Beschaffungssystem: Grundlage für eine effiziente Warenbeschaffung | Dynamische Beschaffungssysteme definiert

Die Beschaffung ist für Unternehmen von größter Bedeutung. Ein effektives Procurement-System stärkt die gesamte Wertschöpfungskette und sichert die Wettbewerbsfähigkeit. Der strategische Einkauf von Waren senkt die Betriebskosten nachhaltig und gewährleistet die Versorgungssicherheit. Er trägt somit maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Was ist ein Beschaffungssystem? 

Beschaffungssysteme sind Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, alle Einkaufsprozesse zu steuern und zu verbessern. Sie automatisieren notwendige Aufgabenfelder der Akquise – etwa die Auswahl der Lieferanten, Verwaltung von Verträgen, Auftragserstellung, Rechnungsstellung und vieles mehr.

Wie funktioniert ein dynamisches Beschaffungssystem?

Das dynamische Beschaffungssystem (DBS) ist ein zeitlich befristetes, ausschließlich vollelektronisches Verfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen. Es funktioniert als eine Art digitaler Warenkatalog für öffentliche Auftraggeber, mit dem eine kontinuierliche, flexible sowie wettbewerbsorientierte Beschaffung realisiert wird. Das System steht interessierten Unternehmen während seiner gesamten Laufzeit offen. So können sie jederzeit nachweisen, ob sie geeignet sind und dem System beitreten. Öffentliche Auftraggeber haben auf diesem Weg die Möglichkeit, fortlaufend neue Angebote via Aufforderung zur Angebotsabgabe von potenziellen Bietern einzuholen. So werden die Eignungskriterien permanent geprüft und bestmögliche Preise für die Belange des öffentlichen Auftraggebers ermittelt.

Welche Vorteile bietet ein dynamisches Beschaffungssystem?

Agile Beschaffungssysteme weisen zahlreiche Vorteile für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen vor. Die wichtigsten Pluspunkte sind:

• fortlaufender Teilnahmewettbewerb (Beitritt jederzeit möglich)
• erhöhte Flexibilität bei Laufzeit, Gültigkeitsdauer sowie Leistungsbeschreibung
• verbesserte Wirtschaftlichkeit sowie Versorgungssicherheit
• schnellerer Ablauf von Einzelvergaben
• Möglichkeit zur Bündelung marktüblicher Leistungen
• gleichberechtigter Zugang für neue Marktteilnehmer
• anpassungsfähig an Marktentwicklungen

Wie unterscheiden sich dynamische Beschaffungssysteme von traditionellen Ausschreibungen?

Dynamische Procurement-Systeme und traditionelle Ausschreibungen unterscheiden sich in grundlegenden Punkten:

Was sind die Herausforderungen bei der Implementierung dynamischer Beschaffungssysteme?

Die Integration fortschrittlicher Beschaffungssysteme stellt Unternehmen sowie öffentliche Auftraggeber vor vielfältige Baustellen technischer und organisatorischer Natur. Zu den zentralen Hürden gehören:

• Technische Integration: Die Einführung eines solchen Systems in bestehende IT-Netzwerke erfordert immense Anpassungen und Investitionen in geeignete Softwarelösungen. Sie müssen den Bedürfnissen eines vollelektronischen Verfahrens gerecht werden.
• Schulung und Akzeptanz: Die Mitarbeiter im Unternehmen sollten ausreichend geschult werden. So wird sichergestellt, dass sie das System effektiv nutzen können. Eventuelle Widerstände gegen neue Prozesse erschweren die Akzeptanz und folglich die Implementierung.
• Datenqualität und -management: Auch fehlerhafte oder auch unvollständige Daten stören den Prozess. Eine hohe Datenqualität ist unerlässlich für ein erfolgreiches Datenmanagement.
• Rechtliche Anforderungen: Es müssen rechtliche Bestimmungen wie die Vergabeverordnung (VgV) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.
• Datenschutz: Sensible Daten gilt es weiterhin zu schützen. Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsprüfungen gewährleisten den Datenschutz.
• Lieferantenintegration: Eine weitere Hürde ist die technische Einbindung von Lieferanten in das System. Vor allem kleinere Anbieter stehen hier vor einer echten Herausforderung.

Kosten und Ressourcen: Die Integration ist mit hohen Anfangsinvestitionen und fortlaufenden Kosten verbunden. Auch der Personalaufwand ist anfangs immens hoch.

Zusammenfassung

Dynamische Procurement-Systeme verändern den öffentlichen Einkauf grundlegend. Sie ermöglichen kontinuierliche Anpassungen an Marktveränderungen, was die Förderung eines fairen Wettbewerbs zur Folge hat. Trotz möglicher Barrieren bei der Integration sichern sie signifikante Vorteile gegenüber den traditionellen Ausschreibungsverfahren.

Häufig gestellte Fragen

Wie wirken sich die VGV auf dynamische Beschaffungssysteme aus?
Die Vergaberechtsvorschriften (VgV) setzen den rechtlichen Rahmen und sichern Transparenz, Fairness und Wettbewerbsorientierung im gesamten Einkaufsablauf. Das Vergaberecht legt klare Regeln für Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Fristen fest. Ebenso fördert es den Wettbewerb, erfordert jedoch, dass Änderungen nach der Vergabe nur unter bestimmten Bedingungen zulässig sind.

Wird das dynamische Beschaffungssystem ausschließlich online betrieben?
Ja, sie werden exklusiv online betrieben, um eine zügige Kommunikation sowie eine effiziente Verwaltung von öffentlichen Ausschreibungen zu ermöglichen.

Wie wird die Sicherheit der Daten im Beschaffungssystem gewährleistet?
Die Datensicherheit im Beschaffungssystem wird durch die Verschlüsselung vertraulicher Daten, Zugriffskontrollen, starke Authentifizierung sowie regelmäßige Sicherheitsupdates gewährleistet. Nutzer werden bei Verdacht auf Sicherheitslücken aufgefordert, sofortige Maßnahmen zu ergreifen.

Wie lässt sich die Effizienz eines bestehenden Beschaffungssystems messen?
Faktoren wie Durchlaufzeiten, realisierte Kosteneinsparungen, Nutzerzufriedenheit und der Grad der Automation messen die Effizienz bestehender Beschaffungssysteme.