Beschaffung Aufgaben - Was bedeuten Einkauf und Beschaffung?

Die Beschaffung spielt eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen, da sie dafür sorgt, dass die benötigten Materialien, Produkte und Dienstleistungen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und zu optimalen Konditionen bereitstehen. In diesem Text erfahren Sie, was Einkauf und Beschaffung bedeuten, welche Aufgaben sie umfassen und welche strategischen Ziele sie verfolgen.

Auf einen Blick

• Die Beschaffung ist die Sicherstellung der Versorgung eines Unternehmens mit notwendigen Dienstleistungen und Gütern.
• Die Hauptaufgaben der Beschaffung sind die Ermittlung des Bedarfs, Lieferantenauswahl, Bestellabwicklung, Wareneingangskontrolle sowie Rechnungsprüfung.
• Die Beschaffung zielt auf Kostenreduktion, Qualitätssicherung, Nachhaltigkeit sowie Lieferantenmanagement ab.
• Logistik und Beschaffung stehen in Beziehung zueinander. Die Beschaffung sorgt für die Verfügbarkeit, die Logistik für den Transport und die Lagerung.
• Die Bereiche der Beschaffung sind die Material-, Dienstleistungs- sowie Betriebsmittelbeschaffung.

Beschaffung - Definition

Die Beschaffung (auch Beschaffungslogistik genannt) umfasst den gesamten Prozess der Versorgung eines Unternehmens mit den nötigen Materialien sowie Dienstleistungen. Dies schließt sowohl die direkte Vorratsbeschaffung von Produktionsgütern als auch die indirekte Beschaffung von Hilfs- und Betriebsstoffen sowie C-Teilen ein, die nicht unmittelbar in die Produktion eingehen, aber den Betrieb unterstützen.

Was sind die Aufgaben der Beschaffung?

Die Aufgaben der Beschaffung sind entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Unternehmensprozessen und umfassen eine Vielzahl von Tätigkeiten, die sicherstellen, dass alle notwendigen Materialien und Dienstleistungen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und Qualität, zu optimalen Kosten bereitgestellt werden. Zu den Hauptaufgaben der Beschaffung gehören:

• Bedarfsermittlungen: Ermittlung, welche Dienstleistungen und Materialien benötigt werden.
• Lieferantenauswahl: Potenzielle Lieferanten suchen und bewerten, um den besten Partner für das Unternehmen zu finden.
• Preis- und Vertragsverhandlungen: Die Verhandlung von Preisen, Lieferbedingungen sowie Verträgen, um die besten Konditionen für das Unternehmen zu sichern.
• Bestellabwicklung: Das Erstellen und Verfolgen von Bestellungen, um sicherzustellen, dass Lieferungen pünktlich und korrekt eintreffen.
• Qualitätssicherung: Die Überprüfung und Sicherstellung, dass die gelieferten Waren und Dienstleistungen den Qualitätsanforderungen entsprechen.
• Lagerverwaltung: Optimierung der Lagerbestände, um nachhaltig Engpässe sowie Überbestände zu vermeiden.
• Lieferantenmanagement: Die Pflege von langfristigen Beziehungen mit Lieferanten und das Überwachen ihrer Leistung in Bezug auf Pünktlichkeit, Preis, Qualität etc.

Was sind die Hauptziele der strategischen Beschaffung?

Die Hauptziele der strategischen Beschaffung sind die Kostenoptimierung, das Lieferantenmanagement, die Qualitätssicherung sowie die Nachhaltigkeit.
Kostenoptimierung: Die Optimierung des Kapitals umfasst die Senkung der Beschaffungskosten ohne Qualitätsverlust.

• Lieferantenmanagement: Mit dem Lieferantenmanagement werden stabile Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut.
• Qualitätssicherung: Die strategische Beschaffung stellt sicher, dass die gelieferten Waren den Qualitätsanforderungen entsprechen.
• Nachhaltigkeit: Es werden ökologische sowie soziale Kriterien in den Beschaffungsablauf integriert.

Wie unterscheiden sich operative und strategische Aufgaben?

Zwischen der strategischen und der operativen Beschaffung gibt es einige Unterschiede:

Die operative Beschaffung beschäftigt sich primär mit den täglichen Aufgaben der Bedarfsdeckung, wie Bestellungen aufgeben, Lieferungen überwachen und Wareneingänge prüfen. Die strategische Einkaufsplanung hingegen zielt darauf ab, durch langfristige Planung und Partnerschaften die Effizienz zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Wie funktioniert der Beschaffungsprozess?

