„Wir haben mit der Digitalisierung der indirekten Beschaffung schnell viele positive Erfahrungen gesammelt“, berichtet Herr Gutekunst, Leiter Einkauf bei Memminger-Iro. „Doch die unterschiedlichen Einkaufssysteme verkomplizierten den Prozess noch immer. Daher suchten wir nach einer zentralen Plattform, über die der Einkauf von C-Teilen und die indirekte Beschaffung abgewickelt werden können.“
Die Herausforderung
Komplizierte Einkaufsprozesse, zu viele Systeme, fehlende Zentralisierung.
Die Lösung
Eine zentrale Plattform, für den Einkauf von C-Teilen und die indirekte Beschaffung.
Memminger-IRO liefert als renommierte Adresse Hightech-Komponenten an Textilhersteller in über 100 Ländern. Bis 2010 wurde im Unternehmen auf Lagerhaltung geordert.
Durch die Optimierung des gesamten Bestell- und Lieferprozesses können wir heute nach Bedarf ordern, ohne dass man Versorgungsengpässe befürchten muss.
Uwe Gutekust
Leiter Einkauf, Memminger-IRO GmbH
Das hieß in der Praxis, dass vor jedem Auftrag eine neue Suche nach den aktuell günstigsten Angeboten aufgesetzt wurde – ein enormer Aufwand für die Einkaufsabteilung. Dann erfolgten die ersten Schritte Richtung Digitalisierung der Beschaffung. Diese lagen in der Bündelung des Einkaufsvolumens für Büromaterialien bei einem einzigen Lieferanten mit einer eigenen digitalen Beschaffungsplattform. Aufgrund der Vorteile und positiven Erfahrungen wurde schnell auch die Beschaffung von Verpackungsmaterialien wie Kartonagen und Klebebändern digitalisiert. Und bei einem zweiten Lieferanten mit ebenfalls eigener Beschaffungsplattform.
„Wir haben mit der Digitalisierung der indirekten Beschaffung schnell viele positive Erfahrungen gesammelt“, berichtet Herr Gutekunst, Leiter Einkauf bei Memminger-Iro. „Doch die unterschiedlichen Einkaufssysteme verkomplizierten den Prozess noch immer. Daher suchten wir nach einer zentralen Plattform, über die der Einkauf von C-Teilen und die indirekte Beschaffung abgewickelt werden können.“ Aus dem folgenden Wettbewerbsvergleich ging die Beschaffungsplattform simple system als Sieger hervor, da hier die größte Überschneidung des Bedarfs mit den angebotenen Sortimenten zu finden war.
Die Einführung der Plattform wurde in nicht einmal einem halben Jahr vollständig umgesetzt. Seit Kooperationsbeginn mit simple system wurde der Anteil der zentral beschafften Produkte kontinuierlich auf 65 Prozent ausgebaut. Der verbleibende Anteil wird derzeit bei lokalen Geschäftspartnern aus der Region gedeckt.
Das Besondere an der Arbeit mit der neuen E-Procurement-Plattform. Die benötigten Produkte werden von den Mitarbeitenden der Abteilungen eigenständig nach Bedarf bestellt. Für die rund 230 Mitarbeitenden in der Firmenzentrale im Schwarzwald sind insgesamt 80 persönliche und unpersönliche, gemeinschaftlich genutzte Accounts auf der Plattform angelegt. Bis zu einer bestimmten Budget-Grenze werden Bestellungen von einem Supervisor der Einkaufsabteilung freigegeben. Bei höheren Beträgen muss die Geschäftsführung eine Freigabe erteilen. Anstatt der bislang vorherrschenden langwierigen Internetrecherche konnten die Mitarbeitenden nun selbstständig über elektronische Kataloge verschiedener Lieferanten schnell die benötigten Produkte auswählen. Auf diese Weise konnte die reine Bearbeitungszeit im Einkauf pro Bestellung von fünf auf zwei Minuten mehr als halbiert werden. Bei monatlich rund 100 Bestellungen eine relevante Variable.
Für die Einkaufsabteilung der Memminger-Iro bedeutet diese Entlastung vor allem, dass die eingesparten Ressourcen in die Beschaffung von A- und B-Produkten investiert werden können. Hier können angesichts des Umsatzvolumens deutlich größere Beiträge zur Verbesserung der Marge und damit zu einem nachhaltigen Erfolg des Unternehmens erzielt werden. Ein weiterer Fortschritt ist die Reduzierung von Lagerbeständen, wodurch weniger Kapital gebunden wird. „Früher hatten wir einen Raum von über 25 Quadratmeter allein für Tonerkartuschen und andere Materialien“, erinnert sich Herr Gutekunst. „Durch die Optimierung des gesamten Bestell- und Lieferprozesses können wir heute nach Bedarf ordern, ohne dass man Versorgungsengpässe befürchten muss.“
Die Bearbeitungszeit im Einkauf konnte pro Bestellung von fünf auf zwei Minuten mehr als halbiert werden.
Uwe Gutekust
Leiter Einkauf, Memminger-IRO GmbH
Nicht zuletzt markiert die Einführung von simple system auch den Start in die weitere Digitalisierung von Unternehmensprozessen. „Die Anbindung des E-Procurements an die ERP-Lösung proAlpha war bei uns eines der ersten Schnittstellenprojekte in diesem Bereich“, erklärt Herr Gutekunst.
Letztendlich zeigt der Blick auf den Return on Invest (RoI) der Geschäftsführung von Memminger-Iro, dass sie alles richtig gemacht hat. Durch den Einstieg ins E-Procurement auf der Plattform von simple system kann sich die Einkaufsabteilung wieder voll ihren strategischen Kernaufgaben widmen. „Sogar die Entwicklungskosten der ERP-Schnittstelle sind angesichts der umfassenden Vorteile vernachlässigbar“, zieht Herr Gutekunst ein zufriedenes Fazit.
