Beschaffungskosten nachhaltig senken: Ihr direkter Weg zu mehr Effizienz im Einkauf

Was sind Beschaffungskosten? Eine Definition

Beschaffungskosten umfassen alle Aufwendungen, die einem Unternehmen bei der Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen von externen Lieferanten entstehen. Sie gehen weit über den reinen Einkaufspreis hinaus und werden typischerweise in zwei Kategorien unterteilt:

• Direkte Beschaffungskosten: Das sind die offensichtlichsten Kosten, die direkt mit dem Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind. Dazu gehören der Einstandspreis, Transport- und Logistikkosten, Zölle und Verpackungsmaterial.
• Indirekte Beschaffungskosten (Prozesskosten): Diese Kosten sind oft versteckt und entstehen durch den Beschaffungsprozess selbst. Hierzu zählen Personalkosten im Einkauf, Kosten für Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl und -bewertung, Bestellabwicklung, Rechnungsprüfung und die Kosten für die genutzten IT-Systeme.

Viele Unternehmen konzentrieren sich ausschließlich auf die Reduzierung der direkten Kosten, obwohl der größte Hebel zur Einsparung oft bei den indirekten Prozesskosten liegt.

Warum das Senken der Beschaffungskosten jetzt oberste Priorität hat

Der Druck auf den Einkauf wächst stetig. Eine aktuelle Umfrage des BME zeigt, dass der Kostendruck auch 2024 die größte Herausforderung im Einkauf bleibt. Jeder eingesparte Euro in der Beschaffung wirkt sich direkt auf den Gewinn des Unternehmens aus – und das oft stärker als eine entsprechende Umsatzsteigerung. Eine erfolgreiche Reduzierung der Beschaffungskosten verbessert nicht nur die Marge, sondern stärkt auch die Liquidität und die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit. Wer hier nicht handelt, verliert schnell den Anschluss am Markt. Es geht also nicht nur um eine simple Einsparung, sondern um eine strategische Absicherung der Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens.

Strategische Hebel: So senken Sie Kosten im Einkauf langfristig

Um die Beschaffungskosten dauerhaft zu senken, braucht es mehr als nur harte Preisverhandlungen. Ein strategischer Ansatz, der Lieferanten, Prozesse und interne Strukturen berücksichtigt, führt zu nachhaltigem Erfolg. Die folgenden drei Bereiche bieten das größte Potenzial.

1. Lieferantenmanagement optimieren: Bündeln und verhandeln

Eine fragmentierte Lieferantenbasis treibt die Prozesskosten unnötig in die Höhe. Jede Lieferantenbeziehung erfordert administrativen Aufwand – von der Anlage im System über die Kommunikation bis zur Rechnungsabwicklung. Durch die Konsolidierung von Lieferanten können Sie Ihr Bestellvolumen bei weniger Partnern bündeln. Das stärkt nicht nur Ihre Verhandlungsposition für bessere Preise und Konditionen, sondern reduziert auch den internen Verwaltungsaufwand erheblich. Analysieren Sie Ihre Ausgaben und identifizieren Sie Lieferanten, deren Sortimente sich überschneiden. Ziel ist es, strategische Partnerschaften mit leistungsfähigen Lieferanten aufzubauen, die einen Großteil Ihres Bedarfs abdecken können.

2. Maverick Buying stoppen und Ausgaben kontrollieren

Maverick Buying, also der Einkauf an der Beschaffungsabteilung vorbei, ist ein teures Problem in vielen Unternehmen. Mitarbeiter bestellen Waren oder Dienstleistungen bei nicht autorisierten Lieferanten, oft zu schlechteren Konditionen und ohne die ausgehandelten Rahmenverträge zu nutzen. Das Ergebnis sind nicht nur höhere direkte Kosten, sondern auch ein Mangel an Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben. Eine zentrale Beschaffungsplattform kanalisiert alle Bedarfe und sorgt dafür, dass Bestellungen ausschließlich bei freigegebenen Lieferanten zu den vereinbarten Konditionen getätigt werden. So gewinnen Sie die Kontrolle zurück und stellen die Einhaltung Ihrer Einkaufsstrategie sicher.

3. Prozesskosten bei C-Teilen gezielt reduzieren

Besonders im Bereich der C-Teile (Artikel mit geringem Wert, aber hohem Beschaffungsaufwand) schlummern enorme Einsparpotenziale. Der Wert einer einzelnen Schraube mag gering sein, doch der Prozess von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis zur Rechnungsprüfung kostet viel Zeit und Geld. Häufig übersteigen die Prozesskosten den eigentlichen Warenwert um ein Vielfaches. Durch die Zentralisierung des Einkaufs für C-Teile konnte beispielsweise einer unserer Kunden aus dem Maschinenbau seine Prozesskosten um 15 % senken. Eine digitale Lösung bündelt diese Kleinstbestellungen, automatisiert den Prozess und reduziert den administrativen Aufwand auf ein Minimum.

