Beschaffung Definition: Operative und strategische Beschaffung einfach erklärt

In diesem Artikel werden wir die Definition und Bedeutung von operativer und strategischer Beschaffung einfach erklären, um Ihnen ein besseres Verständnis für diese Kernkomponente der Geschäftsabläufe zu vermitteln. Wir werden uns auf die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen konzentrieren und aufzeigen, wie sie sich auf die Effizienz, Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens auswirken können.

Definition von Beschaffung

Beschaffung (englisch "procurement") bezeichnet den Prozess der Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle aller Aktivitäten, die zur Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen für ein Unternehmen oder eine Organisation notwendig sind. Ziel der Beschaffung ist es, die benötigten Ressourcen in der richtigen Qualität, Menge und zum besten Preis zu beschaffen, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen und die Wertschöpfung zu maximieren. Eine effektive Beschaffung trägt maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Lieferanten.

Ziel der Beschaffung

• Das Ziel der Beschaffung besteht darin, die richtigen Materialien zum richtigen Zeitpunkt in der benötigten Menge und Qualität bereitzustellen. Dabei geht es bei der Materialwirtschaft nicht nur darum, Kosten zu minimieren, sondern auch um Aspekte wie Zuverlässigkeit des Lieferanten und Nachhaltigkeit.
• Eine effektive Beschaffungsstrategie trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Durch optimierte Prozesse können Kosteneinsparungen erzielt werden - sei es durch Verhandlungen mit Lieferanten über günstige Preise oder durch das Ausschöpfen von Skonti-Optionen beim Zahlungsverkehr.
• Darüber hinaus ermöglicht eine strategische Ausrichtung der Beschaffung, langfristige Partnerschaften mit ausgewählten Lieferanten aufzubauen. Dies fördert stabile Beziehungen sowie gemeinsame Entwicklungsprojekte im Sinne einer Win-Win-Situation für beide Seiten.
• Nicht zuletzt leisten moderne Technologien einen wichtigen Beitrag dazu: Automatisierung hilft dabei Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Fehlerquellen zu reduzieren; digitale Lösungen unterstützen Echtzeit-Kommunikation entlang aller Beteiligter (Lieferantenschnittstellen) hinweg – dies führt letztendlich zu einer effizienteren und transparenten Beschaffung.

Insgesamt ist das Ziel der Beschaffung somit vielschichtig. Es geht darum, Kosten zu senken, Qualität sicherzustellen, Lieferantenbeziehungen aufzubauen sowie Prozesse zu optimieren – ein unverzichtbarer Faktor für den Erfolg eines Unternehmens in einem globalisierten Wirtschaftsumfeld.

Aufgaben der Beschaffung

1. Der Einsatzbereich der Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, die notwendig sind, um Güter und Dienstleistungen zu beschaffen, die zur Erfüllung des Unternehmenszwecks benötigt werden. Dabei geht es nicht nur darum, den bestmöglichen Preis zu erzielen, sondern auch um Qualitätssicherung und rechtliche Aspekte.
2. Eine ihrer Hauptaufgaben ist die Auswahl geeigneter Lieferanten und das Aushandeln von Verträgen mit ihnen. Hierbei müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden: Die Zuverlässigkeit des Lieferanten in Bezug auf Termintreue sowie Produktqualität spielt eine entscheidende Rolle. Zudem sollten mögliche Risiken im Zusammenhang mit dem Einkaufsprozess analysiert werden.
3. Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt liegt in der Optimierung logistischer Prozesse wie Lagerhaltungs- oder Transportkostenmanagement. Durch effiziente Planungen können Einsparpotenziale realisiert werden – zum Beispiel durch Just-in-Time-Lieferungen oder Minimierung lagerbedingter Kosten.

Arten von Beschaffungsobjekten

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Ein wichtiger Typus von Beschaffungsobjekten sind Rohstoffe. Diese bilden die Grundlage für die Produktion und beeinflussen nicht nur die Qualität der hergestellten Güter, sondern auch deren Kostenstruktur. Bei der Beschaffung von Rohstoffen ist es daher entscheidend, langfristige Lieferverträge abzuschließen und regelmäßige Qualitätskontrollen durchzuführen.

