KPIs im Einkauf messen die Effizienz von Beschaffungsprozessen, helfen Kosten zu senken und die Qualität zu verbessern. Wichtige KPIs sind Kosten pro Bestellung, Lieferantenqualität und Einsparungen durch Verhandlungen. Moderne Systeme wie „simple system“ optimieren den Einkauf und integrieren Nachhaltigkeits-KPIs.
Einkauf KPI: Wichtigste Kennzahlen: Effiziente Beschaffung für Unternehmen
Der Einkauf bildet das Rückgrat jedes Unternehmens. Er beeinflusst maßgeblich die Kostenstruktur sowie die Qualität und Verfügbarkeit von Produkten und Dienstleistungen. In der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt entscheidet ein effizientes Beschaffungsmanagement über Erfolg oder Misserfolg.
Key Performance Indicators (KPIs) im Einkauf fungieren als Kompass für Unternehmen in Deutschland. Sie ermöglichen eine präzise Bewertung der Beschaffungsprozesse, decken Schwachstellen auf und identifizieren Optimierungspotenziale. Durch die kontinuierliche Überwachung dieser Kennzahlen gelingt es Unternehmen, ihre Einkaufsstrategien zu verfeinern und die Effizienz des Einkaufs zu steigern.
Definition von Kennzahlen im Einkauf
Key Performance Indicator (KPIs) repräsentieren messbare Werte, die den Erfolg spezifischer Aktivitäten oder Prozesse quantifizieren. Im Einkaufskontext dienen KPIs als Leistungsindikatoren, die die Effizienz und Effektivität der Beschaffungsprozesse abbilden. Sie liefern konkrete Daten zur Beurteilung der Einkaufsleistung und unterstützen fundierte Entscheidungen zur Organisation des Einkaufs und folglich zur Prozessoptimierung.
Was sind die wichtigsten KPIs im Einkauf?
Die Vielfalt der Einkaufs-KPIs ermöglicht es Unternehmen, ihre individuellen Schwerpunkte zu setzen. Dennoch kristallisieren sich zehn Kennzahlen für den Einkauf heraus, die branchenübergreifend als Fundament für ein effektives Beschaffungscontrolling dienen. Die folgenden Kennzahlen und KPIs im Einkauf liefern eine solide Basis zur Messung und Maximierung der Einkaufsaktivitäten.
1. Kosten pro Bestellung
Die Kosten pro Bestellung offenbaren die Effizienz des Bestellprozesses. Ein Unternehmen, das jährlich 10.000 Bestellungen mit Gesamtkosten von 500.000 EUR abwickelt, weist Kosten von 50 EUR pro Bestellung auf. Durch Prozessoptimierungen, wie die Einführung eines e-Procurement-Systems, lässt sich dieser Wert signifikant senken.
2. Kostenreduzierung
Die Kostenreduzierung zeigt die Einsparungen durch strategische Einkaufsmaßnahmen. Wenn ein Unternehmen ursprünglich 1.000.000 EUR für Rohstoffe ausgab und durch Neuverhandlungen den Preis auf 900.000 EUR senkte, ergibt sich eine Kostenreduzierung von 10 Prozent.
3. Prozesskosten für C-Teile
Die Prozesskosten für C-Teile zeigen die Kostenstruktur bei der Beschaffung geringwertiger Materialien. Laut BME liegen die Prozesskosten für Bestellungen bis 250.000 EUR im Jahr zwischen 100 EUR und 160 EUR pro Bestellung. Verschiedene Studien (Gerberich Consulting / HTWK Leipzig) bestätigen, dass die Prozesskosten für einen nicht-digitalen Einkaufsprozess je nach Unternehmen, Branche und Digitalisierungsgrad zwischen 95 EUR und 160 EUR variieren. Durch die Digitalisierung des Einkaufsprozesses lässt sich eine Einsparung von bis zu 40 % erzielen.
Dabei entstehen die Prozesskosten durch unterschiedliche Aufwände:
- Kosten der Einkaufsabwicklung: Diese beinhalten die Bearbeitung von Bestellungen, das Lieferantenmanagement und die Rechnungsprüfung.
- Transaktionskosten: Sie entstehen durch den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bestellung bis zur Bezahlung, und umfassen etwa die Kommunikation mit Lieferanten und die Verwaltung von Bestellungen.
