Einkaufen im Jahr 2024 ist nicht mehr, was es einmal war. Warenkorb-Apps, Self-Service-Portale und künstliche Intelligenz haben die Art und Weise, wie wir einkaufen, grundlegend verändert. Auch im betrieblichen Einkauf hat die Digitalisierung Einzug gehalten.
Beschaffung kann so einfach sein – mit Procurement Software
Procurement Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Einkaufsprozesse effizienter, transparenter und nachhaltiger zu gestalten. In diesem Artikel zeigen wir, wie Procurement Software in der Praxis funktioniert und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen bietet.
Was ist Procurement eigentlich?
Kurz gesagt: Procurement ist der Prozess der Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von einer externen Quelle. Es geht darum, die besten Lieferanten zu finden, Geschäfte auszuhandeln und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Waren und Dienstleistungen erhält, die es für seinen Erfolg benötigt.
Dieses Thema ist nicht nur für große Unternehmen von Nutzen, auch kleine und mittlere Unternehmen können von der Auseinandersetzung mit ihrem Einkaufsverhalten profitieren und ihre Geschäftsprozesse optimieren.
Es handelt sich jedoch um mehr als nur den einfachen Einkauf und die Bestellung von Waren. Der Erwerb umfasst strategische Planung, Risikomanagement und den Aufbau von Beziehungen, was Zeit und Geld kostet. Es ist wie das Zusammensetzen eines komplexen Puzzles, bei dem jedes Teil eine entscheidende Rolle für den Gesamterfolg Ihres Unternehmens spielt.
Automatisierung und Tools in der Praxis
So wie die meisten modernen Office-Berufe auf professioneller Software basieren, lebt auch der strategische Einkäufer von den richtigen Tools und Plattformen. An kaum einen Schritt des Einkaufsprozess spielt Software - online sowie offline - heutzutage mehr keine Rolle:
- Bedarfsanalyse
Sie überprüfen regelmäßig den Bedarf an Rohstoffen, Bauteilen oder anderen Materialien, um sicherzustellen, dass genügend Bestände vorhanden sind, um den Produktionsprozess aufrechtzuerhalten. - Lieferantenmanagement
Dies beinhaltet die Auswahl, Bewertung und Kommunikation mit Lieferanten. Sie sorgen dafür, dass Lieferanten die geforderten Qualitäts- und Mengenstandards einhalten und die Beschaffung von Frachtgut reibungslos abläuft. - Bestellabwicklung
Zu den täglichen Aufgaben, die bei der Verwaltung berücksichtigt werden müssen, gehören das Erstellen von Bestellungen, das Verfolgen von Lieferungen und das Überwachen von Lagerbeständen. Dies umfasst oft auch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Lagerhaltung und Finanzen. - Logistikoptimierung
Sie arbeiten an der kontinuierlichen Verbesserung von Logistikprozessen, um Effizienzsteigerungen zu erzielen. Dies kann die Optimierung von Transportrouten, Lagerplatznutzung und Bestellmengen umfassen. - Dokumentation und Berichterstattung
Das Führen von Aufzeichnungen über Bestellungen, Lieferungen und Lagerbestände ist entscheidend. Zudem erstellen Sie regelmäßig Berichte, um die Geschäftsleitung über die Performance und mögliche Optimierungsmöglichkeiten zu informieren. - Risikomanagement
Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Identifizierung und Bewertung von Risiken in der Lieferkette sowie die Entwicklung von Strategien zur Risikominderung. - Kommunikation
Regelmäßiger Austausch mit internen Abteilungen, Lieferanten und gegebenenfalls Kunden ist wichtig, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
Der genaue Arbeitsalltag kann je nach Branche, Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen variieren. Dennoch sind die Aufgaben der E-Procurement- und E-Sourcing-Lösungen auch für kleine und mittelständische Unternehmen nicht zu unterschätzen.
Herausforderung für Unternehmen
Die Herausforderungen im Einkauf für Unternehmen sind vielfältig und erfordern eine strategische Herangehensweise. Zu den zentralen Schwierigkeiten gehören:
- Lieferantenrisiken
Unternehmen müssen sich mit Unsicherheiten in der Lieferkette auseinandersetzen, wie etwa Naturkatastrophen, politischen Unruhen oder Rohstoffknappheit, die die Verfügbarkeit von Waren beeinträchtigen können. - Kostenmanagement
Die Preisvolatilität von Rohstoffen und Marktschwankungen kann die Kosten beeinflussen. Effektives Kostenmanagement oder eine Ausgabenanalyse erfordert daher präzise Preisverhandlungen, kontinuierliche Marktbeobachtung und alternative Lieferantenoptionen. - Qualitätskontrolle
Sicherstellung der Produkt- und Servicequalität ist entscheidend. Die Identifikation zuverlässiger Anbieter und die Implementierung von Qualitätskontrollmaßnahmen sind notwendig, um Ausschuss und Reklamationen zu minimieren. - Komplexität internationaler Lieferketten
In globalen Märkten können verschiedene Länder und rechtliche Rahmenbedingungen die Erwerbung komplex machen. Zollformalitäten, kulturelle Unterschiede und Währungsschwankungen erfordern ein effizientes internationales Lieferkettenmanagement. - Technologische Integration
Die erfolgreiche Integration moderner Technologien, wie etwa digitale Beschaffungsplattformen und Datenanalyse, stellt eine Herausforderung dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme reibungslos mit den Lieferantenkommunikationen und dem Datenmanagement interagieren. - Nachhaltigkeitsaspekte
Der steigende Fokus auf Nachhaltigkeit erfordert, dass Vertriebe nicht nur wirtschaftliche, sondern auch ökologische und soziale Faktoren in ihre Beschaffungsentscheidungen einbeziehen.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine ganzheitliche Beschaffungsstrategie, effektive Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Beschaffungsteams, ständige Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen und die Nutzung innovativer Technologien, um die Effizienz im Beschaffungsprozess zu steigern.
