Beschaffung Kennzahlen – Die wichtigsten Kennzahlen und KPIs im Einkauf

Kennzahlen (KPIs) spielen bei der Überwachung von Effizienz und Rentabilität im Beschaffungsprozess eine wichtige Rolle. Sie liefern wertvolle Einblicke und tragen zu einer soliden Entscheidungsfindung bei. Durch die sorgfältige Auswahl der richtigen KPIs erkennen Unternehmen frühzeitig Engpässe, senken ihre Ausgaben und verbessern die Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Doch welche Kennzahlen gibt es und welche haben im Beschaffungsprozess Gewicht?

Auf einen Blick

• Strategische Ausrichtung: KPIs sollten eng mit den Unternehmenszielen verwoben sein.
• Umfassende Abdeckung: Key Performance Indicators umfassen idealerweise verschiedene Unternehmensbereiche wie Finanzen, Kunden und Prozesse.
• Regelmäßige Überprüfung: Schlüsselindikatoren müssen regelmäßig geprüft und an die veränderten Marktbedingungen angeglichen werden.
• Relevante Messgrößen: Gesamtkosten der Beschaffung, Lieferpünktlichkeit und Bestelldurchlaufzeiten sind zentrale Indikatoren.
• Digitalisierung: Moderne Systeme wie E-Procurement-Lösungen tragen durch Automatisierung und Transparenz zur Effizienzsteigerung im Einkauf bei.

Definition - Was ist ein KPI in der Beschaffung?

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist eine messbare Größe in Einkauf und Beschaffung, die regelmäßig erhoben wird, um die Entwicklungen über einen kurzen sowie längeren Zeitraum darzustellen. Sie fungiert als Basis zur Steuerung der Einkaufsorganisation.

Warum sind Kennzahlen in der Beschaffung entscheidend?

Sie sind ein wichtiges Werkzeug für den strategischen Einkauf. Mit Kennzahlen lassen sich Prozesse steuern und optimieren. Sie liefern wertvolle Erkenntnisse und unterstützen die fundierte Entscheidungsbildung. 

Hierbei ist zwischen Kennzahlen und KPIs zu unterscheiden. Kennzahlen sind allgemeine Messwerte. Key Performance Indicators hingegen sind spezifische Leistungsindikatoren. Sie sind direkt mit den strategischen Unternehmenszielen verknüpft.

Die wichtigsten Kennzahlen in der Beschaffung

Um die Leistung und Effektivität des Einkaufs umfassend zu bewerten, ist es wichtig, eine Auswahl relevanter Kennzahlen zu berücksichtigen. Diese Messgrößen liefern wertvolle Einblicke in verschiedene Facetten des Beschaffungsprozesses. Sie ermöglichen gezielte Optimierungen. Als besonders effizient im Einkaufscontrolling haben sich die folgenden Kennzahlen herausgestellt:

Monetäre Kennzahlen

Die monetären Kennzahlen sind entscheidend für die Bewertung der finanziellen Leistung im Beschaffungsprozess. Hier die wichtigsten monetären Kennzahlen:

• Gesamtkosten der Anschaffungen (Total Cost of Ownership): Der Indikator berücksichtigt alle direkten sowie indirekten Einkaufskosten einer Ware oder Dienstleistung.
• Free Cashflow: Der Free Cashflow zeigt, wie viel Vermögen eine Institution nach Abzug aller Ausgaben und Investitionen zur freien Verfügung hat.
• ROI (Return on Investment): Die Kennzahl misst die Profitabilität von Investments im Einkauf, indem sie das eingesetzte Kapital ins Verhältnis zum Umsatz setzt.
• Einsparpotenziale durch Verhandlungen: Kosteneinsparungen durch geschickte Verhandlungsführungen werden mit dieser Messgröße sichtbar.
• Kosten pro Bestellung: Die Kosten je Bestellvorgang erfassen den durchschnittlichen Aufwand für die Abwicklung einer einzelnen Bestellung. Hinein fließen ebenso alle damit verbundenen Prozesskosten.

Lieferantenmanagement Kennzahlen

Die Kennzahlen zum Lieferantenmanagement sind essenziell für die Bewertung sowie Optimierung der Beschaffungsvorgänge in Bezug auf die Zulieferer. Hier die wichtigsten Kennzahlen:

• Lieferpünktlichkeit (On-Time Delivery Rate): Der KPI misst die Pünktlichkeit der Lieferungen in Prozent und repräsentiert die Zuverlässigkeit von Lieferanten. Eine hohe Liefertermintreue garantiert störungsfreie Produktionsabläufe. Die Folge: zufriedene Kunden.
• Lieferantenbewertung und -performance: Die Kennzahl bewertet die Anbieter anhand von Aspekten wie Preis, Qualität, Kooperationsbereitschaft und Termintreue.
• Durchschnittliche Lieferzeit (Lead Time): Die durchschnittliche Lieferzeit setzt sich aus dem Liefertermin minus dem Bestelldatum zusammen. Sie beschreibt die Dauer zwischen dem Bestelleingang und der Auslieferung an den Kunden.‍
• Reklamationsquote: Wie viele Reklamationen sind bereits erfolgt? Der Messwert gibt Aufschluss über die Produktqualität des Lieferanten. Dabei wird die Anzahl der Reklamationen mit der Anzahl der Lieferungen verglichen.

