Beschaffung Verwaltung: Grundlagen und Prozesse zur öffentlichen Beschaffung

Die Beschaffung und Verwaltung sind wahrlich das Herzstück jeder Organisation – ohne sie würde vieles stillstehen. Die zentralen Unternehmensprozesse sorgen dafür, dass alle benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Von der strategischen Planung im Büro hin zur operativen Umsetzung in Lagerhallen und Produktionsstätten zielen die Beschaffungsprozesse darauf ab, Kosten zu senken und den Betrieb am Laufen zu halten. Doch wie genau funktionieren sie?#

Was versteht man unter Beschaffung?

Alle Aktivitäten, die zur Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen notwendig sind, werden unter dem Begriff »Beschaffung« zusammengefasst. Sie umfasst die Bedarfsermittlung, die Lieferantenauswahl und die Bestellung der benötigten Waren und Dienstleistungen. Dabei wird zwischen der öffentlichen und privaten Beschaffung unterschieden. Die öffentliche Beschaffung umfasst alle Einkäufe im öffentlichen Sektor, während sich die private Beschaffung mit den nötigen Anschaffungen von Unternehmen beschäftigt.

Behörden aus Bundesland, Land und Kommunen nutzen das Purchasing, um Güter sowie Dienstleistungen zu erwerben. Die Beauftragung erfolgt an privatwirtschaftliche Unternehmen für den öffentlichen Sektor und wird durch streng geregelte Vergabeprozesse abgewickelt.

Wissenswert: Die Vergabe ist kein spezifischer Bestandteil der Beschaffung. Dennoch ist sie ein wichtiger Prozess, um die Transparenz, Fairness und Wirtschaftlichkeit bei der Verwendung öffentlicher Mittel zu gewährleisten.

Was ist unter Verwaltung in der Beschaffung zu verstehen?

Die Verwaltung ist ein wichtiger Teil der Beschaffung. Sie befasst sich mit allen organisatorischen Aspekten und dokumentiert alle getätigten Bestellungen und Rechnungen. Weiterhin übernimmt die Verwaltung im Einkauf das Lieferantenmanagement (Supply Chain Management) und stellt sicher, dass sämtliche Schritte nachvollziehbar sind. Eine effektive Verwaltung verspricht eine reibungslose Beschaffungsstrategie.

Ebenso spielt die Verwaltung in der Beschaffung eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Wertschöpfungskette des Unternehmens. Sie schafft eine transparente Lieferantenbasis. Betriebe können potenzielle Zulieferer miteinander vergleichen und eine strategische Planung vornehmen. Durch den Einsatz moderner Verwaltungssysteme automatisieren Firmen gezielt ihre Einkaufsvorgänge und steigern ihre Wirtschaftlichkeit.

Wichtigkeit der öffentlichen Beschaffung in Deutschland

Das Public Procurement repräsentiert einen wichtigen Wirtschaftsmotor. Es macht einen erheblichen Teil der Ökonomie aus und sichert einen fairen, transparenten Wettbewerb. Dadurch wird das Vertrauen der Bürger in staatliche Institutionen gefördert. Ebenso ist die öffentliche Beschaffung unerlässlich für die Infrastruktur und die öffentlichen Dienstleistungen in Deutschland. Sie umfasst Bauprojekte, Schulen, Krankenhäuser und vieles mehr. Sie kreiert außerdem einen offenen Markt für Unternehmen – wodurch der faire Wettbewerb nochmals unterstrichen wird.

Vergleich zwischen öffentlicher und privater Beschaffung

Die öffentliche und die private Beschaffung unterscheiden sich in wesentlichen Aspekten. Hier die wichtigsten Unterscheidungskriterien:

Das primäre Ziel der Beschaffung im öffentlichen Sektor ist das Gemeinwohl. Private Unternehmen hingegen sind auf die Maximierung ihrer Gewinne ausgerichtet. Demnach muss die öffentliche Auftragsvergabe nicht nur ökonomisch sein, sondern auch positiv auf die Gesellschaft wirken. Sie muss von der Allgemeinheit als »sauber« wahrgenommen werden.

Weiterhin ist der öffentliche Beschaffungsablauf streng reguliert. Er unterliegt zahlreichen Vorschriften. In der privaten Beschaffung läuft das Ganze etwas flexibler ab. Private Firmen müssen sich an weniger strengen Regularien orientieren.

Ein hohes Maß an Transparenz wirkt Korruption und Willkür bei der Auftragsvergabe entgegen. Im privaten Procurement können die Prozesse auch weniger transparent ablaufen.

Das öffentliche Beschaffungswesen beinhaltet oft langwierige Vergabeverfahren mit verschiedenen Verfahrensarten wie offenen Verfahren, nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog und Innovationspartnerschaft. Die private Beschaffung ermöglicht im Vergleich eine schnellere Abwicklung, da sie nicht an diese formalen Verfahren gebunden ist.

