Behandeln Sie alle Lieferanten gleich? Warum das Ihren Einkauf teuer zu stehen kommt

Was ist Lieferantensegmentierung? Eine Definition

Die Lieferantensegmentierung ist ein strategischer Prozess im Einkauf und im Supply-Chain-Management, bei dem die gesamte Lieferantenbasis eines Unternehmens in verschiedene Gruppen oder Segmente unterteilt wird. Diese Kategorisierung von Lieferanten erfolgt anhand vorab definierter Kriterien wie dem Einkaufsvolumen, dem Versorgungsrisiko, der strategischen Bedeutung für das Unternehmen oder dem Innovationspotenzial. Ziel ist es, nicht mehr alle Lieferanten nach einem Einheitsprinzip zu verwalten, sondern für jedes Segment eine passende Betreuungs- und Entwicklungsstrategie zu entwickeln. Dieser Ansatz ermöglicht eine differenzierte Steuerung der Lieferantenbeziehungen und einen gezielteren Einsatz von Ressourcen.

Warum ist eine strategische Segmentierung Ihrer Lieferanten unverzichtbar?

Der Übergang von einer reaktiven, administrativen Beschaffung zu einem proaktiven, wertschöpfenden Partnermanagement ist ohne eine durchdachte Segmentierung kaum denkbar. Sie bildet die Grundlage für ein effektives Lieferantenmanagement (SRM), das weit über die reine Bestellung hinausgeht. Indem Sie verstehen, welcher Lieferant welchen Stellenwert hat, können Sie Ihre Strategie präzise ausrichten und signifikante Wettbewerbsvorteile erzielen. Die Vorteile sind vielfältig und wirken sich direkt auf die Effizienz und Resilienz Ihres Unternehmens aus.

• Fokussierung der Ressourcen: Nicht jeder Lieferant benötigt die gleiche Aufmerksamkeit. Durch die Segmentierung können Sie Ihre Zeit und Ihr Personal gezielt auf die Pflege der Beziehungen zu strategischen Partnern konzentrieren, während Sie den Aufwand für transaktionale Lieferanten durch Automatisierung minimieren.
• Effektives Risikomanagement: Die Segmentierung hilft Ihnen, Lieferanten mit hohem Versorgungsrisiko (z. B. Monopolisten für kritische Komponenten) zu identifizieren. So können Sie proaktive Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen, etwa durch den Aufbau von Zweitlieferanten oder die Entwicklung von Notfallplänen. Dies stärkt die Widerstandsfähigkeit Ihrer gesamten Lieferkette.
• Optimierung der Lieferantenbeziehungen: Sie können maßgeschneiderte Strategien für die Zusammenarbeit entwickeln. Während bei strategischen Partnern eine enge Kooperation im Bereich Innovation und Entwicklung im Vordergrund steht, geht es bei Hebellieferanten primär um die Optimierung von Preisen und Konditionen. Ein differenziertes Supplier Relationship Management führt zu besseren Ergebnissen für beide Seiten.
• Steigerung von Effizienz und Kosteneinsparungen: Indem Sie die Beschaffungsprozesse an das jeweilige Segment anpassen, senken Sie den administrativen Aufwand. Für C-Teile von Routine-Lieferanten eignen sich automatisierte Bestellplattformen, während für strategische Güter intensive Verhandlungen und gemeinsame Planungsprozesse erforderlich sind. Dies führt nicht nur zu Effizienzgewinnen, sondern auch zu direkten Kosteneinsparungen.

Der Prozess der Lieferantensegmentierung: Ein Leitfaden in 4 Schritten

Eine erfolgreiche Lieferantensegmentierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein dynamischer Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden muss. Er lässt sich typischerweise in vier klar definierte Phasen unterteilen. Ein systematisches Vorgehen stellt sicher, dass die Segmentierung von Lieferanten auf validen Daten basiert und die strategischen Ziele Ihres Unternehmens unterstützt.