Effizienzkennzahlen im Einkaufsprozess

Effizienzkennzahlen im Einkaufsablauf messen die Leistungsfähigkeit sowie Wirtschaftlichkeit der einzelnen Beschaffungsaktivitäten. Unternehmen machen Optimierungspotenziale ausfindig und steigern ihre Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Wichtige Effizienzkennzahlen sind:

• Bestelldurchlaufzeiten: Die Bestelldurchlaufzeiten umfassen einen bestimmten Zeitraum zwischen dem Bestelleingang und deren Fertigstellung – inklusive Vorbearbeitung, Bearbeitung sowie Versand.
• Automatisierungsgrad im Einkauf: Die Zahl beschreibt das Verhältnis der automatisierten Aufgaben zur Gesamtzahl aller Aufgaben im Beschaffungsprozess. Je höher der Grad der Automatisierung, desto besser.‍
• Maverick Buying (unautorisierte Bestellungen): Hier findet sich die Anzahl der Einkäufe wieder, die außerhalb der etablierten Beschaffungsprozesse getätigt werden. Unautorisierte Bestellungen führen nicht selten zu ineffizienten und unkontrollierten Ausgaben.

Auswahl der relevanten KPIs zur Optimierung der Beschaffung

Die Bedeutsamkeit der KPIs hängt von der individuellen Zielsetzung und der spezifischen Situation des Unternehmens ab. Ein ausgewogener Mix aus Key Performance Indicators aus verschiedenen Bereichen verspricht eine ganzheitliche Analyse der Beschaffungsleistung. Bei der Auswahl der Schlüsselindikatoren sollten sich Einkauf und Logistik an ihrem eigenen Fahrplan orientieren. Wichtig ist, alle relevanten Geschäftsfelder einzubeziehen und zwischen den strategischen sowie operativen Zielen zu unterscheiden.

Regelmäßige Kontrollen sowie Angleichungen der Leistungskennzahlen sind unerlässlich, um ihre Aussagekraft und Stellenwert sicherzustellen. Die folgenden Empfehlungen helfen dabei, passende Indikatoren für die eigenen Belange auszuwählen.

1. Orientierung an der Unternehmensstrategie

Key Performance Indikatoren sollten stets eng mit der eigenen Unternehmensstrategie verknüpft sein. Sie dienen als Wegweiser, der das Unternehmen auf dem Weg zu seinen langfristigen Zielen leitet und regelmäßiges Feedback gibt. Bei der KPI-Auswahl ist es wichtig, die Kennzahlen zu wählen, die die wesentlichen Aspekte der Geschäftsstrategie am besten darstellen. Die richtige Auswahl der Schlüsselindikatoren sorgt dafür, dass alle Firmenaktivitäten im Einklang mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens stehen.

2. Abdeckung aller relevanten Geschäftsbereiche

Für ein ganzheitliches Bild der Firmenleistung sollten Indikatoren aus allen wichtigen Geschäftsbereichen einbezogen werden. Dazu gehören Finanzen, Kundenbeziehungen, interne Prozesse sowie die Mitarbeiterentwicklung. Durch die breite Abdeckung der Messgrößen überwachen Unternehmen nicht nur finanzielle Aspekte, sondern auch Punkte wie die Zufriedenheit der Kunden sowie die Prozess- und Mitarbeiterproduktivität. 

Dank der umfangreichen Betrachtung erkennen Unternehmen Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Abteilungen und können anhand der Daten qualifizierte Entscheidungen treffen. Folglich wird das Gesamtwohl des Betriebs gefördert.

3. Unterschied zwischen strategischen und operativen Zielen

Kurz lässt sich sagen, dass strategische Ziele den Kurs in einem Unternehmen vorgeben, während operative Ziele die tägliche Umsetzung umfassen. Die beiden Beschaffungsformen unterscheiden sich in ihrem Zeithorizont und in ihrer Ausrichtung voneinander.

Strategische Ziele befassen sich über Jahre hinweg mit der Richtung, in die sich das Unternehmen bewegen möchte. Dazu gehört etwa das Erreichen der Marktführerschaft, das Erschließen neuer Märkte oder ein nachhaltiges Firmenwachstum. KPIs für diese Ziele sollten die Unternehmensvision und -mission widerspiegeln.

