E-Procurement bei SPINNER: Ein langer Weg mit klarer Richtung

‍Nutzungsschwerpunkt

simple system wird ausschließlich für den nicht bestandsgeführten Bedarf eingesetzt – sprich: Büromaterial, Betriebsbedarf und projektbezogene C-Teile außerhalb der Fertigung.

Bestellungen über simple system (2023): rund 1 % des Gesamteinkaufsvolumens

Typischer Bedarf: Papier, Werkzeuge, Betriebsmittel, IT-Zubehör

Abwicklung: Sichtberechtigte Fachabteilungen initiieren den Bedarf, die Einkaufsabteilung übernimmt die Bestellung.

Warum simple system?

Die Entscheidung für die E-Procurementplattform war anfangs durch den kostenfreien Zugang geprägt – geblieben ist man, weil die Plattform funktioniert. Die Vorteile aus Sicht von SPINNER:

1. Benutzerfreundlichkeit ohne Schulungsaufwand

Neue Kolleg:innen fragen nicht, das System funktioniert – sie sagen einfach: ‚Leg mir bitte einen Account an.' Das spricht für sich.

Gerade bei Mitarbeitenden außerhalb des Einkaufs kommt die intuitive Nutzung zum Tragen: Suchen – Finden – Anfragen. Kein Schulungsbedarf, keine Barrieren.

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2. Prozessentlastung im Einkauf

Wo früher vier Angebote eingeholt, manuell verglichen und per Mail bestellt wurde, reicht heute eine Plattformabfrage. Der Einkauf profitiert doppelt:

Kostenseite: Schnellere Preisvergleiche mit verhandlungsstarken Katalogpartnern ‍

Zeitseite: Bestellprozesse mit wenigen Klicks statt E-Mail-Pingpong

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3. Geringer Pflegeaufwand bei hoher Akzeptanz

Das System läuft stabil, die Akzeptanz ist hoch. Das interne Bestellhandbuch wurde einmal aufgesetzt und reicht aus. Die Einkaufsabteilung betreut den Prozess mit wenig Rückfragen. Die Genehmigungszeiten sind minimal, Maverick Buying quasi ausgeschlossen.

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4. Verlässlicher Support

Unser Ansprechpartner ist immer erreichbar und hat uns auch beim Wechsel von der alten auf die in 2024 ausgerollte, neue Plattform eng begleitet – das war Gold wert.

Technische Umstellungen (z. B. die neue Plattformversion) liefen dank Ansprechpartner und interner IT reibungslos.

Integration in Digitalisierungsstrategie

simple system ist heute kein isoliertes Tool, sondern Teil eines breiteren Digitalisierungsfahrplans. Im Fokus steht aktuell die Einführung eines neuen ERP-Systems bis 2028 – inklusive Schnittstellen zu simple system und potenziellen Erweiterungen (z. B. automatisiertes Einlesen von Auftragsbestätigungen, OCI-Kataloge).

Digitalisierungsthemen haben bei der Firma SPINNER eine hohe Priorität und werden durch dedizierte Ansprechpartner eng begleitet. Diese Betreuung findet aus den Marketing- und Vertriebsteams heraus statt.  

Einsparungen & messbare Effekte

• Prozesskostenreduktion: Durch wegfallende manuelle Anfragen
• Produktkosten: Preisvergleiche in Echtzeit senken Einkaufspreise
• Zeitersparnis: Bedarfsträger übernehmen Vorrecherche, Einkauf reduziert Aufwand
• Einsparpotenzial laut Plattform (Juli 2025): >24.000 €

Optimierungspotenzial erkannt

Einzelne Prozesse – etwa die manuelle Übermittlung von Bestellanforderungen per E-Mail – sind noch nicht vollständig digitalisiert. Bedarfsträger nutzen aktuell ein internes Formular, das an den Einkauf gesendet wird. Dort werden die Daten dann in simple system übertragen.

In manchen Abteilungen wird diskutiert, ob sich dieser Ablauf effizienter gestalten lässt – zum Beispiel durch gezielte Erweiterung von Benutzerrechten oder einen systemseitigen Genehmigungsprozess. Ziel ist es, interne Medienbrüche zu reduzieren und Aufwand auf beiden Seiten zu minimieren.

Wenn Bedarfsträger bereits wissen, dass ein Produkt über simple system verfügbar ist, wäre es sinnvoll, diesen Schritt möglichst direkt im System abzubilden – ohne Umweg über E-Mail und manuelle Übertragung.

simple system begleitet diesen Gedanken aktiv – mit Blick auf sinnvolle Rollenverteilungen, Prozesssicherheit und Entlastung des Einkaufs. Die Offenheit für Weiterentwicklung ist bei SPINNER ausdrücklich vorhanden.

Erfolgsfaktoren & Lessons Learned

Was hat bei SPINNER funktioniert?

• Geringe Barrieren für neue Nutzer:innen
• Kombination aus externem Tool und interner IT-Kompetenz
• Dedizierte Rollenverteilung: Bedarfsträger vs. Einkauf
• Frühzeitiger Einstieg mit klarem Fokus (Kostenstellenbedarf)

Empfehlung für andere Unternehmen:

Wer digitalisieren will, sollte Zeit einplanen un ein starkes Projektteam aufstellen. Leuchtturmprojekte sind ideal, um Erfahrungen zu sammeln und Akzeptanz aufzubauen.

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Fazit

Die SPINNER GmbH zeigt, wie E-Procurement im indirekten Bereich pragmatisch und effizient implementiert werden kann – ohne Buzzwords, dafür mit klarem Blick auf Nutzen und Alltagstauglichkeit.
simple system ist dabei keine Spielerei, sondern ein fest etabliertes Werkzeug im täglichen Betrieb – und ein Sprungbrett für weitere digitale Schritte.