Schritt 1: Ziele definieren und Daten sammeln

Bevor Sie mit der eigentlichen Analyse beginnen, müssen Sie die Ziele Ihrer Segmentierung klar definieren. Was möchten Sie erreichen? Geht es primär um die Minimierung von Risiken, die Realisierung von Kosteneinsparungen, die Förderung von Innovation oder eine Kombination daraus? Diese Ziele bestimmen, welche Kriterien für die Einteilung relevant sind. Im nächsten Schritt folgt die Sammlung der notwendigen Lieferantendaten. Eine umfassende Ausgabenanalyse (Spend Analysis) ist hier oft der Ausgangspunkt.

Sie gibt Aufschluss darüber, wie viel Geld Sie bei welchem Lieferanten ausgeben. Weitere wichtige Datenpunkte sind Lieferperformance (z. B. Liefertreue, Qualität), vertragliche Konditionen, Zertifizierungen und Bewertungen aus Audits. Die Qualität Ihrer Segmentierung steht und fällt mit der Qualität und Vollständigkeit Ihrer Daten. Eine saubere, zentralisierte Datenbasis ist daher eine essenzielle Voraussetzung für den gesamten Prozess.

Schritt 2: Segmentierungsmodell auswählen und Kriterien festlegen

Nachdem die Datenbasis geschaffen ist, benötigen Sie ein strukturiertes Modell, um Ihre Lieferanten zu kategorisieren. Die Wahl des Modells hängt von den zuvor definierten Zielen ab. Für eine erste, einfache Priorisierung kann die ABC-Analyse dienen, die Lieferanten oft nach dem Pareto-Prinzip einteilt: Ein kleiner Teil der Lieferanten (A-Lieferanten) ist für einen Großteil des Einkaufsvolumens verantwortlich. Dieser Ansatz ist jedoch eindimensional und vernachlässigt kritische Faktoren wie das Versorgungsrisiko.

Für eine strategisch fundierte Segmentierung hat sich die Kraljic-Matrix als Goldstandard etabliert. Dieses Modell bewertet Lieferanten anhand von zwei entscheidenden Dimensionen:

• Ergebniseinfluss / strategische Bedeutung: Wie stark wirkt sich das beschaffte Gut auf die Profitabilität oder die Qualität des Endprodukts aus? Hier spielen Faktoren wie das Einkaufsvolumen, der Wertbeitrag zur Marge und die Differenzierung am Markt eine Rolle.
• Versorgungsrisiko / Komplexität des Beschaffungsmarktes: Wie schwierig ist es, das Gut zu beschaffen? Kriterien sind hier die Anzahl der verfügbaren Lieferanten, logistische Komplexität, Monopolstellungen oder die Volatilität des Marktes.

Aus der Kombination dieser beiden Achsen ergeben sich vier Segmente, die eine klare Priorisierung und strategische Ausrichtung ermöglichen: Hebel-, Strategie-, Routine- und Engpasslieferanten. Für eine detaillierte Auseinandersetzung mit diesem Modell empfehlen wir unseren weiterführenden Artikel zur Kraljic-Matrix.

Schritt 3: Lieferanten analysieren und zuordnen

In dieser Phase erfolgt die eigentliche operative Zuordnung der Lieferanten zu den definierten Segmenten. Bewerten Sie jeden relevanten Lieferanten anhand der Kriterien Ihres gewählten Modells. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Analyse der gesammelten Lieferanteninformationen und sollte idealerweise nicht allein vom Einkauf durchgeführt werden. Beziehen Sie Experten aus anderen Abteilungen wie der Produktion, der Qualitätssicherung und der Forschung & Entwicklung mit ein, um eine ganzheitliche und präzise Bewertung sicherzustellen. So wird nicht nur die Kritikalität von Bauteilen korrekt eingeschätzt, sondern auch das Innovationspotenzial eines Lieferanten berücksichtigt.