Auch Betriebsmittel stellen bedeutende Beschaffungsobjekte dar. Hierbei handelt es sich um alle Maschinen, Geräte oder Werkzeuge, die zur Durchführung des Produktionsprozesses benötigt werden. Die Auswahl dieser Objekte sollte sorgfältig erfolgen, da sie einen großen Einfluss auf Effizienz und Produktivität haben können. Langfristige Partnerschaften mit zuverlässigen Lieferanten sind hierbei essentiell.

Darüber hinaus gehören auch Dienstleistungen zu den Beschaffungsobjekten. Hierzu zählen beispielsweise Transport- oder Logistikdienstleistungen sowie IT-Services oder Beratungsleistungen. Bei der Auswahl solcher Objekte ist insbesondere darauf zu achten, dass sie den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und einen Mehrwert bieten.

Die verschiedenen Arten von Beschaffungsobjekten sind eng miteinander verwoben und beeinflussen sich gegenseitig. Eine effektive Beschaffung erfordert daher eine ganzheitliche Betrachtung aller Objekte sowie die Schaffung einer klaren Verbindung zwischen operativer und strategischer Beschaffung. Nur so kann ein Unternehmen seine Ziele erreichen und langfristigen Erfolg sicherstellen.

Exkurs indirekte Beschaffung

Bei der indirekten Beschaffung geht es um den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen, die nicht direkt in den Produktionsprozess eingehen, aber für das Unternehmen unerlässlich sind. Das können zum Beispiel Büromaterialien, IT-Infrastruktur oder Marketingdienstleistungen sein. Diese Aufgaben werden oft als "Overhead" bezeichnet, da sie zwar nicht im direkten Zusammenhang mit dem Kerngeschäft stehen, aber trotzdem essentiell für einen reibungslosen Ablauf des Unternehmens sind.

Im Gegensatz zur operativen Beschaffung liegt der Fokus bei der indirekten Beschaffung weniger auf kurzfristigen Bedarfsschwankungen oder Lieferantenverhandlungen. Vielmehr steht hier die langfristige Optimierung von Prozessen im Vordergrund. Indem man beispielsweise Verträge mit geeigneten Lieferanten abschließt oder gemeinsame Bestellungen bündelt, lässt sich häufig eine Kostenersparnis erzielen.

Einzelbeschaffung, Vorratsbeschaffung und Just-in-Time-Beschaffung

Bei der Einzelbeschaffung werden Güter oder Dienstleistungen nur bei Bedarf bestellt. Dieses Prinzip bietet Flexibilität und ermöglicht es Unternehmen, kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren. Allerdings birgt es auch Risiken wie längere Lieferzeiten oder höhere Kosten durch den Kauf in kleinen Mengen.

Im Gegensatz dazu steht die Vorratsbeschaffung. Hier werden Güter in größeren Mengen im Voraus eingekauft und gelagert. Dadurch können günstige Preise erzielt werden und das Unternehmen ist weniger abhängig von kurzfristigen Schwankungen auf dem Markt. Jedoch besteht hier das Risiko von Lagerkosten oder einer Überalterung des Bestandes.

Ein weiteres wichtiges Prinzip ist die Just-in-Time-Beschaffung (JIT). Dabei erfolgt der Einkauf so zeitnah wie möglich vor dem tatsächlichen Bedarf, um Lagerhaltungs- und Kapitalkosten zu minimieren. Diese Methode erfordert jedoch eine genaue Planung sowie enge Zusammenarbeit mit Lieferanten, da keine Pufferbestände vorhanden sind.

Neben diesen drei Hauptprinzipien gibt es für Einkäufer noch weitere Möglichkeiten der Beschaffung wie beispielsweise das Outsourcing oder die Konsignationslagerung. Jedes Prinzip hat Vor- und Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt.

