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Einkaufsprozesse

Per Beschaffungsplattform Prozesskosten senken

Prozesskosten werden von vielen Unternehmen nicht wirklich wahrgenommen. Dabei können sie vor allem in der Beschaffung von C-Teilen unproportionale Dimensionen erreichen. Diese meist versteckten Kosten lassen sich dank automatisierter Prozesse vermeiden.

Ein Vergleich zwischen traditionellen und modernen Prozessen zeigt, wie hoch der Vorteil für Unternehmen sein kann. Alle Kosten, die mit den betrieblichen Abläufen verbunden sind und ihnen zugerechnet werden können, lassen sich als Prozesskosten verbuchen. Soweit die Theorie der Betriebswirtschaftslehre. In der Praxis bleiben die Prozesskosten in Unternehmen häufig unbeachtet. Vor allem in der Beschaffung von C-Teilen lohnt sich jedoch eine Analyse der Prozesskosten, denn diese können den Warenwert der tagesnotwendigen Artikel und Waren deutlich übersteigen. Wie groß der Kontrast der Prozesskosten beim klassischen Beschaffungsprozess im Vergleich mit einer Beschaffungsplattform ist, wollen wir hier einmal an einem konkreten Beispiel darstellen.

Kostenfalle klassischer Beschaffungsprozess

C-Teile haben meist nur einen geringen Warenwert, sind jedoch essentiell für betriebliche Abläufe. Ihre Beschaffung führt häufig zu extrem hohen Prozesskosten. Denn in vielen Unternehmen läuft der Beschaffungsprozess noch auf althergebrachten Wegen und mit zahlreichen manuellen Prozessen ab. Sehen wir uns dies einmal an – und berechnen gleich einmal, was dies in Bezug auf die Kosten bedeutet.

  • Anforderer Herr Dreher braucht dringend Vierkantschrauben. Fix recherchiert er im Katalog (print oder online). Bevor er bestellt, muss er eine Bedarfsanforderung (BANF) in SAP erstellen. All dies kostet ihn 15 Minuten Arbeitszeit.
  • Die Vierkantschrauben sind – aufgrund aktueller Lieferprobleme – teurer als sonst. Daher muss Drehers Chef den Kauf prüfen und genehmigen. Dafür fallen 5 Minuten Arbeitszeit an.
  • Nun prüft das Controlling, ob alle Daten (beispielsweise die Kontierung) korrekt sind, bevor es den Bedarf in SAP auslöst. Arbeitszeit: 5 Minuten.
  • Die BANF wird nun in eine Bestellung umgewandelt und vom Einkauf auf Preis und Liefertermin geprüft. Zusätzlich fragt der Einkauf beim Lieferanten bezüglich Verfügbarkeit und Liefertermin an. Bestellung erstellen: 5 bis 10 Minuten, Anfrage: 20 bis 30 Minuten.
  • Jetzt sollte der Lieferant eine Auftragsbestätigung schicken. Tut er dies nicht, mahnt der Einkauf diese bei ihm an. Arbeitszeit: 5 bis 10 Minuten.
  • Einige Tage später trifft die Ware ein. Der Wareneingang prüft, ob die richtigen Schrauben in der bestellten Menge geliefert wurden. Der Eingang der Ware wird in SAP verbucht und Herr Dreher benachrichtigt, dass seine Schrauben angekommen sind. Arbeitszeit: 15 Minuten.
  • Zuletzt prüft die Finanzbuchhaltung die Rechnung und verbucht sie. Für die Freigabe müssen möglicherweise Unstimmigkeiten bezüglich des Preises und weiterer Faktoren geklärt werden. Aufwand: 10 bis 15 Minuten.
  • Fazit: Im schlechtesten Fall beläuft sich die Bearbeitungszeit für alle Prozessschritte auf insgesamt 105 Minuten – ganze 1 Std. 45 Min. pro Bestellung. Geht man von einem internen Stundensatz von 70 Euro aus, betragen die Prozesskosten hier 122,50 Euro / Std. Der Aufwand ist – abhängig von den genauen Prozessen der Unternehmung – nach oben hin offen.

Optimierte Prozesse dank Beschaffungsplattform

Und nun die Beschaffungsplattform im direkten Vergleich:

  • Anforderer Dreher findet die passenden Vierkantschrauben rasch mittels Suchbegriff im Onlinekatalog der Beschaffungsplattform. Er legt sie in den Warenkorb. Dieser wird samt den Kontierungsdaten direkt in das ERP übertragen. Dort wird automatisiert eine BANF erzeugt. Arbeitszeit: 5 Minuten.
  • Die Vierkantschrauben sind – aufgrund derzeitiger Lieferprobleme – teurer als sonst. Daher muss Drehers Chef den Kauf prüfen und genehmigen. Arbeitszeit: 5 Minuten.
  • Da die Kontierungsdaten automatisiert im System übergeben wurden, muss das Controlling diese nicht mehr prüfen.
  • Die BANF wird vom System automatisch in eine Bestellung umgewandelt – alle wichtigen Daten dafür sind bereits aus dem Online-Katalog übertragen worden.
  • Der Einkauf prüft nur noch den Liefertermin der Auftragsbestätigung. Arbeitszeit: rund 5 Minuten
  • Einige Tage später trifft die Ware ein. Die Wareneingangsprüfung erfolgt in SAP. Herr Dreher erhält Bescheid, dass seine Schraube angekommen ist. Arbeitszeit: 15 Minuten.
  • Die Rechnung wird im ERP automatisiert geprüft. Dies ist möglich, da Preise und Konditionen aus dem Online-Katalog direkt ins System übertragen wurden. Damit ist die Finanzbuchhaltung von der Prüfung entlastet.
  • Fazit: Die Bearbeitungszeit für alle Prozessschritte beläuft sich dank des automatisierten Prozesses auf circa 30 Minuten. Geht man von einem internen Stundensatz von 70 Euro aus, betragen die Prozesskosten für eine Bestellung 35 Euro / Std. Damit hat die Firma rund 70 Prozent an Zeit und Prozesskosten gespart!

Unser Beispiel macht deutlich, dass es sich lohnt, die internen Beschaffungsprozesse einmal genauer zu prüfen und sie zu bewerten. Nicht nur in Bezug auf geringere Kosten kann es sich durchaus lohnen, eine Beschaffungsplattform zu nutzen. In Zeiten des Fachkräftemangels hilft sie, Prozesse zu vereinfachen und Bearbeitungszeiten zu reduzieren. So lassen sich Mitarbeitende in den einzelnen Abteilungen zielgenauer für andere Aufgaben einsetzen oder redundante Prozesse eliminieren. Damit profitieren Unternehmen nicht nur von geringeren Kosten, sondern auch von einer verbesserten Effizienz.


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