Die operativen Ziele sind absehbarer und betreffen das Tagesgeschäft und die kurzfristige Leistungsverbesserung. Sie sind konkret, messbar und zeitlich begrenzt – oft auf Wochen oder Monate. Typische Beispiele sind die Steigerung der Produkteffizienz, die Senkung der Betriebskosten oder auch die Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Die operativen Ziele setzen die weitreichenden Vorhaben in praktische, umsetzbare Schritte um. Außerdem ermöglichen sie es, den Fortschritt in konkreten Unternehmensbereichen wie Vertrieb, Produktion oder Marketing zu messen und zu verbessern.

4. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der KPIs

KPIs erfordern eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung. Sie sollten nicht statisch sein, sondern sich mit dem Unternehmen und seinem Umfeld weiterentwickeln. Eine regelmäßige Evaluation stellt sicher, dass die Kennzahlen im Einkauf weiterhin relevant und aussagekräftig bleiben. Märkte verändern sich, neue Technologien entstehen und Unternehmensstrategien passen sich an. Daher müssen auch die Einkaufskennzahlen flexibel sein. Nur dann können sie die Leistung präzise messen und wertvolle Einblicke liefern. 

Tipp: Eine jährliche oder halbjährliche Überprüfung der KPIs hilft, sie aktuell und Erfolg versprechend zu halten. Folglich bleiben Firmen agil und können zügig auf Marktveränderungen reagieren.

Tools und Software zur Messung von Beschaffung Kennzahlen

Moderne Tools und Software genießen eine große Bedeutung bei der Messung und Analyse von Beschaffungskennzahlen. Besonders wichtig sind ERP-Systeme und E-Procurement-Plattformen. ERP-Systeme wie SAP zeigen umfassende Funktionen für Einkäufer – von der Planung hin zur Automation der Beschaffungsprozesse. Die Technik ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung der Daten und verbessert folglich die Transparenz im kompletten Beschaffungsprozess. Dabei nehmen E-Procurement-Plattformen eine ergänzende Rolle ein. Sie optimieren den operativen Einkauf und liefern eine intuitive Benutzeroberfläche. Unternehmen profitieren von einer erleichterten Katalogverwaltung sowie einem einfacheren Bestellvorgang.

Eine solche E-Procurement-Lösung bietet simple system. Sie lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und reduziert manuelle Aufwände immens. Neben dem Zugriff auf über 850 Lieferanten und 80 Millionen Artikel bringt simple system wertvolle Datenanalyse-Tools sowie übersichtliche Einkaufs-Dashboards mit. Anhand dessen lassen sich das Einkaufsverhalten, die Lieferantenleistung sowie die Optimierungspotenziale im Betrieb visualisieren. Nutzen Sie jetzt die Chance, Ihre Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und sichern Sie sich einen entscheidenden Vorteil anderen Wettbewerbern gegenüber.

Zusammenfassung

Mit der stetigen Betrachtung von Kennzahlen optimieren Unternehmen ihren Einkauf und bleiben am Markt präsent. Durch das periodische Monitoring werden Trends frühzeitig erkannt, mögliche Schwachstellen aufgedeckt und fundierte Entscheidungen getroffen. Betriebe reagieren rasant auf Marktveränderungen und leiten zügig Maßnahmen zur Verbesserung ein. Außerdem werden Abweichungen vom Plan sofort erkannt, wodurch Mitarbeiter direkt Gegenmaßnahmen einleiten können, damit die gewünschten Ziele erreicht werden.

Kennzahlen und KPIs in der Materialwirtschaft bilden das Fundament für eine erfolgreiche Einkaufsstrategie. Moderne Tools und E-Procurement-Lösungen wie simple system optimieren die Organisation des Einkaufs, indem sie die Datenerfassung automatisieren und aussagekräftige Dashboards bereitstellen. Die digitalen Lösungen erlauben es Unternehmen, ihre Einkaufsaktivitäten in Echtzeit zu überwachen und qualifizierte Entscheidungen zu fällen; zwei wichtige Aspekte, um sich im Vergleich mit Wettbewerbern einen entscheidenden Vorteil zu verschaffen.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollten KPIs überprüft und angepasst werden?
Es empfiehlt sich, eine halbjährliche bis jährliche Überprüfung der wichtigsten KPIs zu unternehmen, um schnellstmöglich auf Marktveränderungen zu reagieren.

Was sind typische Fehler bei der Auswahl von KPIs im Einkauf?
Qualitative Aspekte werden vernachlässigt, indem sich Unternehmen auf zu viele KPIs fokussieren, statt auf die wichtigsten Werte.

Warum ist der Total Cost of Ownership (TCO) eine wichtige Kennzahl?
Der Total Cost of Ownership berücksichtigt alle Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung – nicht nur den ursprünglichen Kauf. Er ermöglicht fundierte Beschaffungsentscheidungen.

Wie wirkt sich der Automatisierungsgrad im Einkauf auf die Effizienz aus?
Ein hoher Automatisierungsgrad im Einkaufsprozess verkürzt die Bearbeitungszeiten, reduziert Fehlerquellen und fördert seine strategische Ausrichtung. Er ist demnach erstrebenswert für Unternehmen, die dem Wettbewerb standhalten möchten.