Operative Beschaffung vs. strategische Beschaffung einfach erklärt

Wenn es um das Thema Beschaffung geht, stehen viele Unternehmen vor einer wichtigen Entscheidung: Soll die Beschaffungsstrategie eher operativ oder strategisch ausgerichtet sein? Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile und sollten sorgfältig abgewogen werden.

Operative Beschaffung

Die operative Beschaffung ist ein essenzieller Bestandteil der gesamten Beschaffungsstrategie eines Unternehmens. Sie umfasst die konkrete Umsetzung und Ausführung von Einkaufsaktivitäten, angefangen bei der Bedarfsanalyse bis hin zur Lieferantenbestellung.

Ein zentraler Aspekt dabei ist die Sicherstellung einer reibungslosen Versorgung mit den benötigten Gütern oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt, in angemessener Qualität und zu wettbewerbsfähigen Preisen. Hierbei kommt es darauf an, eine effiziente Beschaffungslogistik sowie klare Kommunikationswege zwischen Unternehmen und Lieferanten aufrechtzuerhalten.

Um dies gewährleisten zu können, bedarf es gut durchdachter Prozesse, beispielsweise bei der Lieferantenauswahl, oder auch Verhandlungen über Konditionen und Leistungsumfang. Im Rahmen dieser operativen Tätigkeiten spielt außerdem oft eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens – etwa dem Controlling oder der Produktion – eine entscheidende Rolle.

Durch gezieltes Monitoring werden bestehende Geschäftsbeziehungen analysiert und bewertet sowie mögliche Risiken frühzeitig erkannt. Dies ermöglicht nicht nur Kostenoptimierungspotenziale ausfindig zu machen sondern auch langfristige Partnerschaften auf- bzw. ausbauen zu können.

Insgesamt betrachtet bildet die operative Beschaffung somit einen unverzichtbaren Baustein für einen effizienten Beschaffungsprozess und trägt maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei.

Strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung ist ein bedeutender Aspekt im Bereich der Unternehmensbeschaffung. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der langfristigen Planung und Ausrichtung eines Unternehmens auf dem Markt. Im Gegensatz zur operativen Beschaffung, die sich mit kurzfristigen Einkaufsaktivitäten befasst, um den täglichen Bedarf des Unternehmens zu decken, geht es bei der strategischen Beschaffung um langfristige Entscheidungen und Maßnahmen.

Ein zentraler Faktor in der strategischen Beschaffung ist die Auswahl geeigneter Lieferanten. Hierbei wird nicht nur darauf geachtet, dass die Preise wettbewerbsfähig sind, sondern auch weitere Kriterien wie Qualität, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit werden berücksichtigt. Durch die Entwicklung von langfristigen Beziehungen zu ausgewählten Lieferanten kann das Unternehmen seine Position auf dem Markt stärken und von Synergien profitieren.

Des Weiteren gehört auch die Risikominimierung zu den Zielen der strategischen Beschaffung. Durch eine sorgfältige Analyse des Marktes können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt werden. Es können alternative Bezugsquellen identifiziert oder Verträge mit bestimmten Klauseln ausgehandelt werden, um mögliche negative Einflüsse auf das Unternehmen abzufedern.

Die strategische Beschaffungsstrategie sollte eng mit den übergeordneten Geschäftszielen des Unternehmens verknüpft sein. Eine effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Produktion und Vertrieb ist daher unerlässlich. Nur so können die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit gewährleistet werden.

Exkurs: E-Procurement

E-Procurement steht für elektronische Beschaffung oder den Einsatz von Internet-basierten Technologien zur Unterstützung des gesamten Beschaffungsprozesses. Es umfasst alle Aktivitäten vom Bestellvorgang bis hin zur Zahlungsabwicklung – alles online abgewickelt.