- Kosten der Qualitätssicherung und Kontrolle: Diese Kosten fallen an, um sicherzustellen, dass die eingekauften Produkte oder Dienstleistungen den festgelegten Anforderungen entsprechen.
- Kosten durch Ineffizienzen: Hierzu zählen Prozesse, die aufgrund von Ineffizienz unnötig hohe Kosten verursachen, wie zum Beispiel unklare Vertragsstrukturen oder lange Genehmigungsprozesse.
4. Lieferantenqualität
Die Lieferantenqualität spiegelt die Zuverlässigkeit der Zulieferer wider. Bei 1.000 Lieferungen im Jahr, von denen 980 fehlerfrei waren, beträgt die Lieferantenqualität 98 Prozent. Eine hohe Quote minimiert Nacharbeiten und Produktionsausfälle und steigert im weiteren Fortgang die Leistung und Effizienz vieler Unternehmen.
5. Lieferzuverlässigkeit (OTIF – On-Time, In-Full)
Die OTIF-Quote erfasst die Pünktlichkeit und Vollständigkeit von Lieferungen. Bei 500 Lieferungen, von denen 475 pünktlich und vollständig eintrafen, liegt die OTIF-Quote bei 95 Prozent. Eine hohe Quote gewährleistet reibungslose Produktionsabläufe und fördert die Kundenzufriedenheit.
6. Einsparungen durch Verhandlungen
Diese Kennzahl quantifiziert die Verhandlungskompetenz des Einkaufsteams. Wenn durch Neuverhandlungen der Preis für ein Bauteil von 100 EUR auf 90 EUR gesenkt wird, resultiert eine Einsparung von 10 Prozent. Akkumuliert über alle Verhandlungen, zeigt sich das Potenzial für signifikante Kostensenkungen; ein weiterer wichtiger Indikator für die Effizienz im E-Sourcing.
7. Anzahl der Lieferanten
Die optimale Lieferantenanzahl balanciert Risikominimierung und Verwaltungseffizienz. Ein Unternehmen mit 1.000 Lieferanten könnte durch Konsolidierung auf 800 Lieferanten die Verwaltungskosten senken und gleichzeitig die Beziehungsqualität zu Kernlieferanten intensivieren.
8. Beschaffungszykluszeit
Die Beschaffungszykluszeit beeinflusst unmittelbar die Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens. Eine Reduzierung von durchschnittlich 30 auf 25 Tage ermöglicht flexiblere Anpassungen an Marktveränderungen und optimiert die Lagerhaltung.
9. Einkaufsvolumen pro Lieferant
Ein weiterer wichtiger KPI ist das Einkaufsvolumen pro Lieferant. Die Kennzahl hilft, die Abhängigkeit von Lieferanten zu identifizieren. Wenn 30 Prozent des Einkaufsvolumens auf einen einzigen Lieferanten entfallen, besteht Handlungsbedarf zur Risikodiversifizierung.
10. Reklamationsquote
Die Reklamationsquote reflektiert die Zufriedenheit mit Lieferanten. Bei 1.000 Bestellungen und 20 Reklamationen beträgt die Quote 2 Prozent. Eine niedrige Quote reduziert die Nachbearbeitungskosten und stärkt die Kundenzufriedenheit.
11. Return on Investment (ROI) im Einkauf
Der ROI quantifiziert den Wertbeitrag des Einkaufs. Bei Einsparungen von 500.000 EUR und Investitionskosten von 200.000 EUR ergibt sich ein ROI von 150 Prozent. Ein hoher ROI rechtfertigt Investitionen in Einkaufsressourcen und -technologien.
Bonus: Nachhaltigkeits-KPIs
Nachhaltigkeit-KPIs gewinnen zunehmend an Bedeutung:
- Anteil nachhaltiger Lieferanten: (Anzahl nachhaltiger Lieferanten / Gesamtanzahl der Lieferanten) × 100
- CO₂-Bilanz der Beschaffung: Summe der CO₂-Emissionen aller beschafften Produkte und Dienstleistungen
- Recyclingquote: (Menge recycelter Materialien / Gesamtmenge der beschafften Materialien) × 100
Wie optimiert man die Einkaufsstrategie durch KPIs?