Zum Glück gibt es professionelle E-Procurement Software.
Welche Vorteile bietet Procurement Software?
Die Implementierung von Procurement-Software oder -Tools revolutioniert Unternehmensbeschaffungsprozesse durch cloudbasierte Automatisierung. Hierdurch können verbesserte Datenanalysen und transparentere Lieferketten verwaltet werden und die Software bietet Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und die Flexibilität, sich rasch an Marktveränderungen anzupassen. In dieser Infografik werden die zentralen Vorteile dieser Softwarelösungen beleuchtet.
Warum kompliziert, wenn es mit simple system einfacher geht?
Wir von simple system verstehen uns als innovatives Unternehmen, das sich auf die Entwicklung, Implementierung und das Management von benutzerfreundlicher Beschaffungssoftware spezialisiert hat. Mit dem Fokus auf die Vereinfachung komplexer Prozesse unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Effizienz zu steigern und optimale Ergebnisse zu erzielen.
Unsere maßgeschneiderte Software zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und innovative Technologie aus. Durch kontinuierliche Anpassung an die Bedürfnisse des Marktes streben wir danach, Unternehmen jeder Größe dabei zu helfen, ihre Ziele auf einfache und effektive Weise zu erreichen.
So geht Procurement heute
Mit "simple system" bedeutet, dass Unternehmen die Beschaffungsprozesse auf eine effiziente und fortschrittliche Weise gestalten, verwalten und rationalisieren können. Durch unsere Lösungen wird der Beschaffungsprozess transparent, flexibel und benutzerfreundlich.
Mit modernsten Technologien ermöglicht das Unternehmen eine präzise Datenanalyse, automatisierte Abläufe, einfache Budgetkontrolle und eine ganzheitliche Sicht auf die Lieferkette - genau so, wie es heute im modernen Geschäftsumfeld benötigt wird.
Zu unseren wichtigsten Funktionen gehören:
Einkaufen und Bestellung auslösen: Cockpit Order
Bestellungen werden einfach aufgegeben, genehmigt und direkt an den Lieferanten übermittelt. Gleichzeitig erfolgt die automatische Erfassung im ERP-System. Das Cockpit dient nicht nur als Schnittstelle; es ermöglicht eine flexible Konfiguration, um festzulegen, wie und mit welchen Parametern die angelegten Anschaffungen angereichert werden sollen.
Bestellung auslösen im ERP: Cockpit Workflow
Der Besteller kann direkt auf die Kataloge und Preislisten des Anbieters zugreifen. Nachdem der Warenkorb abgeschickt wird, erfolgt die automatische Erstellung einer Bestellanforderung, wo auch die Genehmigung stattfindet. Anschließend wird die Bestellung über "simple system" an den Lieferanten übermittelt.
Starten im ERP, einkaufen in simple system, Bestellung auslösen im ERP: OCI Punchout
Speichern Sie Kreditorennummern für Lieferanten und legen Sie eine Standard-Kreditorennummer fest. Dadurch wird das lästige Zuordnen von Rechnungen zu Kreditoren in Ihrem ERP/SRM vermieden.
Jetzt Procurement Prozess automatisieren
In der heutigen Geschäftswelt ist eine effiziente Beschaffung entscheidend für den Unternehmenserfolg. Von der Bestellabwicklung bis zur transparenten Lieferantenintegration spielt der Erwerb eine zentrale Rolle in operativen Abläufen. Durch den Einsatz moderner Beschaffungssoftware können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch ihre Effizienz steigern.
Automatisierte Bestellprozesse, direkter Zugriff auf Lieferantenkataloge und flexible Konfigurationsoptionen ermöglichen es Unternehmen, ihre Beschaffungsstrategien zu optimieren. Eine transparente Datenanalyse und die Verwaltung von Kreditorennummern verbessern die Gesamttransparenz und steigern die Agilität in der Lieferkette.
Um in einer zunehmend digitalisierten Geschäftsumgebung wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es unerlässlich, sich mit modernen Beschaffungslösungen auseinanderzusetzen. Diese bieten nicht nur kurzfristige Vorteile, sondern schaffen auch eine Grundlage für nachhaltige und zukunftsorientierte Beschaffungspraktiken.
Erkunden Sie diese Möglichkeiten und gestalten Sie Ihre Beschaffungsprozesse effizienter und transparenter. Machen Sie den ersten Schritt, um die Potenziale Ihrer Lieferkette voll auszuschöpfen und Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu positionieren.