Digitalisierung als Schlüssel zur Effizienz

Manuelle, papierbasierte Prozesse sind langsam, fehleranfällig und intransparent. Die digitale Transformation des Einkaufs ist der entscheidende Faktor, um die Effizienz zu steigern und Kosten nachhaltig zu senken. Studien des Fraunhofer-Instituts belegen das hohe Einsparpotenzial durch die digitale Transformation im Einkauf. Moderne E-Procurement-Systeme automatisieren Routineaufgaben wie die Bestellauslösung und Rechnungsprüfung, schaffen volle Transparenz über alle Ausgaben und liefern wertvolle Daten für strategische Entscheidungen. Sie ermöglichen es Ihrem Einkauf, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie strategische Verhandlungen zu konzentrieren, anstatt Zeit mit operativem Aufwand zu verlieren. So lässt sich der gesamte Beschaffungsprozess optimieren.

5 konkrete Schritte zur Senkung Ihrer Beschaffungskosten

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie direkt starten:

• 1. Ausgaben analysieren (Spend Analysis): Schaffen Sie Transparenz. Wo wird wie viel Geld wofür und bei wem ausgegeben? Eine detaillierte Ausgabenanalyse ist die Grundlage für alle weiteren Optimierungsmaßnahmen.
• 2. Lieferantenbasis bereinigen: Identifizieren Sie Schlüsselpartner und reduzieren Sie die Anzahl der Lieferanten, bei denen Sie nur wenig bestellen. Bündeln Sie Ihr Einkaufsvolumen.
• 3. Prozesse standardisieren: Definieren Sie klare, einheitliche Beschaffungsprozesse für das gesamte Unternehmen. Vermeiden Sie Wildwuchs und Ausnahmen.
• 4. Digitale Lösung implementieren: Führen Sie eine zentrale E-Procurement-Plattform ein, um Prozesse zu automatisieren, Maverick Buying zu unterbinden und die Effizienz zu steigern.
• 5. Erfolg messen: Definieren Sie klare Kennzahlen (KPIs), um die erzielten Einsparungen und Prozessverbesserungen zu verfolgen. Nur was gemessen wird, kann auch gemanagt werden.

Fazit: Beschaffungskosten senken ist ein strategischer Prozess

Das Senken von Beschaffungskosten ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess der Optimierung. Es erfordert eine Kombination aus strategischem Weitblick im Lieferantenmanagement, konsequenter Prozessdisziplin zur Vermeidung von Maverick Buying und dem intelligenten Einsatz digitaler Technologien. Unternehmen, die den Einkauf nicht nur als Kostenstelle, sondern als strategischen Werttreiber begreifen, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile. Beginnen Sie heute damit, Ihre Prozesse zu analysieren und ungenutzte Potenziale zu heben – der wirtschaftliche Erfolg wird Ihnen recht geben.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen direkten und indirekten Beschaffungskosten?
‍Direkte Kosten beziehen sich auf den Preis der Ware selbst (z. B. Einstandspreis, Transport). Indirekte Kosten sind Prozesskosten, die bei der Abwicklung der Beschaffung anfallen, wie Personalkosten im Einkauf, Kosten für Genehmigungen oder die Rechnungsprüfung. Oft liegt das größte Einsparpotenzial bei den indirekten Kosten.

Wie schnell lassen sich Einsparungen im Einkauf erzielen?
‍Schnelle Erfolge („Quick Wins“) lassen sich oft durch die Bündelung von Volumina und einfache Preisverhandlungen erzielen. Nachhaltige und signifikante Einsparungen, besonders bei den Prozesskosten, erfordern jedoch strategische Änderungen wie die Einführung einer E-Procurement-Lösung. Diese Investition amortisiert sich in der Regel bereits nach kurzer Zeit durch gesteigerte Effizienz.

Ist die Digitalisierung des Einkaufs auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
‍Ja, absolut. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren enorm von der Digitalisierung. Schlanke, automatisierte Prozesse entlasten knappe Personalressourcen, schaffen Transparenz und ermöglichen es auch kleineren Teams, professionell und kosteneffizient zu handeln. Moderne, cloudbasierte Lösungen sind zudem flexibel und oft ohne große Anfangsinvestitionen nutzbar.