Digitale Beschaffungsplattform - Kosten in Einkauf und Beschaffung senken

Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, ihre Kostenstrukturen effizient zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine der entscheidenden Anforderungen in diesem Kontext ist der Einkauf und die Beschaffung. Traditionelle Beschaffungsprozesse sind oft zeitaufwendig, fehleranfällig und mit hohen Kosten verbunden.

Hier kommen digitale Beschaffungsplattformen ins Spiel: Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren, Transparenz zu erhöhen, ihr Lieferantenmanagement besser zu integrieren und Kosten signifikant zu senken. Durch den Einsatz solcher Plattformen können nicht nur Beschaffungsvorgänge beschleunigt, sondern auch bessere Konditionen ausgehandelt und die Effizienz der gesamten Lieferkette optimiert werden.

Beschaffungsplattform - Definition

Eine Beschaffungsplattform ist eine digitale Lösung, die Unternehmen ermöglicht, ihren Einkauf und die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen effizient zu verwalten. Diese Plattformen bieten eine zentrale Schnittstelle, über die Einkäufer verschiedene Anbieter vergleichen, Angebote einholen, Bestellungen aufgeben und Verträge verwalten können. Ziel ist es, die Beschaffungsprozesse zu automatisieren, Transparenz zu erhöhen und Kosten zu senken, indem sie den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Lieferung digital abbilden.

Die Vorteile von digitalen B2B Beschaffungsplattformen beim Einkauf

Digitale B2B-Einkaufsplattformen bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile im Procurement, die weit über die reine Kostensenkung hinausgehen. Die wichtigsten Vorteile umfassen:

1. Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Aufgaben können Unternehmen ihre Betriebskosten deutlich senken. Zudem ermöglichen die Plattformen Preisvergleiche und bessere Konditionen, was zu günstigeren Einkaufspreisen führt.
2. Effizienzsteigerung: Procurement Systeme beschleunigen den gesamten Einkaufsprozess. Von der Bedarfsermittlung über die Angebotseinholung bis hin zur Bestellung und Lieferung – alle Schritte können zentral und oft in Echtzeit abgewickelt werden. Dies reduziert die Zeit und verringert den Verwaltungsaufwand.
3. Transparenz und Kontrolle: Durch die zentrale Erfassung und Verwaltung aller Beschaffungsvorgänge erhalten Unternehmen eine hohe Transparenz über ihre Einkaufsaktivitäten. Das erleichtert die Kontrolle von Ausgaben, die Einhaltung von Budgets und die Nachverfolgung von Aufträgen.
4. Bessere Verhandlungsposition: Die Möglichkeit, eine große Anzahl von Lieferanten gleichzeitig zu erreichen und deren Angebote zu vergleichen, stärkt die Verhandlungsposition des Unternehmens. Dies führt oft zu besseren Konditionen und Vertragsbedingungen.
5. Risikominimierung: Durch die integrierten Analyse- und Reporting-Tools können potenzielle Risiken, wie zum Beispiel Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten oder Preisvolatilitäten, frühzeitig erkannt und minimiert werden.
6. Erweiterter Zugang zu Lieferanten: Digitale Plattformen bieten Zugang zu einem breiten Netzwerk von Lieferanten weltweit. Dies erleichtert es Unternehmen, neue und qualifizierte Lieferanten zu finden und so ihre Lieferkette zu diversifizieren.
7. Nachhaltigkeit und Compliance: Viele E-Procurement Systeme bieten Funktionen zur Überprüfung der Nachhaltigkeit und Compliance von Lieferanten. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie ethisch und gesetzeskonform einkaufen.
8. Integration und Zusammenarbeit: Moderne Beschaffungsplattformen lassen sich in bestehende Unternehmenssysteme wie ERP-Systeme integrieren, was eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten ermöglicht.
   Auch besteht die Möglichkeit, dass verschiedene Mitarbeitende Zugriff auf das gleiche System haben, was die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens gewährleistet.

Funktion einer Beschaffungsplattform an einem Fallbeispiel

Ein Vergleich zwischen traditionellen und modernen Prozessen zeigt, wie hoch die positiven Aspekte für Unternehmen sein kann. Alle Kosten, die mit den betrieblichen Abläufen verbunden sind und ihnen zugerechnet werden können, lassen sich als Prozesskosten verbuchen. Soweit die Theorie der Betriebswirtschaftslehre.