• Diese Form der Beschaffung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. Zum einen ermöglicht sie signifikante Kosteneinsparungen durch Automatisierung verschiedener Prozesse sowie bessere Verhandlungsbedingungen mit Lieferanten aufgrund größerer Transparenz im Marktgeschehen.
• Zum anderen trägt E-Procurement maßgeblich zu einer effizienteren Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Akteuren bei - sei es intern innerhalb eines Unternehmens oder extern mit Lieferanten -, da Informationen in Echtzeit ausgetauscht werden können.

Darüber hinaus unterstützen moderne Procurement-Plattformen auch Nachhaltigkeit, indem beispielsweise papierbasierte Dokumente vermieden werden.

Der Beschaffungsprozess im Überblick

Grundsätzlich kann der Beschaffungsprozess grob in sechs Schritte unterteilt werden: Bedarfsanalyse, Recherche potentieller Lieferanten, Angebotsanfragen stellen (und vergleichen), Verhandlungen führen, Auftragserteilung an den ausgewählten Anbieter/Verkäufer sowie Warenannahme bzw. Leistungskontrolle.

1. Die erste Phase beginnt mit einer sorgfältigen Analyse des tatsächlichen Bedarfs an Produkten oder Dienstleistungen. Bei der Bedarfsermittlung geht es darum zu ermitteln, welche Menge benötigt wird und wann diese verfügbar sein muss.
2. Anschließend folgt die Suche nach geeigneten Lieferanten auf dem Markt. Hierbei können verschiedene Quellen wie Fachmessen oder das Internet zur Identifikation möglicher Partner herangezogen werden.
3. Im nächsten Schritt erfolgen konkrete Angebotsanfragen bei diesen potentiellen Partnern/Lieferanten. Die eingehenden Offerten sollten gründlich geprüft und miteinander verglichen werden - sowohl hinsichtlich Qualität als auch Preisgestaltung.
4. Sind passende Anbieter identifiziert worden, findet eine weitere wichtige Etappe statt: Verhandlungsgespräche zwischen Käufern/Einkäufern und Verkäufern. Hierbei geht es darum, optimale Konditionen für beide Seiten auszuhandeln.
5. Nach erfolgreicher Einigung erfolgt die Auftragserteilung an den Anbieter mit dem besten Angebot (oder auch mehrere Lieferanten).
6. Schließlich ist der letzte Schritt des Beschaffungsprozesses das Überprüfen bzw. Kontrollieren der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen auf Qualität sowie Menge gemäß ursprünglicher Bestellung.

Beschaffungsstrategie im Überblick

Wenn es um die Beschaffung geht, ist eine effektive und durchdachte Strategie von großer Bedeutung. Die Besorgung der benötigten Ressourcen für ein Unternehmen kann einen erheblichen Einfluss auf dessen Erfolg haben. Deshalb lohnt es sich, die verschiedenen Aspekte einer guten Beschaffungsstrategie genauer anzuschauen.

Es gibt verschiedene Arten von Beschaffungsstrategien: Make-or-Buy-Entscheidungen (Selbstherstellung vs Fremdbezug), Single-Sourcing (Konzentration auf wenige Lieferanten), Multiple Sourcing und weitere. Jede Methode hat ihre Vor-und Nachteile; daher sollte sie gut analysiert werden, bevor sie sich für eine entscheiden!

Eine gut durchdachte Beschaffungsstrategie kann Ihrem Unternehmen helfen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen sicherzustellen. Es ist daher unerlässlich, diese Aspekte im Auge zu behalten und kontinuierlich daran zu arbeiten, Ihre Strategien anzupassen, um langfristigen Erfolg nachhaltig gewährleisten können.

Fazit

Beschaffung ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs jedes Unternehmens, da es die Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung stellt, die zur Erreichung der gesetzten Ziele beitragen. Wenn Sie verinnerlichen, wie man operative und strategische Beschaffung unterscheidet und welchen Nutzen sie für Ihr Unternehmen haben kann, sollten Sie nun in der Lage sein, den Prozess richtig anzugehen.

Bei allen Fragen rund um das spannende E-Procurement sind wir gerne Ihre Ansprechpartner.