Best Practice aus der Praxis

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Die Herausforderung

Doch trotz Innovationskraft in der Produktion war die C-Teile-Beschaffung vor wenigen Jahren noch von manuellen Prozessen und mangelnder Integration geprägt. Der Digitalisierungsgrad in diesem Bereich war bis dahin eher gering. Klassische E-Mails und papierbasierte Bestellanforderungen dominierten das Tagesgeschäft –mit entsprechend langen Durchlaufzeiten und hohem administrativem Aufwand. Mit dem klaren Ziel, Transparenz, Effizienz und Geschwindigkeit zu erhöhen, startete Wemhöner ein umfassendes Digitalisierungsprojekt.

Die Herausforderungen waren klar: Medienbrüche beseitigen, Durchlaufzeiten verkürzen und die Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträgern, Buchhaltung, Wareneingang, IT und Controlling verbessern. Mit der Entscheidung, den gesamten Beschaffungsprozess über die E-Procurement-Plattform simple system neu aufzusetzen und eine direkte ERP-Integration zu schaffen, legte Wemhöner den Grundstein für eine umfassende Transformation.

Dabei erwies sich simple system als wichtiger Partner, der nicht nur die technologische Plattform stellte, sondern auch mit umfassender Prozess- und Projekterfahrung die Implementierung maßgeblich unterstützte. Besonderes Augenmerk galt dabei der Einbindung aller Beteiligten. Schon früh wurden interne Stakeholder aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen – eine Maßnahme, die sich als entscheidend für die hohe Akzeptanz der neuen Lösung erwies. Auch die Lieferanten unterstützten den Wandel, indem sie sich schnell auf die neue Plattform einstellten.

Technische Herausforderungen konnten durch die enge Zusammenarbeit mit dem Support-Team von simple system effizient gelöst werden.

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Zentrale Erfolgsfaktoren des Projekts

• Schnellere Durchlaufzeiten: Die Auftragsbearbeitungszeiten sanken von durchschnittlich sechs bis sieben auf nur noch ein bis zwei Arbeitstage.
• Prozesskosteneinsparung: Benchmark-Analysen ermöglichten Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent in einzelnen Bereichen.
• Ganzheitliche Betrachtung der Prozesse: Nicht nur der Einkauf, sondern auch Buchhaltung, Wareneingang, IT und Controlling wurden frühzeitig eingebunden. Dadurch konnten Schnittstellen und Folgeprozesse nahtlos integriert werden.
• ERP-Integration als Schlüssel: Durch die direkte Anbindung derb-Procurement-Plattform an das ERP-System wurde die Basis für durchgängige, automatisierte Abläufe gelegt – von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfung.
• Mitarbeiterorientierte Umsetzung: Akzeptanz wurde gezielt aufgebaut, indem Vorteile klar kommuniziert und alle Bedarfsträger aktiv in die Einführung eingebunden wurden.
• Lieferanten als Partner: Die schnelle Bereitschaft der Lieferanten, sich auf die neue Plattform einzulassen, erwies sich als wichtiger Erfolgsfaktor.
• Volle Transparenz der Prozesse: Der Status einer Bestellung ist heute jederzeit einsehbar, Genehmigungen lassen sich sogar mobil per Smartphoneabwickeln.

Besonders bemerkenswert: Auch die Mitarbeiterzufriedenheit profitierte von der Digitalisierung. Durch die neuen Tools und vereinfachten Abläufe berichten alle beteiligten Abteilungen von einer deutlich spürbaren Arbeitserleichterung und mehr Effizienz im Tagesgeschäft.

Die Akzeptanz und der Erfolg des Projekts zeigen, dass Digitalisierung dann gelingt, wenn alle Beteiligten eingebunden werden und Prozesse durchgängig gedacht sind. Mit simple system haben wir einen Partner gefunden, der unsere Anforderungen verstanden und gemeinsam mit uns umgesetzt hat.

Ralf Seipt
_{Leitung Einkauf / Materialwirtschaft}

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Die Wemhöner SurfaceTechnologies, die dieses Jahr ihr 100-jähriges Jubiläum feiert, hat mit der Digitalisierung ihrer C-Teile-Beschaffung einen bedeutenden Schritt in Richtung Zukunft gemacht.

Die Ergebnisse sprechen für sich: verkürzte Durchlaufzeiten, gesteigerte Effizienz, reduzierte Kosten und zufriedene Mitarbeitende. Gleichzeitig zeigt das Projekt, dass Digitalisierung im Einkauf kein Selbstzweck ist – sondern ein strategisches Instrument, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig zu sichern.

Wer offen für Veränderung ist, Prozesse ganzheitlich denkt und konsequent auf Integration setzt, wird auch die nächsten Schritte der digitalen Transformation erfolgreich gestalten.