Das Beschaffungsmanagement ist ein standardisierter Ablauf, der in den meisten Unternehmen ähnlich aussieht. Er umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Abwicklung der Rechnungen. Der genaue Ablauf kann je nach Branche und Unternehmensgröße variieren, doch das Grundgerüst ist immer gleich.

Was sind die Schritte im Beschaffungsprozess?

Der Einkaufsprozess läuft stets in sechs Schritten ab und sieht in jedem Unternehmen – unabhängig von der Größe – im Grundgerüst identisch aus. Diese Schritte fallen bei der Beschaffung innerhalb eines Unternehmens an:

• Bedarfsermittlung
• Lieferantenauswahl sowie Angebotsvergleich
• Bestellabwicklung
• Lieferüberwachung
• Wareneingangsprüfung
• Rechnungsprüfung sowie Zahlungsabwicklung

Wie wird die Bedarfsermittlung durchgeführt?

Die Bedarfsermittlung analysiert den aktuellen und zukünftigen Materialbedarf eines Unternehmens. Dabei wird zwischen dem direkten Bedarf, der direkt in die Produktion eingeht, und dem indirekten Bedarf (wie Büroartikel oder C-Teile) unterschieden, die für den laufenden Betrieb notwendig sind. Auch die Bestellmenge wird in diesem Schritt festgelegt.

Was sind die Bereiche der Beschaffung?

Die Bereiche der Beschaffung sind die Materialbeschaffung, die Dienstleistungsbeschaffung sowie die Betriebsmittelbeschaffung. Bei der Materialbeschaffung liegt der Fokus auf Rohstoffen und Produktionsmaterialien, bei der Dienstleistungsbeschaffung hingegen auf externen Dienstleistungen – etwa Wartung oder IT-Services. Die Betriebsmittelbeschaffung umfasst die Anschaffung von Maschinen, Werkzeugen und sonstigen Hilfsmitteln, die den Betrieb unterstützen.

Was gehört zur Materialbeschaffung?

Die Materialbeschaffung bezieht sich auf den Erwerb von Rohstoffen oder anderen Materialien, die für die Herstellung von Produkten benötigt werden. Beispiel: Ein Automobilhersteller beschafft Stahl und Aluminium für die Produktion von Fahrzeugkarosserien.

Was ist die Beziehung zur Logistik?

Beschaffung und Logistik sind eng miteinander verknüpft. Die Beschaffung sorgt für die Verfügbarkeit der Materialien, während die Logistik für den Transport und die Lagerung verantwortlich ist. Ein reibungsloser Ablauf zwischen diesen Bereichen ist entscheidend für den Erfolg der Lieferkette.

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Zusammenfassung

Die Beschaffung ist ein komplexer Prozess, der das Unternehmen mit den notwendigen Gütern und Dienstleistungen versorgt. Eine effiziente Beschaffung trägt nicht nur zur Kostensenkung bei, sondern stellt auch die Qualität und Nachhaltigkeit sicher. Mit einer durchdachten Beschaffungsstrategie und der richtigen Unterstützung – wie etwa durch simple system – können Unternehmen ihre Einkaufsprozesse erheblich optimieren und ihre Profitabilität steigern.

Häufig gestellte Fragen

Was ist das Ziel der Beschaffung?
Das Hauptziel der Beschaffung ist es, die benötigten Materialien sowie Dienstleistungen rechtzeitig, in der richtigen Menge und zu den besten Konditionen zu erhalten.

Was ist operative Beschaffung?
Die operative Beschaffung bezieht sich auf die täglichen Aufgaben der Bedarfsdeckung und Bestellabwicklung.

Sind Beschaffungsstrategien im E-Procurement wichtig?
Ja, denn sie helfen, Beschaffungsprozesse zu automatisieren, Kosten zu senken und die Lieferantenauswahl zu optimieren.

Was ist Maverick buying - einfach erklärt?
Das Maverick Buying beschreibt das eigenständige Einkaufen von Mitarbeitern außerhalb festgelegter Prozesse sowie ohne Rücksprache mit der Abteilung, die für den Einkauf verantwortlich ist.

Hilft simple system dem Management bei der Beschaffung?
Ja, denn simple system bietet eine zentrale Plattform, die den Beschaffungsprozess automatisiert, Transparenz schafft sowie rechtliche Anforderungen unterstützt und somit die Wirtschaftlichkeit in einem Unternehmen steigert.