Die Bewertung von Risiken gewinnt dabei zunehmend an Bedeutung. Gesetzliche Vorgaben wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) erfordern eine noch genauere Analyse der Lieferantenrisiken, insbesondere im Hinblick auf Menschenrechte und Umweltstandards entlang der Lieferkette. Während die Zuordnung bei einer kleinen Lieferantenbasis noch manuell in Tabellen erfolgen kann, ist bei hunderten oder tausenden Lieferanten der Einsatz von SRM-Software oder E-Procurement-Plattformen unerlässlich. Solche Tools automatisieren die Datensammlung und Analyse, sorgen für konsistente Bewertungen und machen die Segmentierung nachvollziehbar und dynamisch anpassbar.

Schritt 4: Segment-spezifische Strategien entwickeln und umsetzen

Die Segmentierung ist kein Selbstzweck. Ihr wahrer Wert entfaltet sich erst durch die Ableitung und Umsetzung maßgeschneiderter Strategien für jedes Segment. Ziel ist es, Ressourcen gezielt einzusetzen und die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten zu optimieren, während der Aufwand für unkritische Lieferanten minimiert wird. Für die vier Quadranten der Kraljic-Matrix ergeben sich typischerweise folgende Handlungsstrategien:

• Strategische Lieferanten (Partnerschaft aufbauen): Diese Lieferanten sind erfolgskritisch. Hier ist das Ziel, langfristige, kollaborative Partnerschaften aufzubauen. Investieren Sie in gemeinsame Entwicklungsprojekte, eine enge prozessuale Integration und regelmäßige strategische Abstimmungen. Das Management dieser Beziehungen obliegt der obersten Führungsebene.
• Hebel-Lieferanten (Wettbewerb nutzen): Bei diesen Lieferanten haben Sie aufgrund eines geringen Versorgungsrisikos und eines hohen Einkaufsvolumens eine starke Verhandlungsposition. Nutzen Sie diesen Hebel durch regelmäßige Ausschreibungen, Volumenbündelung und harte Preisverhandlungen, um Kosteneinsparungen zu erzielen.
• Engpass-Lieferanten (Versorgung sichern): Das Hauptaugenmerk liegt hier auf der Sicherstellung der Verfügbarkeit. Prüfen Sie Maßnahmen wie den Aufbau von Sicherheitsbeständen, die Qualifizierung von Zweitlieferanten (Second Sourcing) oder die Standardisierung von Komponenten, um die Abhängigkeit zu reduzieren und das Risiko zu minimieren.
• Routine-Lieferanten (Prozesse automatisieren): Bei diesen Lieferanten mit geringem Risiko und geringem Wertbeitrag steht die Prozesseffizienz im Vordergrund. Ziel ist die maximale Automatisierung der Bestell- und Abwicklungsprozesse, z. B. durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen, Katalogen oder P-Cards, um den administrativen Aufwand drastisch zu senken.

Fazit

Die Abkehr vom Gießkannenprinzip im Lieferantenmanagement ist weit mehr als eine organisatorische Maßnahme. Sie markiert den entscheidenden Schritt von einer reinen Verwaltungsfunktion hin zu einer strategischen Wertschöpfung. Wer seine Lieferanten differenziert betrachtet, gewinnt nicht nur Kostenvorteile, sondern schafft sich vor allem eines: Fokus.

Indem Sie Routineaufgaben automatisieren und Ressourcen gezielt in erfolgskritische Partnerschaften investieren, stärken Sie die Innovationskraft und die Resilienz Ihres Unternehmens. Eine dynamische Segmentierung ist somit das Navigationssystem, das Sie sicher durch die Komplexität globaler Märkte steuert. Beginnen Sie damit, Ihre Lieferantenbasis zu strukturieren, und machen Sie Ihren Einkauf zu einem echten Wettbewerbsvorteil.