Deutschland hat weltweit nicht den Ruf, bei der Digitalisierung in vorderster Reihe zu stehen. Dies wird auch durch den eGovernment Benchmark 2022 der Europäischen Kommission unterstrichen, bei dem Deutschland den 21. von 35 Plätzen belegte. Oft sind es etablierte mittelständische Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, traditionelle Geschäftsprozesse zu modernisieren. Isabelle Coudert, die das Supply Chain Management bei WILKA Schließtechnik leitet, demonstriert jedoch, dass die Digitalisierung des Einkaufs als erster Schritt dienen kann.
Viel Tradition und viel Modernes aus Deutschlands Schlüsselregion
Seit über 150 Jahren produziert die WILKA Schließtechnik GmbH eine breite Palette von Schließprodukten, darunter Zylinder, Schlösser und neuerdings auch elektronische Zugangskontrollen. Das Familienunternehmen befindet sich in der sechsten Generation und hat seinen Sitz in Velbert, einer Schlüsselregion für Schließ- und Sicherungstechnik weltweit. Isabelle Coudert, die das Supply-Chain-Management leitet, spielte eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung des Einkaufs. Sie führte erfolgreich die Procurement-Plattform „simple system“ ein, die sie bereits in ihrer früheren beruflichen Tätigkeit genutzt hatte.
Akzeptanz für neue Prozesse schaffen
WILKA ist in der Region für Qualität bekannt, und viele Mitarbeiter stammen aus der Umgebung. Die Unternehmenskultur betont die familiäre Atmosphäre und den respektvollen Umgang mit den Mitarbeitern. Isabelle Coudert war besonders daran gelegen, ihre Kollegen von der neuen Lösung zu überzeugen. Sie fand Unterstützung bei ihrer Teamleiterin im Einkauf, die bereits Erfahrungen mit simple system hatte. Da die Anbindung kostenfrei war, gab es keine finanziellen Hürden.
Auch die Mitarbeiter profitieren heute von verschlankten Prozessen und weniger Aufwand. Durch die eProcurement-Plattform sind Bestellungen nicht mehr nur der Einkaufsabteilung vorbehalten. Heute können z. B. Vorarbeiter aus der Produktion ihren Bedarf direkt in eine Bestellung umwandeln, die einmal vom Einkauf geprüft und dann im System freigegeben wird.
Genehmigungsprozesse können mehr Mitarbeiter dort, wo der Materialbedarf entsteht, zur eigenen Bestellung befähigt und der Einkauf entlastet werden. Auch das Controlling bekommt mehr Möglichkeiten an die Hand und kann Bestellungen konkreter auswerten. Zukünftig möchte das Unternehmen simple system noch an das firmeneigene ERP anschließen, um das volle Potenzial auszuschöpfen und Prozesse noch weiter zu automatisieren. Die eProcurement-Plattform ermöglicht nicht nur eine effizientere Bestellabwicklung, sondern auch Mitarbeitern außerhalb des Einkaufs, wie Vorarbeitern in der Produktion, eigene Bestellungen aufzugeben. Klare Genehmigungsprozesse und zukünftige Integration in das firmeneigene ERP-System sollen die Automatisierung weiter vorantreiben.
Mehr Zeit für weitere Digitalisierungsprojekte
Isabelle Coudert sieht die Einführung von simple system als Türöffner für weitere Digitalisierungsprojekte. Die Entlastung des Einkaufsteams ermöglicht es, sich auf Kernprojekte zu konzentrieren, die das Unternehmenswachstum fördern. Dies zeigt, dass auch traditionsreiche mittelständische Unternehmen die Digitalisierung erfolgreich vorantreiben können, ohne hohe Kosten zu verursachen.
Für die Zukunft aufgeschlossen
Die vollständige Digitalisierung betrachtet Frau Coudert nicht als Hauptziel, sondern möchte generell zeigen, dass auch alteingesessene Familienunternehmen moderne Wege gehen können. Das Unternehmen investiert kontinuierlich in die Ausbildung von Nachwuchskräften und betont die Bedeutung von hoch engagierten Mitarbeitern für den Unternehmenserfolg.
