandhaltungsabteilung kann sich beruhigt und ohne Ablenkung ihren eigentlichen Aufgaben widmen.
