Maverick Buying: Wie Sie den unkontrollierten Einkauf stoppen und Kosten sparen

Maverick Buying, oft auch als „wilder Einkauf“ oder „Rogue Buying“ bezeichnet, beschreibt die Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen durch Mitarbeiter, die dabei die etablierten und von der Einkaufsabteilung vorgegebenen Beschaffungsprozesse und -kanäle umgehen. Statt über genehmigte Lieferanten und ausgehandelte Rahmenverträge zu bestellen, tätigen Fachabteilungen ihre Einkäufe eigenmächtig. Ein klassisches Beispiel ist ein Mitarbeiter, der Büromaterial bei einem nicht gelisteten Online-Händler bestellt, weil es schnell gehen muss, anstatt den offiziellen Prozess über das ERP-System zu nutzen.

Die häufigsten Ursachen für Maverick Buying

Um Maverick Buying in den Griff zu bekommen, ist es entscheidend, die Wurzeln des Problems zu verstehen. Selten handeln Mitarbeitende aus böser Absicht. Vielmehr sind es oft prozessuale oder organisatorische Hürden, die sie zu Alleingängen verleiten. Die Ursachen von Maverick Buying sind vielfältig:

• Ineffiziente Beschaffungsprozesse: Wenn der offizielle Einkaufsprozess als zu langsam, bürokratisch oder kompliziert wahrgenommen wird, suchen Mitarbeiter nach schnelleren Alternativen, um auf Termindruck reagieren zu können.
• Mangelnde Transparenz: Oft wissen Mitarbeiter gar nicht, welche Lieferanten, Rahmenverträge oder Konditionen für bestimmte Produktgruppen existieren. Eine fehlende oder unzureichende Kommunikation der Beschaffungsrichtlinien fördert unkontrollierte Einkäufe.
• Dringender oder spezifischer Bedarf: Manchmal benötigen Fachabteilungen spezielle Produkte oder Dienstleistungen, die nicht über die bevorzugten Lieferanten verfügbar sind oder deren Beschaffung zu lange dauern würde.
• Fehlende benutzerfreundliche Werkzeuge: Veraltete oder komplizierte ERP-Systeme und Bestellformulare schrecken ab. Moderne E-Procurement-Systeme, die ein einfaches, an Online-Shops angelehntes Bestellerlebnis bieten, fehlen oft.
• Unternehmenskultur: Eine mangelnde Wertschätzung für die strategische Bedeutung des Einkaufs kann dazu führen, dass die Einhaltung von Richtlinien als zweitrangig angesehen wird.

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Die gravierenden Folgen: Warum Maverick Buying teuer wird

Die eigenständige Beschaffung durch Mitarbeiter mag auf den ersten Blick harmlos erscheinen, verursacht aber erhebliche direkte und indirekte Kosten und Risiken für das gesamte Unternehmen. Die negativen Auswirkungen beeinträchtigen nicht nur das Budget, sondern auch die strategische Ausrichtung des Einkaufs.

Zu den größten Nachteilen zählen höhere Beschaffungskosten, da ausgehandelte Rabatte und Skaleneffekte durch die Bündelung von Bedarfen ungenutzt bleiben. Jeder Einkauf, der am Management vorbei getätigt wird, schwächt die zentrale Verhandlungsposition der Einkaufsabteilung gegenüber Lieferanten. Hinzu kommen hohe Prozesskosten durch eine aufwendigere Rechnungsprüfung und Buchhaltung. Darüber hinaus entstehen erhebliche Compliance- und Qualitätsrisiken. Bestellungen bei nicht geprüften Lieferanten können zu Qualitätsproblemen, Lieferausfällen und Verstößen gegen gesetzliche oder unternehmensinterne Richtlinien führen. Der Mangel an Transparenz über diese Beschaffungsvorgänge erschwert zudem eine präzise Ausgabenanalyse und senkt die Effizienz im gesamten Supply Chain Management.