Die Kenntnis relevanter KPIs bildet die Grundlage für eine effektive Einkaufsoptimierung. Die praktische Anwendung dieser Indikatoren ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung der Beschaffungsprozesse. Durch die systematische Erfassung und Analyse von Indikators können Unternehmen Engpässe identifizieren, Ineffizienzen beseitigen und ihre Gesamtleistung steigern, wodurch infolgedessen effizienter von den Einkaufsabteilungen eingekauft wird.
Strategische Planung im Einkauf
Die strategische Einkaufsplanung umfasst die langfristige Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten an den Unternehmenszielen. Key Performance Indicators unterstützen diese Prozesse, indem sie messbare Ziele definieren und Fortschritte transparent machen. Beispielsweise lässt sich durch die Analyse der Lieferantenanzahl und des Einkaufsvolumens pro Lieferant eine Strategie zur Lieferantenkonsolidierung entwickeln.
Im Rahmen der strategischen Planung werden konkrete Strategien festgelegt, um Kosten zu senken und die Qualität der beschafften Produkte zu verbessern. Ebenso fokussiert sich der strategische Einkauf auf die Verbesserung der Lieferkette, die Auswahl optimaler Lieferanten, die Optimierung der Lagerhaltung und die Integration innovativer Technologien, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und die Leistung eines Unternehmens zu steigern.
Kennzahlen zur Optimierung des Einkaufsvolumens
KPIs wie Kosten pro Bestellung sowie Einkaufsvolumen pro Lieferanten ermöglichen eine gezielte Optimierung des Beschaffungsvolumens. Durch die Identifikation von Hochvolumen-Lieferanten lassen sich Skaleneffekte nutzen und günstigere Konditionen aushandeln. Zeitgleich hilft die Analyse der Beschaffungszykluszeit bei der Optimierung von Bestellmengen und -frequenzen.
Die Betrachtung der Kostenreduzierung zeigt das Einsparpotenzial durch strategische Einkaufsmaßnahmen auf. Weiterhin unterstützt die Überwachung der Lieferantenanzahl dabei, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Risikominimierung und Effizienz zu erreichen. Durch die Nutzung von Skaleneffekten können Unternehmen ihre Stückkosten signifikant senken.
Langfristige Einsparungen durch effektives Einkaufscontrolling
Einkaufscontrolling bezeichnet die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller Beschaffungsaktivitäten. Durch die kontinuierliche Überwachung von KPIs wie Kostenreduzierung und ROI im Einkauf lassen sich langfristige Einsparpotenziale identifizieren und realisieren.
Ein effektives Controlling ermöglicht proaktive Anpassungen der Einkaufsstrategie an sich ändernde Marktbedingungen. Laut einer Studie konnte ein Automobilzulieferer durch die Implementierung eines monatlichen Einkaufscontrolling-Dashboards Einsparungen von 2,3 Millionen Euro im ersten Halbjahr 2023 nachweisen. Ebenso unterstützt das Einkaufscontrolling die strategische Entscheidungsfindung, indem es wichtige Daten und Kennzahlen liefert, die für fundierte Entscheidungen im Einkauf notwendig sind.
Sicherheit in Einkauf und Beschaffung - simple system
Wir von simple system liefern eine integrierte Lösung zur Erfassung und Auswertung von Einkaufs-KPIs. Unsere Plattform ermöglicht ein Echtzeit-Monitoring aller relevanten Kennzahlen und unterstützt so datenbasierte Entscheidungen im Beschaffungsmanagement. Durch automatisierte Prozesse und intelligente Analysetools optimiert simple system die Einhaltung definierter KPI-Ziele und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Einkaufsleistung.
Unsere Plattform bietet Zugriff auf mehr als 850 Lieferanten und 80 Millionen Artikel, wodurch manuelle Aufwände bei der Bestellabwicklung, beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung eliminiert werden. Zudem ermöglicht simple system eine einfache Anbindung an SAP-Systeme und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Einkaufsprozesse nachhaltig zu optimieren.