In der Praxis bleiben die Prozesskosten in Unternehmen häufig unbeachtet. Vor allem in der Beschaffung von C-Teilen lohnt sich jedoch eine Analyse der Prozesskosten, denn diese können den Warenwert der tagesnotwendigen Artikel und Waren deutlich übersteigen. Wie groß der Kontrast der Prozesskosten beim klassischen Beschaffungsprozess im Vergleich mit einer Beschaffungsplattform ist, wollen wir hier einmal an einem konkreten Beispiel darstellen.

Probleme der Einkäufer vor der Automatisierung

C-Teile haben meist nur einen geringen Warenwert, sind jedoch essenziell für betriebliche Abläufe. Ihre Beschaffung führt häufig zu extrem hohen Prozesskosten. Denn in vielen Unternehmen läuft der Beschaffungsprozess noch auf althergebrachten Wegen und mit zahlreichen manuellen Prozessen ab. Sehen wir uns dies einmal an – und berechnen gleich einmal, was dies in Bezug auf die Kosten bedeutet.

• Anforderer Herr Dreher braucht dringend Vierkantschrauben. Fix recherchiert er im Katalog (Print oder online). Bevor er bestellt, muss er eine Bedarfsanforderung mit Artikeldaten (BANF) in SAP erstellen. All dies kostet ihn 15 Minuten Arbeitszeit.
• Die Vierkantschrauben sind – aufgrund aktueller Lieferprobleme – teurer als sonst. Daher muss Drehers Chef den Kauf prüfen und genehmigen. Dafür fallen 5 Minuten Arbeitszeit an.
• Nun prüft das Controlling, ob alle Daten (beispielsweise die Kontierung) korrekt sind, bevor es den Bedarf in SAP auslöst. Arbeitszeit: 5 Minuten.
• Die BANF wird jetzt in eine Bestellung umgewandelt und vom Einkauf auf Preis und Liefertermin geprüft. Zusätzlich fragt der Einkauf beim Lieferanten bezüglich Verfügbarkeit und Liefertermin an. Bestellung erstellen: 5 bis 10 Minuten, Anfrage: 20 bis 30 Minuten.
• Jetzt sollte der Lieferant eine Auftragsbestätigung schicken. Tut er dies nicht, mahnt der Einkauf diese bei ihm an. Arbeitszeit: 5 bis 10 Minuten.
• Einige Tage später trifft die Ware ein. Der Wareneingang prüft, ob die richtigen Schrauben in der bestellten Menge geliefert wurden. Der Eingang der Ware wird in SAP verbucht und Herr Dreher benachrichtigt, dass seine Schrauben angekommen sind. Arbeitszeit: 15 Minuten.
• Zuletzt prüft die Finanzbuchhaltung die Rechnung und verbucht sie. Für die Freigabe müssen möglicherweise Unstimmigkeiten bezüglich des Preises und weiterer Faktoren geklärt werden. Aufwand: 10 bis 15 Minuten.
• Fazit: Im schlechtesten Fall beläuft sich die Bearbeitungszeit und die Umsetzung aller Prozessschritte auf insgesamt 105 Minuten – ganze 1 Std. 45 Min. pro Auftrag. Geht man von einem internen Stundensatz von 70 Euro aus, betragen die Prozesskosten hier 122,50 Euro / Std. Der Aufwand ist – abhängig von den genauen Prozessen der Unternehmung – nach oben hin offen.

Beschaffung mit Plattform - Beispiel einer Bestellung mit simple system

Und nun die elektronische Einkaufsplattform im direkten Vergleich:

• Anforderer Dreher findet die passenden Vierkantschrauben rasch mittels Suchbegriff in den Katalogdaten der Plattform. Er legt sie in den Warenkorb. Dieser wird samt den Kontierungsdaten direkt in das ERP übertragen. Dort wird in wenigen Klicks automatisiert eine BANF erzeugt. Arbeitszeit: 5 Minuten.
• Die Vierkantschrauben sind – aufgrund derzeitiger Lieferprobleme – teurer als sonst. Daher muss Drehers Chef den Kauf prüfen und genehmigen. Arbeitszeit: 5 Minuten.
• Da die Kontierungsdaten automatisiert im System übergeben wurden, muss das Controlling diese nicht mehr analysieren und prüfen.
• Die BANF wird vom System automatisch in eine Bestellung umgewandelt – alle wichtigen Daten dafür sind bereits aus dem Online-Katalog übertragen worden.
• Der Einkauf prüft nur noch den Liefertermin der Auftragsbestätigung. Arbeitszeit: rund 5 Minuten
• Einige Tage später trifft die Ware ein. Die Wareneingangsprüfung erfolgt in SAP. Herr Dreher erhält Bescheid, dass seine Schraube angekommen ist. Arbeitszeit: 15 Minuten.
• Die Rechnung wird im ERP automatisiert geprüft. Dies ist möglich, da Preise und Konditionen aus dem Online-Katalog direkt ins System übertragen wurden. Damit ist die Finanzbuchhaltung von der Prüfung entlastet.
• Fazit: Die Bearbeitungszeit für alle Prozessschritte beläuft sich dank des automatisierten Prozesses auf circa 30 Minuten. Geht man von einem internen Stundensatz von 70 Euro aus, betragen die Prozesskosten für einen Auftrag 35 Euro / Std. Damit hat die Firma rund 70 Prozent an Zeit und Prozesskosten gespart! Die schnelle Bearbeitung und die Minimierung der Schritte vermeiden außerdem menschliche Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung eventuell noch mehr Kosten verursachen können.

Unser Beispiel macht deutlich, dass es sich lohnt, die internen Beschaffungsprozesse einmal genauer zu prüfen und sie zu bewerten. Nicht nur in Bezug auf geringere Kosten kann es sich durchaus lohnen, eine Beschaffungsplattform zu nutzen. In Zeiten des Fachkräftemangels hilft sie, Prozesse zu vereinfachen und Bearbeitungszeiten zu reduzieren.

So lassen sich Mitarbeitende in den einzelnen Abteilungen zielgenauer für andere Aufgaben einsetzen oder redundante Prozesse eliminieren. Damit profitieren Unternehmen nicht nur von geringeren Kosten, sondern auch von einer verbesserten und unkomplizierten Vorgehensweise.

Zusammenfassung

Zusammenfassend zeigt sich, dass der Einsatz digitaler Beschaffungsplattformen Unternehmen erhebliche Vorteile bietet, insbesondere in Bezug auf die Senkung von Prozesskosten und die Steigerung der Effizienz und Flexibilität. Durch die Automatisierung und Zentralisierung von Beschaffungsprozessen lassen sich nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch die Belastung der Mitarbeitenden reduzieren.

Dies ermöglicht eine gezieltere Nutzung von Ressourcen und trägt zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bei. In einem zunehmend anspruchsvollen Marktumfeld ist die Digitalisierung der Beschaffung daher ein entscheidender Schritt, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Effizienz nachhaltig zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert E-Procurement?
E-Procurement automatisiert und digitalisiert den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung und Abrechnung, über eine zentrale Online-Plattform.

Bieten Beschaffungsplattformen volle Transparenz zwischen den Käufern und Verkäufern?
Ja, Einkaufsplattformen ermöglichen volle Transparenz, indem sie den gesamten Einkaufsprozess, inklusive Preisvergleiche und Bestellstatus, in Echtzeit nachvollziehbar machen.

Können sich Systeme wie simple system individuell an die Entwicklung des Unternehmens anpassen?
Ja, diese Systeme sind oft flexibel und skalierbar, sodass sie sich an die wachsenden und sich ändernden Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen können.

Wie helfen Beschaffungsplattformen Unternehmen dabei zu sparen?
E-Procurement Systeme helfen Unternehmen zu sparen, indem sie Prozesse automatisieren, manuelle Arbeit reduzieren, Preisvergleiche erleichtern und bessere Konditionen ermöglichen.

Hilft simple system dabei, meine Lieferanten und Ressourcen zu organisieren?
Ja, simple system unterstützt Unternehmen dabei, ihre Lieferanten und Ressourcen effizient zu organisieren, indem es eine zentrale Plattform bietet, auf der Lieferanten verwaltet, Bestellungen koordiniert und Ressourcen optimal genutzt werden können.