Maverick Buying erkennen und messen: So schaffen Sie Transparenz

Der erste Schritt zur Bekämpfung des wilden Einkaufs ist, ihn sichtbar zu machen. Viele Unternehmen sind sich des Ausmaßes des Problems nicht bewusst. Um Maverick Buying zu erkennen, können Sie verschiedene Datenquellen analysieren. Ein guter Startpunkt ist die Kreditorenbuchhaltung. Überprüfen Sie Rechnungen von Lieferanten, für die keine Rahmenverträge oder Bestellungen im System hinterlegt sind. Auch Spesenabrechnungen von Mitarbeitern können Hinweise auf nicht genehmigte Purchases enthalten.

Ein entscheidender Indikator ist die Maverick-Buying-Quote. Diese Kennzahl setzt die Ausgaben für nicht-vertragskonforme Bestellungen ins Verhältnis zu den Gesamtausgaben für eine bestimmte Warengruppe oder das gesamte Beschaffungsvolumen. Eine hohe Quote signalisiert dringenden Handlungsbedarf und hilft dabei, die Problembereiche gezielt zu identifizieren. Moderne E-Procurement-Lösungen können diese Analyse oft automatisiert durchführen und liefern wertvolle Einblicke in das Einkaufsverhalten im Unternehmen.

Strategien und Lösungsansätze: Maverick Buying effektiv bekämpfen

Sobald Sie das Ausmaß des Problems kennen, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen. Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu bestrafen, sondern darum, die Prozesse so zu gestalten, dass der offizielle Weg der einfachste und attraktivste ist. Eine nachhaltige Beschaffung basiert auf einer Kombination aus Technologie, klaren Regeln und Kommunikation.

• Einführung von E-Procurement-Systemen: Moderne Plattformen digitalisieren und vereinfachen den gesamten Einkaufsprozess. Sie bieten mitarbeiterfreundliche Kataloge, in denen nur genehmigte Produkte von bevorzugten Lieferanten zu den richtigen Konditionen verfügbar sind. Dies ist besonders im C-Teile-Management von entscheidender Bedeutung.
• Prozesse optimieren und kommunizieren: Analysieren und vereinfachen Sie Ihre Genehmigungsworkflows. Sorgen Sie durch klare Kommunikation dafür, dass alle Mitarbeiter die Beschaffungsrichtlinien und deren Vorteile verstehen.
• Zentrales Lieferantenmanagement: Konsolidieren Sie Ihre Lieferantenbasis und schließen Sie Rahmenverträge ab. Machen Sie diese Verträge und Konditionen für alle Mitarbeiter transparent und leicht zugänglich.
• Spend Analysis nutzen: Setzen Sie auf eine datengestützte Analyse Ihrer Ausgaben, um Abweichungen schnell zu erkennen und Ihre Einkaufsstrategie kontinuierlich zu verbessern.

Die Herausforderungen in der Beschaffung sind real, wie auch eine Studie des Fraunhofer IML zum Einkaufs Barometer zeigt. Durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge und eine klare strategische Ausrichtung kann der Einkauf jedoch zu einem echten Werttreiber werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Maverick Buying und strategischem Einkauf?
Maverick Buying ist das genaue Gegenteil von strategischem Einkauf. Während der strategische Einkauf auf langfristige Planung, Lieferantenbewertung, Bündelung von Bedarfen und die Optimierung der Total Cost of Ownership abzielt, ist Maverick Buying eine reaktive, unkoordinierte und prozessferne Beschaffung, die diese strategischen Ziele untergräbt.

Sind kleine Unternehmen auch von Maverick Buying betroffen?
Ja, absolut. Auch wenn in kleineren Unternehmen die Prozesse oft weniger formalisiert sind, führt unkontrollierter Einkauf auch hier zu denselben Problemen: verpasste Einsparpotenziale, mangelnde Ausgabenkontrolle und unnötiger administrativer Aufwand. Gerade hier können schlanke E-Procurement-Lösungen schnell für Struktur und Effizienz sorgen.

Wie kann ein E-Procurement-System konkret helfen?
Ein E-Procurement-System kanalisiert alle Bestellungen über eine zentrale, benutzerfreundliche Plattform. Es hinterlegt genehmigte Lieferantenkataloge und Rahmenverträge, automatisiert Genehmigungsprozesse und schafft volle Transparenz über alle Beschaffungsvorgänge. Dadurch wird der offizielle Weg für Mitarbeiter zum einfachsten und schnellsten, was Maverick Buying effektiv verhindert.