Zusammenfassung
Einkaufs-KPIs bilden das Fundament für ein effizientes Beschaffungsmanagement und realisieren eine ganzheitliche Bewertung der Einkaufsleistung. Die zehn wichtigsten Kennzahlen umfassen Kosten pro Bestellung, Kostenreduzierung, Lieferantenqualität, Lieferzuverlässigkeit (OTIF), Einsparungen durch Verhandlungen, Anzahl der Lieferanten, Beschaffungszykluszeit, Einkaufsvolumen pro Lieferant, Reklamationsquote und Return on Investment (ROI) im Einkauf.
Durch die Integration von Nachhaltigkeit-KPIs wie dem Anteil nachhaltiger Lieferanten oder der CO₂-Bilanz der Beschaffung lässt sich zudem die ökologische und soziale Verantwortung im Sourcing stärken. Die strategische Nutzung der richtigen KPIs erlaubt es Unternehmen, Engpässe zu identifizieren, Ineffizienzen zu beseitigen und ihre Gesamtleistung im Einkauf zu steigern.
Ein modernes Cloud ERP-System wie simple system unterstützt die Überwachung von Einkaufsprozessen in Echtzeit, senkt Kosten und verbessert die Qualität der Lieferantenbeziehungen. Die Plattform bietet einen Echtzeit-Datenzugriff, transparente Analysen und automatisierte Prozesse, die Fehler reduzieren, Abläufe beschleunigen und folglich Einkauf und Logistik effizienter gestalten.
Die konsequente Anwendung von Einkaufs-KPIs – unterstützt durch fortschrittliche Technologien – ebnet den Weg für langfristige Kosteneinsparungen, eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und eine nachhaltigere Beschaffungsstrategie. Unternehmen, die diese Instrumente effektiv nutzen, können ihre Einkaufsprozesse optimieren und sich einen entscheidenden Vorteil beim Global Sourcing verschaffen.
Häufig gestellte Fragen
Kann man die wichtigsten Kennzahlen im Einkauf in einem Vertrag mit Lieferanten festlegen?
Ja, die wichtigsten Kennzahlen im Einkauf können und sollten in Verträgen mit Lieferanten festgelegt werden, um klare Leistungserwartungen zu definieren und eine Basis für die Bewertung der Lieferantenleistung zu schaffen. Zentrale KPIs wie Lieferqualität, OTIF-Quote (On-Time, In-Full), Reaktionszeiten bei Reklamationen oder vereinbarte Kosteneinsparungsziele finden sich häufig in Rahmenverträgen oder Service-Level-Agreements (SLAs) wieder und fungieren als Grundlage für regelmäßige Lieferantenbewertungen und mögliche Vertragsanpassungen.
Können die Einkaufskosten bei Bestellungen je Einkäufer schwanken?
Ja, die Einkaufskosten bei Bestellungen können je nach Einkäufer erheblich schwanken. Faktoren wie Erfahrung, Verhandlungsgeschick, Marktkenntnis und persönliche Beziehungen zu Lieferanten spielen dabei eine entscheidende Rolle und können zu signifikanten Unterschieden in den erzielten Konditionen führen.
Wie kann die Effizienz einer Lieferung gemessen werden?
Die OTIF-Quote (On-Time, In-Full) quantifiziert die Pünktlichkeit und Vollständigkeit von Lieferungen und gewährt folglich einen reibungslosen Ablauf in der Produktion und im Vertrieb.
Wie kann man die Einhaltung einer KPI sicherstellen?
Die Einhaltung einer KPI wird durch ein systematisches Monitoring und klar definierte Zielvorgaben sichergestellt. Regelmäßige Leistungsüberprüfungen, gekoppelt mit Anreizsystemen für Mitarbeiter und Lieferanten, fördern die konsequente Einhaltung und kontinuierliche Verbesserung der Kennzahlen im Einkauf und in der Logistik.
Kann simple system genutzt werden, um in jeder Branche KPIs einzuhalten?
simple system liefert branchenübergreifende Lösungen zur KPI-Überwachung; von der Automobilindustrie über den Maschinenbau bis zum Gesundheitswesen profitieren Unternehmen von der flexiblen Plattform. Die Software passt sich an spezifische Branchenanforderungen an und ermöglicht eine maßgeschneiderte KPI-Verfolgung. Durch die Integration von Lieferantenbewertungen, Bestellprozessen und Analysetools unterstützt simple system die Einhaltung und Optimierung von Einkaufs-KPIs in diversen Wirtschaftszweigen.