Die Rolle von digitalen Systemen in der Beschaffung und Verwaltung

Durch den gezielten Einsatz digitaler Systeme lässt sich eine signifikante Erfolgssteigerung in der Beschaffung und Verwaltung erzielen. Sie automatisieren Routineaufgaben, erhöhen die Transparenz und vereinfachen das Lieferantenmanagement immens. Spezielle Plattformen optimieren die Einkaufsvorgänge, sparen Kosten und Zeit und steigern die Effizienz.

Ein Beispiel für eine solche digitale Lösung ist simple system. Unternehmen optimieren dank der Plattform ihre Einkaufsprozesse und behalten alle Vorgänge im Blick. Mit Zugriff auf über 850 Lieferanten sowie 80 Millionen verfügbare Artikel reduziert simple system die manuellen Aufwände bei der Bestellerfassung, Nachbearbeitung, im Wareneingang sowie bei der Überprüfung der Rechnungen. Die Plattform liefert eine einfache SAP-Anbindung und trägt so zur nachhaltigen Optimierung der Einkaufsprozesse bei.

Procurement Fakten zur Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Dank der Ära der Digitalisierung profitieren Unternehmen von attraktiven Kosteneinsparungen, reduzieren ihre Bearbeitungszeiten und erhöhen ihre Transparenz. Mit der zielgerichteten Implementierung digitaler Systeme erhöhen Betriebe ihre Wirtschaftlichkeit sowie Wettbewerbsfähigkeit – ein ganz klarer Pluspunkt an einem sich stets wandelnden Markt. KI-gestützte Systeme offerieren zudem eine präzisere Prognose von Risiken und Markttrends. Unternehmen zehren von einer bisher unerreichten Planungssicherheit und einer strategischen Flexibilität.

Wie funktioniert der öffentliche Beschaffungsprozess?

Der öffentliche Beschaffungsprozess durchläuft mehrere Stufen. Das Verfahren stellt sicher, dass öffentliche Institutionen in Ländern und Kommunen ihre Waren und Dienstleistungen effizient und kostengünstig erwerben.

Schritte im Beschaffungsprozess

Die wesentlichen Schritte im Beschaffungsverfahren:

1. Bedarfsermittlung: Was wird benötigt?
2. Ausschreibung: öffentliche Bekanntmachung
3. Angebotsbewertung: Prüfung der Wirtschaftlichkeit
4. Zuschlag und Vergabe: Auswahl des bestmöglichen Anbieters
5. Vertragsabschluss: Festlegung der Vertragsbedingungen und Konditionen
6. Leistungsüberwachung: Qualitätskontrolle und Überprüfung der vertraglich vereinbarten Leistungen
7. Abschluss und Archivierung: Dokumentation für die Nachwelt

Was sind die Herausforderungen in der öffentlichen Beschaffung?

Die Öffentlichkeit hält vielfältige und komplexe Herausforderungen bereit. Der Prozess wird von rechtlichen, ökonomischen sowie organisatorischen Faktoren beeinflusst, die eine effiziente und transparente Durchführung verkomplizieren können. Aktuelle Studien von 2024 zeigen, dass Deutschland noch weit von einer nachhaltigen Beschaffungspraxis entfernt ist.

Eine besondere Hürde stellt die Dezentralisierung des Einkaufs in den Fachbereichen dar. Während dadurch potenziell effizientere Beschaffungsabläufe möglich werden, birgt es ebenso das Risiko einer verringerten Transparenz. Auch Compliance-Probleme sind denkbar. Dezentrale Beschaffungsteams können Schwierigkeiten haben, bewährte Verfahren auszutauschen und sich an die Geschäftspolitik zu halten. Weiterhin kann ein dezentraler Einkauf zu höheren Kosten, einem unorganisierten Datenmanagement und einem ineffizienten Ausgabenmanagement führen.

Zusammenfassung

Die Beschaffungsabläufe der öffentlichen Hand sind komplex, jedoch entscheidend für das Funktionieren unserer Gesellschaft. Klar strukturierte Prozesse und die Digitalisierung der strategischen Beschaffung helfen dabei, die Herausforderungen mit Bravour zu meistern. 

Was sind die häufigsten Fragen zur Beschaffung?

Wie lange dauert der gesamte Beschaffungsprozess?
Die Dauer der einzelnen Einkaufsprozesse variiert stark. Einfache Beschaffungen können in wenigen Wochen abgeschlossen sein, während komplexere Projekte oftmals monatelang dauern.

Gibt es spezielle Regelungen für die Vergabe von Aufträgen im Ausland?
Ja, die internationalen Beschaffungen unterliegen in der Regel zusätzlichen Regularien und Handelsabkommen.

Welche Pflichten haben öffentliche Auftraggeber bei der Beschaffung?
Öffentliche Auftraggeber unterliegen strikten Vergaberichtlinien. Sie müssen Faktoren wie Transparenz, Gleichbehandlung sowie Wirtschaftlichkeit sicherstellen, was das Purchasing häufig erschwert.